CHAPITRE II : ETUDE DE LA SITUATION DOCUMENTAIRE
Cette étude sera centrée sur les
bâtiments, les ressources humaines et financières,
l'organisation du service en charge de la gestion du fonds
documentaire, (ses missions actuelles, ses secteurs d'activités, ses
collections, son mode de fonctionnement, ses moyens techniques, ses actions
de coopération, son mode de traitement de l'information,
les utilisateurs).
II-1-Présentation du Service Communication et
Relations Extérieures
La gestion des archives et de la documentation
relève du « service communication et relations
extérieures » C'est un service qui dépend de la
direction générale de la CNSS.
Il est chargé :
Ø de réunir et de conserver toute documentation
relative à la sécurité sociale ;
Ø de gérer la bibliothèque de
l'institution ;
Ø d'élaborer l'organe d'informations de la CNSS
appelé « ECHO-CNSS »
paraissant plus depuis 1986 ;
Ø d'étudier et de mettre en place des moyens
d'informations autres que le journal ;
Ø d'assurer un rôle de conseil aux
services de la CNSS en matière de communication externe
(présentation des imprimés ; aménagement et l'accueil
dans les guichets) ;
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Ø d'assurer le suivi des relations avec les
institutions nationales, régionales et
internationales spécialisées en matière de
sécurité sociale et de santé au travail..
C'est donc dire que ce service est en charge non
seulement de la communication et des relations extérieures mais
aussi de la gestion de l'information documentaire.
Deux catégories de documents existent au sein de la CNSS,
selon la formule consacrée de
Michel ROBERGE21:
- la documentation ou les documents de
référence dont la gestion relève de la
bibliothéconomie ;
- les documents administratifs dont l'organisation a besoin pour
accomplir son mandat
et ses fonctions.
II.2- Volume et place de la documentation
II.2.1-Présentation de la bibliothèque
La bibliothèque de l'institution est située au
5éme étage du nouvel immeuble de l'institution. Elle occupe une
salle de 180 m2 qui sert non seulement de bureau pour l'archiviste
bibliothécaire mais aussi de salle de conservation et de lecture pour
les usagers.
Elle est équipée de rayonnages
métalliques pour les ouvrages, d'un présentoir pour les
périodiques et journaux, de deux tables, de chaises pour la consultation
et d'un bureau équipé d'un ordinateur pour l'archiviste
-bibliothécaire.
Le fonds documentaire couvre les domaines suivants : la
sécurité sociale ; le droit du travail ; le droit ;
l'économie ; le management et est constitué de :
v monographies ( 1027 ouvrages) ;
v périodiques ( 100 titres ), dont la majorité ne
fait plus l'objet d'abonnements ;
v des quotidiens, dont les journaux locaux (Sidwaya, le Pays,
l'Observateur Paalga...)
et des journaux internationaux (Jeune Afrique
l'Intelligent, jeune Afrique
Economique, le Courrier, Afrique magazine...) ;
v de CD-ROM qui accompagnent certaines revues de
sécurité sociale. les instruments de recherches :
Afin de faciliter les recherches des usagers et de gérer
au mieux son fonds, le responsable de
la bibliothèque a initié des instruments de
recherches suivants :
- les fichiers matières ;
21 ROBERGE, Michel.- L'essentiel de la gestion
documentaire.- Québec : Editions GESTAR, 2002.- voir p1.2
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
- le registre d'inventaire des monographies.
Pour la communication des documents aux usagers, un
registre de sortie a été mis à leur disposition
afin de faciliter les emprunts des ouvrages.
Les usagers sont essentiellement constitués
d'étudiants des écoles supérieures de formation
professionnelle et des universités de Ouagadougou et
Bobo-Dioulasso qui sont en stage au sein de l'institution , en vue de la
préparation de leurs mémoires ou rapports de stage.
Depuis deux ans, elle est fréquentée par les
stagiaires du Centre de formation Professionnelle
de la Caisse et certains agents en vue de la
préparation des tests de formation. Le fonds documentaire n'est
pas informatisé.
II.2.2- La documentation
Au niveau du service prévention des
assurés sociaux de la Direction de la Prévention, de
l'Action Sanitaire et Sociale (DPASS), il existe une abondante documentation
constituée de périodiques, d'ouvrages et de brochures sur les
risques professionnels, la sécurité au travail, l'ergonomie; la
santé au travail et de rapports de contrôle des agents et cela
compte tenu de sa spécificité consistant à
prévenir les accidents au travail au sein des entreprises
affiliée à la sécurité sociale.
Ce service dispose du point de vue hiérarchique d'une
section exploitation et documentation
chargée de la gestion de cette documentation.
Malheureusement, les documents ne sont pas
conservés et gérés selon les normes documentaire
. De même, au sein de ce service, il existe une section audiovisuelle,
chargée de
la production de films et de documentaire en vue de la
sensibilisation des usagers sur la prévention sanitaire et sociale
.Elle dispose d'un important lot de bandes vidéo.
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