II.6- Pourquoi une gestion et une organisation des archives
et de la documentation à
la CNSS ?
Partant de ces diagnostics liés à la gestion des
archives et de la documentation de la CNSS, force est de reconnaître
que l'information documentaire, en général et les archives
en particulier, doivent jouer un rôle de premier plan à travers
les trois rôles suivants définis par
Sylvie. DESSOLIN- BAUMANN 29 :
- le caractère probatoire des documents
d'archives
La Caisse, institution para-publique de prestations
sociales, est l'une des institutions de souveraineté de l'Etat,
jouant un rôle de catalyseur de capitaux et d'épargne et ayant un
poids socio-économique important, grâce aux allocations
versées aux assurés, aux diverses participations en
qualité d'actionnaires dans certaines sociétés, à
son rôle socio-économique
au niveau du pays.
29 op. cité. Voir pp.157-159
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Partant de ces considérations, « elle doit
garder la trace des engagements pris » auprès de
l'Etat, des partenaires commerciaux (contrats d'appels
d'offres ; protocole de financement...), celles de ces
propriétés (actes relatifs à l'immobilier ; aux
biens matériels), les documents comptables pour les
opérations d'audit, les dossiers de mandat et de gestion
(dossiers de personnel ; des employeurs affiliés au
régime de sécurité sociale et des dossiers des
allocataires). Ces documents seront utilisés pour faire valoir les
droits et justifier de ses actes.
- les archives comme mémoire de
l'institution
Les archives de la Caisse constituent sa
«mémoire des faits, des chiffres et du savoir-faire. Elles
sont les auxiliaires indispensables de la fragile, subjective
et mortelle mémoire humaine30 ».
Ainsi, l'obligation doit être faite à la Caisse
de conserver ces documents en particulier ceux relatifs aux statistiques
(études actuarielles sur les différentes branches de
sécurité sociale), aux rapports de gestion et de bilans
comptables et tous documents permettant de connaître
l'évolution des résultats de l'entreprise (le grand livre et le
journal, les rapports d'audit) et surtout les documents sur l'évolution
des ressources humaines.
- les documents d'archives comme élément de
prise de décisions stratégiques
« La compréhension de son passé, la
connaissance de ses héritages sont indispensables à la prise de
décisions stratégiques. Le directeur
général entrant en fonction ; le cadre nouvellement
recruté au sein de l'institution, ont besoin d'analyser à
travers les anciens dossiers »31 ( par exemple, les
dossiers sur les contentieux administratifs au niveau de la direction
des ressources humaines ; les différentes dossiers sur
l'évolution des statuts du personnel en vue de l'élaboration
d'un nouveau statut ), les choix et les erreurs du passé, de tirer les
leçons des expériences antérieures, de connaître le
système de valeurs et de relations
sociales en vigueur dans l'entreprise.
C'est ainsi qu'au niveau de la direction des ressources
humaines, la connaissance de dossiers des agents est nécessaire afin de
pouvoir résoudre certains contentieux ou de traiter certains
dossiers.
La prise de décision éclairée dans
le cadre de l'étude d'un dossier nécessite une
documentation appropriée et solide en vue d'étayer les
argumentations.
30 DESSOLIN-BAUMANN, S.- l'archiviste d'entreprise:
portrait d'un acte nouveau, in : la gazette des archives, n°154 du
24/12/1991. p.158.
31 DESSOLIN-BAUMANN, Sylvie-op.cité-.p.159
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
La fonction « archives » est donc indispensable
à plus d'un titre au sein de la Caisse, car
susceptible de fournir à ses dirigeants des
éléments indispensables à l'action et à la prise de
décisions, et de générer ainsi une certaine valeur
ajoutée.
De même, l'existence d'une bonne documentation
(monographies, documents techniques ; documents virtuels et de
périodiques) au sein d'une entreprise participe à la
formation, à l'éducation et à la sensibilisation des
agents et des usagers et cela grâce à la mise en place d'un
centre de documentation efficace. La structure de gestion globale de
l'information documentaire qui doit être mise en place devient de
ce fait, un auxiliaire précieux et stratégique de la
direction générale.
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