Memoire Online - Organisation comptable d'une entreprise hotelière face à la réalité plurimonétaire: Cas du Park Hotel de Lubumbashi (RDC)

Les activités du Park Hotel se résument en l'hôtellerie et la restauration ; c'est-à-dire, l'hôtel offre le service de logement, vend de la nourriture et de la boisson aux clients itinérants.

Pour atteindre ces objectifs, l'hôtel s'approvisionne en nourritures, boissons, produits d'entretien et autres fournitures. Il paie les services nécessaires ainsi que les impôts, taxes et redevances obligatoires pour son exploitation.

Toutes ces activités se traduisent en opérations comptables que nous classons en deux catégories, suivant la monnaie utilisée :

- les opérations effectuées en monnaies étrangères (principalement le Dollar américain et l'Euro).

Ce sont généralement des opérations effectuées localement ; avec des partenaires locaux. Il s'agit principalement :

· de la facturation du logement et des consommations dans les points des ventes ;

· des approvisionnements en stocks des marchandises (nourritures et boissons) ;

· des paiements des impôts, taxes, redevances et autres services rendus par les sociétés des l'Etat.

Au Park Hotel, la trésorerie fait état d'environs 90% des sorties des fonds en monnaie nationale et environs 10% des entrées.

La facturation qui se fait en francs congolais est, comme un peu partout, indexée au Dollar américain. Généralement le taux de change utilisé est légèrement supérieur à celui du marché ; ce qui a pour conséquence la tendance observée chez les clients de payer directement leurs factures en Dollars américains ou en Euros.

Depuis un certain temps, le Park Hotel accepte le paiement par carte de crédit et ce sont des opérations qui ne se font qu'en Dollars américains.

D'une manière générale, les opérations en monnaies étrangères sont les suivantes au Park Hotel :

Les opérations en devises constituent plus ou moins 80% des entrées en trésorerie de l'hôtel, et 20% des sorties.

Il va sans dire que les différentes caisses et banques s'approvisionnent les unes les autres ; opération appelée virement interne.

c. Procédures des opérations comptables et d'émission des pièces^44(*)

Suivant le manuel des procédures en vigueur au Park Hotel, est considéré comme immobilisation, tout bien meuble ou immeuble, corporel ou incorporel, acquis ou créé par l'hôtel, destiné à rester durablement sous la même forme dans l'entreprise et dont la valeur est supérieure à 100 dollars américains.

Type d'immobilisation	Durée d'amortissement
Immeuble	20 ans
Matériel et mobilier d'équipement	10 ans
Matériel de transport	5 ans
Vidanges (emballages)	3 ans
Autres emballages	10 ans
Vaisselles et verreries	3 ans
Linges et uniformes	3 ans
Tapis	3 ans
Matériels informatiques	5 ans
Autres matériels et mobiliers	10 ans

L'acquisition ou la cession des immobilisations est décidée par les responsables suivants :

Type d'immobilisation	Responsable décideur
Immeuble	Congo Travel Hotels
Matériel de transport	Congo Travel Hotels
Travaux, matériels et mobiliers valant plus de 2.500$	Congo Travel Hotels
Travaux, matériels et mobiliers valant moins de 2.500$	Gérant de l'hôtel
Autres immobilisations	Gérant de l'hôtel

- Pour l'immeuble, l'hôtel doit posséder des titres de propriété. Les originaux des titres sont gardés par Congo Travel Hotels.

Un registre reprenant tous les immeubles doit être tenu et doit comprendre les rubriques suivantes : date d'acquisition, numéro du certificat d'enregistrement, valeur d'acquisition, grosses réparations effectuées et leurs valeurs, amortissements, valeur résiduelle et observation. Ce registre est actualisé chaque fois que l'une des rubriques l'exigera et est tenu par le service de comptabilité.

- Le matériel de transport fait l'objet d'un registre qui indique les renseignements suivants : date d'acquisition, marque, numéro moteur, numéro châssis, année de fabrication, valeur d'origine, amortissement, valeur résiduelle et observations.

- Chaque matériel et mobilier facilement identifiable (cuisinière, congélateur, téléviseur, etc.) fait l'objet d'une fiche indiquant la date d'acquisition, la quantité, la valeur d'acquisition, l'amortissement, la valeur résiduelle et l'observation.

L'inventaire physique des petits matériels (vaisselles, verreries, linges, etc.) est effectué chaque fin du mois par le service de Contrôle. Les gros matériels et autres immobilisations sont inventoriés chaque fin de l'année par le service de contrôle sous la supervision du service de comptabilité.

