B- Traitement des dossiers en
contentieux :
1-Recouvrement à l'amiable :
Le chargé de recouvrement, lorsqu'il est saisi d'un
dossier, procède comme suit :
· Décharge le courrier lui transmettant le dossier
avec les pièces ;
· Classe la copie du courrier dans un classeur
réservé à cet effet ;
· Recherche les informations supplémentaires sur
le client, à savoir copie du contrat de prêt et copie des
pièces prises en garantie ;
· Rencontre le client dans un délai de cinq (05)
jours ouvrables après la saisine par le chef unité de
cantonnement ;
· Discute avec le client aux fins d'obtenir de lui un
échéancier de paiement ;
· S'il arrive à s'entendre avec le client sur un
échéancier, il l'établi et le fait signer aussitôt
au client (doc2) ;
· Il informe le client que cette entente ainsi intervenue
entre les deux parties sera homologuée soit par un juge soit un
notaire.
· Dans les régions où il n'existe pas une
étude de notaire, le chargé de recouvrement procède comme
suit :
· Rédige une requête conjointe qu'il signe
lui-même et fait signer au client débiteur (doc3) ;
· Dépose cette requête au greffe du tribunal
du lieu de résidence du client débiteur ;
· Informe le client avant le dépôt de la
requête au greffe qu'ils doivent se rendre ensemble au tribunal le jour
qui sera fixé par le juge pour faire homologuer le nouvel
échéancier.
· Une fois au tribunal au jour fixé par le juge,
les deux parties se présentent et indiquent au juge leur volonté
d'homologuer l'entente matérialisée par
l'échéancier. Le juge écoute les deux parties puis
procède à l'homologation de l'échéancier. Le
chargé de recouvrement après quelques jours (jour fixé par
le tribunal) se transporte au greffe pour retirer l'extrait du jugement
d'homologation mais avant, il procède à l'enregistrement au
greffe du jugement. Après retrait, il donne copie au débiteur
contre décharge. En cas du non respect de l'engagement contenu dans le
jugement, le chargé de recouvrement transmet à la cellule de
Recouvrement via le chef unité de cantonnement l'ensemble du dossier
avec extrait du jugement accompagné d'un mémorandum explicatif
pour continuation de procédure.
· Dans les régions où il existe une
étude de notaire, les deux parties se transportent dans l'étude
d'un notaire, lui explique la raison de leur présence dans son
étude. Le notaire prend connaissance du dossier, fixe ses honoraires. Il
faut noter que les frais de recouvrement sont imputés au
débiteur défaillant. Après avoir pris connaissance du
dossier, le notaire rédige un acte contenant le nouvel
échéancier et le fait signer aux parties puis établit la
grosse qu'il transmet à la cellule de recouvrement via chef unité
de cantonnement. Une grosse est une copie d'une décision judiciaire ou
d'un acte notarié, qui comporte la formule exécutoire. En cas de
non respect de l'engagement par le débiteur, le chargé de
recouvrement transmet l'ensemble du dossier du client accompagné d'un
mémorandum explicatif qui rend compte des diligences accomplies dans le
dossier. Chaque diligence doit être sous-tendues par une preuve
écrite.
1- Phase de Pré -
Contentieux :
Lorsque la solution à l'amiable avec le
débiteur n'aboutit pas, le chargé de recouvrement lui adresse une
lettre de relance (doc4-1) l'invitant à s'acquitter de sa dette dans un
délai de quinze (15) jours, à défaut une lettre de mise en
demeure (doc4-2) l'obligeant à rembourser sa dette à compter du
jour où il constate l'échec des négociations puis dresse
sur place un procès verbal de non -conciliation qu'il transmet à
la cellule de Recouvrement le lendemain de la date de rencontre avec le client
(doc5). Le chargé de recouvrement dispose de deux autres moyens pour
obliger le client à payer ; soit se rapprocher de la brigade ou du
commissariat de sa localité pour obtenir une convocation pour le client
défaillant ou récalcitrant aux fins de l'amener à prendre
un engagement, le cas échéant à payer immédiatement
la totalité de la dette ; soit convoquer le client par voie de
presse en liaison avec le chef unité de cantonnement pour prendre un
engagement sérieux. Notons que la recherche de solution à
l'amiable avec le client ne doit pas excéder deux (02) mois. Pour les
clients ayant des engagements, le suivi doit être régulier ;
en cas de non respect des engagements, le chargé de recouvrement doit
poursuivre la procédure de recouvrement par voie judiciaire.
3- Recouvrement par voie
judiciaire :
Les dossiers ayant plus de 360 jours, en instance
devant ou chez les huissiers de justice ou notaire sont directement suivis par
la cellule de recouvrement. Pour ce fait, la Cellule de Recouvrement transmet
la liste des dossiers concernés à chaque chef unité de
cantonnement; ce dernier se rapproche du greffe du tribunal de sa
localité pour prendre connaissance des dates d'audiences puis constitue
pour chacun des débiteurs un dossier comprenant : le contrat de
prêt, les fiches de relance, l'échéancier, les mouvements
compte crédit et épargne et copie des pièces de garantie
et un bref historique du dossier. Ce travail est valable pour les dossiers
confiés aux huissiers de justice ou notaire ; le chef unité
de cantonnement doit suivre régulièrement ces dossiers pour
prendre connaissance du niveau d'évolution de la procédure chez
les huissiers et pour faire le suivi des engagements pris devant les
notaires.
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