II.7- Typologie des documents existant au sein de
l'institution
Il existe plusieurs typologies en fonction des missions de chaque
direction.
II.7.1- Les documents administratifs
Au sein de la Caisse nationale de Sécurité
Sociale, il existe deux types de documents administratifs qui ont un
caractère actif et semi -actifs.
Ce sont :
II.7.1.1- les documents de régie
interne
Se sont des documents communs à l'ensemble de
l'institution, utilisés pour la gestion de l'Administration, les
finances et le personnel. Sont de ceux là :
-II.7.1.1.1- les documents essentiels de
l'institution
Selon Sylvie, Baumann-Dessolin : « ce sont les
documents les plus précieux, éminemment utile à la
connaissance de la vie de l'entreprise, fondant son identité juridique
et ses droits. Il n'est pas rare qu'ils soient enfermés dans des coffres
forts ou autres armoires fortes 32 . Au sein de la caisse,
se sont, les actes de société ; les
procès-verbaux des conseils
d'administration ; les correspondance des présidents et
administrateurs; les notes et dossiers thématiques de la Direction
Générale ; les rapports d'audit conservés dans les
bureaux du Directeur général et du secrétaire
général.
Les documents essentiels existent aussi dans des
directions centrales comme la Direction Financières et Comptable
pour certains documents comptables et de valeur ; la Direction des Ressources
Humaines pour des dossiers sensibles sur le personnel, ; la
direction des Investissements et de la Gestion Immobilière pour les
documents de propriétés...
32 DESSOLIN-BAUMANN, SYLVIE.-L'archiviste d'entreprise
: portrait d'un homme nouveau, in : gazette des archives, n° 154 du 24/12
1991.- p.150
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
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Faso
La perte des documents essentiels peuvent être à
l'origine de l'incapacité de maintenir et de
rétablir selon feu. Antoine TENDENG et Faly FATY33
:
- les obligations de l'institution vis à vis du personnel,
des fournisseurs, des clients, des actionnaires ;
- des droits par rapport aux propriétés physiques
et intellectuelles, aux fournisseurs aux clients et aux personnel ;
- ses opérations de production, d'entretien, de
réparation, de sécurité, et d'administration.
-II.7.11.2- les dossiers du
personnel
Gérés par la direction des ressources humaines, ils
sont composés de :
- huit cent huit dossiers actifs (agents en activité );
- quatre cents dossiers semi-actifs ( agents retraités,
décédés, licenciés) ;
- plus de cinq cent dossiers d'agents temporaires.
Ces dossiers sont conservés dans des armoires de
classement à dossiers suspendus, dans des tours de classement et des
bacs de rangement. selon un classement numérique pour les
dossiers semi -actifs, un classement alphanumérique pour les
documents actifs et selon un classement alphabétique pour les
dossiers des agents temporaires. Ces dossiers sont gérés
dans une salle servant de bureau et de salle de conservation .et sont
classés dans une chemise centrale, comprenant six sous- dossiers
intitulés de la façon suivante :
- « Avis médicaux ;
- « embauche, affectations, formation professionnelle »
;
- « fiche de notation » ;
- « congés, absence » ;
- « état civil » ;
- « avance sur salaires.
Afin de rendre la gestion des dossiers plus
opérationnelle, des instruments de gestion ont été
élaborés :
- des fiches de prêt des dossiers individuels, qui ont
pour but de contrôler la circulation et
la communication des dossiers et des pièces ;
- un règlement intérieur, par
l'élaboration d'une note de service pour la gestion des demandes
et la sortie des pièces et des dossiers.
33 Protection des documents essentiels.- In : Actes du
colloque sur la gestion des archives courantes et intermédiaires :
politiques et pratiques.- ( Dakar, 15-19 juin 1998) .- p.168.
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Faso
Actuellement, deux agents de classement sont chargés
de la gestion de ces dossiers du
personnel.