Les stocks sont constitués des marchandises, des produits d'entretien courant et fournitures diverses.

Les achats s'effectuent deux fois par semaine : le mardi et le vendredi. Les articles périssables sont achetés 2 fois par semaine tandis que les articles non périssables et couramment consommés (riz, boissons, produits d'entretien, fournitures de bureau, fournitures de bureau, etc.) sont achetés une ou deux fois par mois.

La veille du jour des achats, l'acheteur contacte le magasinier et les autres services afin de centraliser des différents états de besoins dans un registre qu'il présente pour examen au Financier. Ce dernier, tenant compte à la fois des prévisions budgétaires et du stock restant, apprécie les quantités et les valeurs et contacte le Gérant pour décision finale.

A la fin de la journée, l'acheteur a le devoir de justifier, par des factures en bonne et due forme, les fonds utilisés.

Pour les achats à crédit, il est établi en trois exemplaires, un bon de commande portant l'entête de l'hôtel, numéroté de façon ininterrompue et signé par le Financier et le Gérant. Ainsi, pour être payé, le fournisseur doit présenter la facture à laquelle sont annexés le bon de commande et le bordereau de réception.

Pour toute entrée à l'économat, le magasinier établit en 3 copies un bordereau de réception qui doit porter les mentions suivantes : la date, la quantité, la désignation, le prix unitaire et la valeur totale. Le bordereau est signé pour livraison conforme par l'acheteur (ou le fournisseur) et pour réception conforme par le magasinier. Il est contresigné pour assistance à la livraison par le contrôleur. L'original du bordereau est annexé à la facture qui est aussi paraphée par le contrôleur avant d'être transmise au Financier. La deuxième copie est transmise au service du contrôle pour vérification et élaboration des statistiques et la troisième reste à l'économat pour enregistrement de l'entrée en stock. Les bordereaux de réception doivent obligatoirement porter l'entête de l'Hôtel et être prénumérotés de façon continue. Il est présenté comme suit :

Quant aux sorties, un bon de réquisition est établi par chaque service demandeur et signé par le chef de service. Ce bon est ensuite présenté au contrôleur qui le paraphe après confirmation de la disponibilité au magasin des articles demandés. Il sera enfin transmis au gérant qui en appréciera les quantités et autorisera la sortie. Le bon de réquisition comprend les mentions suivantes : la date, le service demandeur, la quantité et la désignation de l'article. A la présentation du bon de réquisition, le magasinier sort les articles et garde l'original pour enregistrement. La copie est envoyée au service de contrôle pour la vérification des stocks dans les points des ventes. Ci-après une copie de bon de réquisition :

A la fin du mois, le contrôleur procède à l'inventaire physique de tous les articles en stock, rapproche le stock comptable au stock physique et transmet le rapport au gérant qui, après appréciation, le remet au service de comptabilité pour traitement.

A sa présentation, le client remplit et signe un bulletin d'inscription dont une copie est transmise au service de contrôle, une deuxième au service des renseignements de la ville, et la souche reste à la réception pour enregistrement de la nouvelle arrivée.

Le client logé pour son propre compte verse, à son arrivée, une caution couvrant plus ou moins son séjour. Cette caution est renouvelée dès qu'elle est consommée. Une liste des sociétés autorisées par le gérant à loger à crédit doit être communiquée aux services de réception, de comptabilité et de contrôle. Ces sociétés doivent adresser à l'hôtel un bon de commande en bonne et due forme spécifiant le nom de l'agent, la durée de séjour, la catégorie de chambre et les services (nourritures, boissons, blanchissage, téléphone, etc.) auquel il aura droit.

Le client bénéficiant du crédit doit signer la facture avant son départ et celle-ci doit être présentée à l'organisme payeur dans les 48 heures. Toute facture crédit porte la mention « payable en devises ou en Francs congolais au taux du jour ». Elle est présentée de la manière suivante :

Nom

Prénom

N° Chambre

Bill to

Adresse Client

Date 06 JUN 2006 Date de 09 JUN 2006

d'arrivée départ

Meal plan EP

Agent

Tour

Operator

Date

Description Référence

Montant

Solde

0 0 0 0 0	0 0 0 0 0
Montant à payer		0
Téléphone: +243997032330 Fax: +2432342793
Signature Client
Signature Réceptionniste Nos factures sont payables au taux du jour

Pour les clients dont la durée de séjour dépasse une semaine, la facture est clôturée chaque fin de semaine. Dans tous les cas, toutes les factures sont arrêtées chaque fin du mois pour éviter des reports mensuels d'encours de facturation.

