2.5.1 Entrée des données
Comme dans tout système d'information, avant leur
enregistrement presque toutes les données sont écrites à
la main. Au sein de la BCR, ces données sont entre autre enregistrement
des clients sur le formulaire par chaque client, le montant d'argent besoins
pour bénéficier le retrait ou dépôt, crédit,
etc.
N'importe quelle donnée peut être écrite
sur papier à la main, parfois sur du papier approprié, par
exemple : les formulaires pour l'enregistrement des clients.
Toutes ces données doivent être
enregistrées simultanément dans l'ordinateur, mais les copies
écrites à la main doivent être gardées soigneusement
dans des classeurs et dans des armoires ou des étagères
réservées à cet effet.
L'entrée manuelle des données présente de
nombreux inconvénients, tels que le temps de passer les
écritures, les erreurs et les ratures qu'on commet, l'écriture
parfois illisible et les difficultés pour la corriger. Faisons remarquer
qu'une entrée manuelle génère automatiquement un
enregistrement permanent, cela signifie que toute correction passe par une
rature et/ou une surcharge.
L'existence d'un outil informatique est ressenti aussi lors de
la vérification des dossiers, pendant la réception de nouveaux
clients, lors des opérations retrait ou dépôt, et lors de
l'octroi de crédit, ainsi que la gestion des clients au sein de cette
institution.
Enfin, signalons que la gestion manuelle de données
volumineuses connaît toujours de l'imperfection humaine due à la
fatigue, au manque de concentration, etc. alors que l'outil informatique
partant de mécanismes organisationnels simples tels que le classement
alphabétique des dossiers ou par numéros de la clientèle
permet une automatisation facile exploitable par des outils appropriés
tels que nous les avons cités dans la section traitant la composante
logiciel.
Les services aux clients et les activités de la BCR
exploitent ces outils récemment alors que des versions les plus
élaborées sont installés progressivement compte tenu de
l'évolution du nombre des clients et des activités.
2.5.2 Mémorisation des données
L'informatisation des services et des activités au sein
de la BCR a demandé le classement et la codification des données
de telle manière que les employés puissent les retrouver
facilement.
Les ordinateurs utilisés par la BCR possèdent
une grande capacité de mémorisation d'informations, sur des
supports durables et stables. L'apparition aujourd'hui de nouvelles techniques
de mémorisation aux larges capacités, tel le CD (700MB), le
Digital Versatile Disk, le Flash - disk et les disques durs externes n'a pas
échappé à cet institution, à côté
d'eux on y trouve des techniques de sécurité telles le back - up
system et le butch processing.
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