II.7.1.1.3- Les documents comptables et
financiers
Ce sont des documents qui se trouvent dans les
différents services comptables. La grande majorité se
trouve à la Direction Administrative, Financière et
Comptable compte-tenu de l'obligation de contrôle qu'exerce cette
direction sur ces démembrements. En effet les services comptables
et financiers sont amenés à transmettre à la
direction-mère, les originaux
et copies des dossiers et pièces comptables et
financières que sont les dossiers contentieux et
juridiques (prêts bancaires ; contrats de financements ;
statistiques ; bilans annuels ; les grands livres ; les journaux comptables et
les bons de paiements des prestations ; les livres de paie ;
les registres de personnel.
Malheureusement, cette direction ne possède aucune salle
pouvant permettre la conservation
de ces archives. Selon certains agents, la Caisse ne prend pas
soin de ces archives étant donné que des documents comptables de
dates récentes se sont retrouvés auprès des «
vendeurs de cacahuètes »34 alors qu'il est inutile
de préciser ici l'importance de ces documents lors des audits,
de son caractère probatoire dans les différentes
transactions financières que l'institution effectuent avec ces
partenaires et l'obligation qui leur est imposée selon les
règles
de la comptabilité publique.
II.7.1.1.4-Les documents informatiques
Ce sont les supports magnétiques (cassettes, disquettes
conservées au niveau de la direction
de l'informatique et de la statistique qui sont
conservées dans une armoire ignifugée localisée dans les
locaux de la direction Régionale de Ouagadougou ( DRO ).
On trouve aussi ces documents informatiques sous forme de
listing en vue de la paie des prestations et des salaires tirés par le
service informatique en vue de l'authentification des informations grâce
aux signatures des différents responsables.
II.7.1.2- les documents d'exploitation ou de
mandat
A coté des documents de régie interne, nous avons
des documents d'exploitation ou de mandats, relevant de l'exécution des
fonctions principales et spécifiques de l'organisme.
Nous trouvons ces documents au niveau des services
opérationnels.
Il existe plusieurs types de dossiers :
34 interview avec le directeur général
et l'ex-directeur des ressources humaines
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II.7.1.2.1- Les dossiers employeurs
Ces dossiers sont des instruments de travail de la direction du
recouvrement et du contentieux.
Ils servent au contrôle des cotisations sociales
des employeurs affiliés au code de sécurité
sociale.. Ils sont constitués d'une chemise centrale et renferment
toutes les pièces servant à attester du paiement des cotisations
sociales. Chaque employeur dispose d'un numéro unique depuis la date
de création de son entreprise, jusqu'à sa radiation de
la Caisse suite à la cessation de ces activités. La
gestion de ces dossiers a fait l'objet d'informatisation des
données afin de pouvoir suivre le contrôle des cotisations
et de faciliter les recherches d'informations en vue de rendre efficace
les prestations rendues.
Les dossiers physiques sont rangés dans des armoires et
conservés dans deux salles exiguës qui servent de salles de
conservation et de bureau pour les deux agents de classement
(contractuels) chargés de leur gestion.
Dans les directions régionales, ces dossiers existent
sous la même forme et chaque direction régionale exerce un
contrôle sur l'ensemble des employeurs de son ressort
territorial. Ces dossiers ne sont pas non plus mieux lotis que ceux de la
direction-mère.
II.7.2.2-Les dossiers allocataires
Ils sont de quatre types et se retrouvent dans les services de
prestations sociales. Ce sont :
v les dossiers de prestations familiales : constitués
en vue de la prise en charge des enfants des assurés, ils qui sont
ouverts et gérés au niveau des services de prestations
familiales. Ils sont au nombre de deux.
Ce sont :
1.1-les dossiers d'allocations de maternité :
constitués par les femmes salariées en état
de grossesse en vue du paiement des allocations de
congés de maternité et cela conformément au code de
sécurité sociale. Ils sont conservés dans les
services de prestations familiales ;
1.2-les dossiers d'allocations familiales : constitués
pour le paiement des allocations des
enfants.