Les commandes des clients font l'objet d'un bon de commande établi et signé par le Maître d'hôtel qui transmet l'original à la cuisine et une copie au service de contrôle.

Afin de permettre le renouvellent du stock, les ventes se font au comptant. Toutefois, le crédit peut être autorisé par le gérant. Les factures ou notes de consommations émises se présentent de la manière suivante :

La facture du loyer est payable anticipativement et mensuellement, au plus tard le 5^e jour du mois suivant. Une garantie couvrant 3 mois de loyer doit être exigée à la signature du contrat.

Le valet de chambre dépose 2 exemplaires du bordereau à la buanderie en même temps que les linges du client. Ils sont réceptionnés par le Chef de la buanderie qui contresigne les bordereaux. Après nettoyage, les linges accompagnés d'une copie du bordereau annexé à la facture sont retirés par le valet qui les retourne en chambre.

Chaque point de vente (réception, restaurant, bar, buanderie) a une caisse auxiliaire qui n'est autorisée à effectuer aucune dépense. Elle encaisse les recettes, établi le livre de vente où il annexe les copies des notes de consommation et procède au versement à la caisse de réception. Celle-ci établi un bordereau de versement récapitulatif de toutes les recettes qu'il annexe aux livres des ventes et transmet à son tour à la caisse principale qui signe pour réception des fonds avant de les encaisser.

La réception émet un reçu chaque fois qu'elle reçoit les fonds, soit des autres points des ventes, soit des clients qui viennent loger. Voici le deux types de reçus :

Les fonds provenant du service de recouvrement des débiteurs sont directement versés à la caisse principale avec les copies des reçus établis par l'agent de recouvrement et dont l'original est remis au client. Ci-après le modèle du reçu recouvrement :

Le caissier établit un bon d'entrée caisse auquel il annexe toutes les pièces justificatives (Bordereaux des recettes réception, reçus de recouvrement,...). Les recettes sont enregistrées dans le livre de caisse par service des points des ventes pour faciliter la comptabilisation et le contrôle. Voici une copie du bon d'entrée caisse :

Toute sortie des fonds fait l'objet d'un bon de sortie de caisse signé par le caissier, le Financier, le Gérant et le bénéficiaire. Les pièces justificatives (factures, reçu, quittance, etc.) doivent y être annexées. Le bon de sortie caisse se présente comme suit :

A la fin de la journée, le caissier présente tous les documents de caisse au Financier qui en vérifie la régularité des opérations. Il en est de même pour les documents non encore enregistrés, faute de justification, qu'on appelle « bons en suspens ». Ceci permet au Financier de connaître le solde réel de la caisse afin de programmer les dépenses de la journée suivante. Toute dépense, qu'elle qu'en soit la nature, doit être justifiée dans les 48 heures.

Elles sont constituées des espèces et chèques en provenance de la caisse, des virements, transferts et paiements par cartes de crédit qui sont effectués par les clients en faveur le l'hôtel.

Les chèques reçus et les paiements par cartes sont recensés dans un registre et remis à l'encaissement le lendemain matin au plus tard.

Tous les courriers de la banque (extraits bancaires, relevés des comptes, avis de dédit, avis de crédit, etc.) sont présentés au Gérant qui les transmets, à son tour, au Financier pour vérification d'où ils parviennent à la trésorerie pour enregistrement dans les livres respectifs par le caissier principal.

Tous les chèques et Ordres de Paiement sont préparés par le Financier et signé conjointement par les personnes autorisées par Congo Travel Hotels. Les souches doivent porter la date, le montant (en chiffres et en lettres), le nom et l'adresse du bénéficiaire, l'objet de l'opération et la signature du bénéficiaire (pour les chèques).

A la fin de la journée, le trésorier (caisse principale) établit une situation journalière qui indique le solde initial, les espèces et chèques remis à l'encaissement, les chèques en circulation et le solde à la fin de la journée.

Les extraits bancaires sont retirés chaque jour et les livres des banques complétés au fur et à mesure que les extraits sont reçus afin d'éviter tout retard.

Organisation comptable d'une entreprise hotelière face à la réalité plurimonétaire: Cas du Park Hotel de Lubumbashi (RDC)

III.2. TRAITEMENT DES OPERATIONS PLURIMONETAIRES AU PARK HOTEL

III.2.1. Présentation des opérations comptables du Park Hotel