CHAPITRE II -LE PLAN D'ACTIONS
« Le plan d'action est un document à
communiquer, permettant d'initialiser le processus d'accompagnement et de
conduite de changement 56»
Dans l'optique de mettre en place la structure idoine en
vue d'une gestion efficace des archives et de la documentation, il est
nécessaire de penser à une philosophie
de travail basée sur de plusieurs actions que sont :
II.1- A court terme
II.1.1- le marketing de l'information
documentaire
Afin de faire de la gestion des archives et de la
documentation, un élément clé de gestion, faisant fi du
cliché négatif que l'opinion se fait des archives et en vue
d'encourager et de faire connaître l'importance de celles ci, le
marketing de la fonction documentaire s'impose au niveau de l'institution
et cela par des options suivantes :
Ø le lobbying : l'archiviste, comme disait, un
spécialiste de l'information documentaire, doit faire du lobbying, en
s'impliquant dans l'organisation des documents dans les bureaux. Cela
permettra de résoudre les problèmes d'organisation
quotidiennes auxquels sont confrontés les agents, surtout les services
de secrétariat et permettra du même coup de faire
connaître la profession. D'ores et déjà certains services
feront l'objet d'organisation ponctuelle : les secrétariats de direction
et services, les services de comptabilité, compte tenu de la masse
documentaire générée et du caractère sensible des
documents conservés ;
Ø la programmation de séminaires : des
séminaires de sensibilisation seront organisés au niveau des
entités organiques en vue d'inculquer aux agents l'importance de
l'archivage et
de la documentation : les séminaires cibleront de prime
abord, les directeurs et chefs de services, qui sont grands pourvoyeurs et
utilisateurs de documents ;
Ø l'introduction de cours d'archivistique et de gestion
des documents administratifs dans
la formation des agents et cadres de sécurité
sociale au niveau du Centre de Formation de Sécurité Sociale de
l'institution, contribuera à faire de la gestion des archives
et des documents une fonction clé dans la gestion des services ;
56 BITOUZET Christine et al..- management et intranet
.-Paris : Editions Hermes, 1997. p.133
107
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Ø la création d'une fonction documentaire
à la Caisse : cela passe par la reconnaissance du
rôle et de la place de la structure
spécifique à mettre en place. Cette entité doit
jouer convenablement son rôle au même titre que les fonctions
comptable, informatique et de ressources humaines (moyens humains, financiers
et matériels doivent lui être octroyés).
La possibilité doit être donnée aux agents
qui auront emb rassé la carrière de la fonction documentaire
de se former et se perfectionner conformément au statut du
personnel de la Caisse.
Le marketing en faveur du sous-système documentation sera
axé sur quatre approches définis
par Jean-Philippe Accart et Marie-Pierre
Réthy57que sont :
ü la prise en compte des attentes des utilisateurs :
par la mise en oeuvre des enquêtes par questionnaires ou des
entretiens en vue de recueillir les avis, propositions et
recommandations ;
ü l'ajustement aux besoins :en tenant compte dans le cadre
des acquisitions, des besoins des usagers ;
ü la communication et la publicité en tant
qu'outil de communication : les nouvelles acquisitions doivent être
portée à l'intention des agents en vue de susciter des
prêts;
ü la rétroaction face au service offert : elle
s'appuiera sur des enquêtes, des entretiens pour l'évaluation des
besoins et s'effectuera en fonction des besoins de l'utilisateur.
II.1.2 -la gestion du passif dans les bureaux et les
entrepôts
Une gestion structurée des archives part de
l'assainissement de la situation des documents administratifs accumulés
sans traitement dans les divers locaux de l'institution (bureaux, sous sol,
service social) dans le but de sauver les documents qui présentent non
seulement
un intérêt juridique et administratif (les
documents comptables, les dossiers du
personnel...), mais aussi un intérêt pour la
conservation de la mémoire de l'institution.
Il s'agit de clarifier une position : éliminer les
documents qui ont perdu toute utilité pour l'institution, gérer
ceux qui sont actuellement utile pour la mémoire de l'institution,
mettre fin à l'accumulation anarchique des documents administratifs dans
les bureaux et réunir les conditions minimales pour la mise en
place effective du système de gestion documentaire en vue de la
prise en charge des documents traités.Cette phase est
actuellement en application au sein de l'institution avant mon
arrivée à Dakar : elle
57 Le métier de Documentaliste. Paris :
Editions du Cercle de la Librairie, 1999.- pp.254-255
108
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
consistait à l'organisation des archives comptables
des périodes de 1981- 1998 qui se
trouvent dans des conditions déplorables au service
promotion des assurés sociaux.
II.1.3 - la Réorganisation de la documentation
existante
Différents mesures doivent être mises en place pour
faire de la documentation un élément clé
de prise de décisions stratégiques :
ü Inciter les cadres à déposer au niveau
du sous-système documentation, les documents techniques qu'ils auront
reçu lors de stages à l'intérieur ou à
l'extérieur du pays afin que tous les agents qui n'ont pu participer,
puissent en profiter ;
ü Centraliser la documentation existante dans les
différents services de l'institution : les
documents, les cassettes, les films et les ouvrages existants
au service prévention et à la Direction régionale de
Bobo-Dioulasso doivent être regroupés au niveau de la structure
centrale en vue d'en faire un fonds documentaire fiable ;
Ces actions doivent être menées en accord
avec les différents agents et responsables des structures.
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