II.7.1.2.3-Les dossiers de pensions
Ils sont constitués dans les différents services
d'Assurances vieillesses en vue de la prise
en charge des retraites des agents conformément aux
dispositions du code de sécurité sociale. Il existe
plusieurs types de dossiers :
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Faso
1- Les dossiers de vieillesse ;
2- Les dossiers d'invalidité ;
3- Les dossiers anticipés ;
4- Les dossiers de survivance ;
5- Les dossiers d'allocations de survivance ;
6- Les dossiers de coordination résultant des
conventions existantes entre la Caisse et certaines institutions de
sécurité sociale comme la Caisse Autonome de retraites des
fonctionnaires (CARFO) ; La Caisse de Retraite des travailleurs de Côte
d'Ivoire
(CRTCI ) pour la Côte d'Ivoire ; la Caisse
Générale de Retraite des Agents de l'Etat (
CGREA ) ; L'Institution de Prévoyance Retraite du
Sénégal ( IPRES ) au Sénégal.
7-les dossiers de régime d'assurance volontaire pour
les personnes qui veulent s'affilier de façon volontaire aux
prestations de sécurité sociale;
-II.7.1.2.4-les dossiers accident du travail et maladies
professionnelles
Conservés dans les services d'accident du travail
et maladies professionnelles, ils sont constitués, suite à
l'accident d'un agent régulièrement immatriculé par son
employeur à la Caisse. Il existe trois types de dossiers de ce genre
:
1- les dossiers sinistrés : gérés par
la section exploitation, ils sont constitués de
déclaration d'accident du travail ; certificats
médicaux ; d'ordonnances ; de reçus ; de feuilles
de décompte ; de procès- verbaux d'enquête et
de l'avis médical du médecin conseil;
2 - les dossiers rentes (viagère ou ayants droits) : ils
sont constitués des mêmes pièces que le dossier
sinistré et diverses correspondances ;
3 - les dossiers d'allocations d'incapacité :
propre aux travailleurs qui ont perdu jusqu'à 14% de leur
capacité de travail et qui peuvent toujours exercer des
activités professionnelles.
Ces dossiers sont gérés par des agents de
classement ou des fichistes au niveau des services de
prestations sociales (accident du travail et maladies
professionnelles ; assurances vieillesses ; prestations familiales) selon un
système de rangement basé sur les numéros
prestataires transcrits lors de l'ouverture des dossiers. Les dossiers
sont rangés dans des tours de classement adaptés à
cet effet et suivant l'ordre des numéros d'immatriculation.
Les agents en charge de la gestion de ces dossiers (agents de
classement et fichistes) sont généralement titulaires que du
certificat d'études primaires et n'ont reçu aucun rudiment
dans
la gestion et l'organisation des archives et de la
documentation.
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Faso
II.7.2 - Les archives historiques
A la Caisse, il n'existe à proprement pas d'archives
inactives organisées et identifiées malgré les quarante
sept ans d'existence de l'institution.
Cela est dû à un manque de volonté politique
des autorités de l'époque (de la création de
la Caisse en 1955,aux années 1995 avec le cabinet SIEGO)
et à l'inexistence d'une structure
à même de prendre en charge la gestion de
ce fonds archives. En effet, une fois que les documents ont perdu de
leur valeur active et semi-active, ils sont extraits du circuit pour être
détruits ou transférés dans un local ou magasin
à la merci des termites, des souris, de la poussière et
du manque de considération des agents qui se permettent
à chaque fois que besoin se fait sentir d'en extraire des piles ( le
cas des dossiers allocataires radiés et inactifs de
la direction régionale de Ouagadougou sont soit dans un
état lamentable de conservation dans
un local, soit ont fait l'objet de destruction).
Néanmoins, au sein de certains services de
secrétariat surtout à la direction des ressources humaines,
nous avons pu retrouver des documents datant de la création
de l'institution, au service du personnel de ladite direction ou les
différentes décisions et actes administratifs
(dossiers individuels du personnel, depuis 1955) sont
classés dans des chronos ou dans des armoires et cela à des fins
de gestion des ressources humaines.
De même, dans les services de la direction
générale, les documents (rapports, audits, dossiers vitaux)
des différents conseils d'administration ont fait l'objet de
bonne tenue et conservation.
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