III.1.2. Organisation
fonctionnelle de la comptabilité au Park Hotel
a. Structure du service de
comptabilité
1. Division de travail
Au Park Hotel, le service de comptabilité s'occupe
également de la fiscalité. Il est dirigé par un Chef
Comptable sous la supervision directe du Responsable Administratif
et Financier. Ce dernier rend compte au Gérant communément
appelé Directeur. Le Directeur reçoit les ordres de Congo Travel
Hotels (CTH) qui, lui-même rend compte au Conseil d'Administration.
Voici l'organigramme du service de
comptabilité :
Conseil d'administration
Congo Travel Hotels
Directeur-Gérant
Responsable Administratif et Financier
Comptabilité et fiscalité
Source : nous-mêmes, à partir de
l'organigramme du Park Hotel
Le service de comptabilité comprend deux agents dont un
chef comptable et un agent comptable, tous diplômés des
études supérieures.
L'agent comptable s'occupe du suivi journalier des comptes des
tiers, du classement des pièces, de l'élaboration des
relevés des factures (sorties et entrées) et des relevés
des notes de débit et crédit et des opérations
diverses.
Le Chef Comptable s'occupe de l'imputation, de
l'enregistrement et de l'élaboration des états financiers (Bilan
et TFR).
Le Responsable Administratif et Financier s'occupe, entre
autres, du bilan fiscal et de la déclaration de l'impôt
cédulaire sur les revenus alors que les notes explicatives sont
élaborées au niveau de Congo Travel Hotels.
Notons par ailleurs que la comptabilité a, en dehors
des travaux comptables, l'obligation de sortir mensuellement, en collaboration
avec le service de contrôle, le rapport mensuel d'exploitation qui
renseigne de façon extracomptable du niveau de production, de la
situation de trésorerie, du contrôle budgétaire et des
comptes des tiers.
2. Moyens matériels mis à la
disposition de la comptabilité au Park Hotel
Hormis les fournitures des bureaux, le service de
comptabilité est installé dans un local bien
éclairé et meublé. Chaque agent possède un
ordinateur complet connecté sur Internet, le bureau est
équipé d'un scanneur, un fax et un photocopieur. Le principal
logiciel de comptabilité utilisé est le « Compta
2001 » de EBP, un programme standard français que
l'hôtel a bien adapté à son plan comptable.
3. Rapport entre la comptabilité et les autres
services
Le service de comptabilité du Park Hotel fonctionne en
étroite collaboration avec les services suivants : le service de
réception (la main courante), la caisse principale, le service de cost
control, les service de recouvrement, le service du personnel et le
secrétariat.
En effet, tous les documents utilisés en
comptabilité sont transmis à partir de ces différents
services.
Le service de réception, par son sous-service de la
main courante, émet toutes les factures en rapport avec les ventes. Ce
service est équipé d'un logiciel de gestion
hôtelière « Vista » qui facilite le suivi et
la facturation des clients.
La caisse principale établit les livres des caisses et
des banques soutenus par les pièces justificatives.
Le service de contrôle produit les inventaires
physiques, les situations des consommations en frais généraux,
... Il se sert du logiciel Excel.
Le service de recouvrement se base sur les situations
journalières des débiteurs pour élaborer son programme de
contact des clients pour paiement.
Le service du personnel produit les informations concernant
les charges du personnel. Il est également équipé d'un
ordinateur et d'un logiciel de gestion du personnel qui facilite le calcul des
salaires.
Le secrétariat canalise tous les documents reçus
de l'extérieur vers les services décideurs.
4. Le circuit des documents comptables
Les pièces comptables d'origine externe sont
réceptionnées par le secrétariat qui les oriente vers la
direction de l'hôtel. Le directeur, après vérification,
les renvoie au Financier qui les annote et les transmet à la
comptabilité pour traitement.
Les pièces comptables d'origine interne passent par les
différents services cités ci-haut, avant d'atteindre le service
de comptabilité.
Toutes les pièces des ventes sont centralisées
à la réception qui les transmet à la caisse centrale
d'où elles atteignent la comptabilité après
vérification et enregistrement dans les livres financiers.
Les situations des paies sont transmises à la direction
qui en transmet une copie à la comptabilité et d'autres à
la caisse centrale pour l'opération de paiement.
Les notes des débit et crédit sorties sont
émises par la comptabilité qui les fait signer par le Financier
et en garde une copie pour traitement.
Les inventaires valorisés des stocks (nourritures,
boissons, produits d'entretien, fournitures de bureau) sont établis par
le service de contrôle qui les transmet à la comptabilité
pour traitement.
5. Le système comptable du Park
Hotel
L'hôtel utilise le système informatique qui
consiste en la saisie des opérations comptables dans les journaux
auxiliaires respectifs et imprimer le grand-livre, la balance et même le
bilan.
La méthode de tenue de la comptabilité au Park
Hotel est celle de la comptabilité en partie double.
La méthode pratiquée pour la gestion des stocks
est celle d'inventaire intermittent. Nous avons dit que l'hôtel
procède à l'inventaire physique des stocks à la fin de
chaque mois ; ce qui fait que l'hôtel est en mesure de
connaître mensuellement le coût de ses stocks vendus et par
conséquent la marge brute.
Néanmoins, il convient de signaler que la gestion des
stocks est informatisée et que le niveau de stock est connu à
chaque instant.
La valorisation des stocks se fait de la manière
suivante : les entrées en stock sont valorisées au
coût d'achat et les sorties, au coût moyen pondéré
calculé après chaque entrée. Par contre, le calcul de
coût de revient et la fixation du prix de vente sont faits sur base du
dernier prix d'achat.
La méthode d'amortissement des immobilisations est
l'amortissement linéaire ou constant alors que leur
réévaluation se fait par la méthode indiciaire ;
c'est-à-dire, sur base des coefficients de réévaluation.
Précisons que le Park Hotel procède à la
réévaluation légale de ses immobilisations.
Les produits et les charges du Park Hotel sont classés
suivant leur nature et leur fonction.
La monnaie de tenue des comptes est le Franc congolais ;
mais, le logiciel est en mesure de produire les informations (journaux et
grand-livre) en une contre-valeur en devises.
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