PARTIE III : SOLUTIONS TECHNIQUES : PROPOSITIONS
ET RECOMMANDATIONS
98
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
CHAPITRE I - DEFINITION D'UNE POLITIQUE
DOCUMENTAIRE
Une politique permet de coordonner et de centraliser les
décisions, afin de gérer les situations répétitives
de manière cohérente et uniforme. Elle exprime des lignes de
conduites générales
et laisse une marge de manoeuvre dans son application,
face à des problèmes particuliers
(BERGERON, 1996,13)51.
la politique archivistique, selon, carole COUTURE, et Marcel
LAJEUNESSE,52 est
« une façon concertée et
réfléchie de mettre en place les moyens qui permettent
d'organiser
et de traiter de façon efficace et rentable,
l'ensemble des documents que produits une organisation dans le cadre de
ses activités ». cette politique sera élaborée par
les spécialistes
de l'information documentaire et entériné par la
direction générale, maître d'oeuvre et garant
de toute politique d'entreprise.
Pour son implantation, l'appui de la direction
générale de la Caisse est nécessaire pour l'allocation de
ressources , humaines, matérielles et financières.
Les objectifs de cette politique documentaire sont entre autres
de :
- favoriser une gestion efficace et rentable des
informations contenues dans les documents administratifs de l'institution
par la conception, le développement, la mise en oeuvre et la mise
à jour d'un système corporatif et
intégré de gestion au même titre que la gestion
des ressources humaines, des ressources financières ;
- favoriser l'utilisation des nouvelles technologies de
l'information et de la communication pour optimiser la gestion de
l'information documentaire (mise en place d'une Ged et d'un
système de Records Management pour la gestion des archives courantes)
;
- permettre à l'organisme de mettre en place des
mesures qui s'imposent pour assurer le
contrôle, l'intégrité, la sauvegarde et
la confidentialité de l'information contenue dans ses documents
administratifs (tableau de gestion ; inventaire des documents au sein des
structures
de l'institution ; mise en place de textes réglementaires
tel une décision portant modalités de communication de
documents) ;
51PERIAT, Nicole.- politique de gestion du courrier
électronique : des mesures à prendre ; in Archives, vol. 29,
numéro 1, 1997-1998.p.14
52 In actes du colloque sur « la gestion des
archives courantes et intermédiaires : politique et pratique. Dakar,
15-
19 juin, 1998, BIEF .
99
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
- mettre à la disposition de ses agents et ses usagers
une documentation appropriée et fiable
afin de prendre, pour les uns, des décisions
éclairées et pour, les autres, avoir, la possibilité de
s'informer, de se former aux notions de sécurité sociale et
autres activités connexes ;
- établir les responsabilités des
intervenants internes en matière de gestion et de production des
documents administratifs (les agents doivent être impliqués
dans la gestion des documents) ;
- mettre en oeuvre un répertoire corporatif des documents,
afin de faciliter le repérage et
la gestion des documents actifs et sémi-actifs ;
- élaborer des outils de gestion surtout un manuel de
procédures pour l'exécution des tâches ou activités
;
La politique documentaire qui doit être mise en
place, nécessite la prise en compte de l'information
administrative, des archives et de la documentation de la Caisse Nationale de
Sécurité Sociale.
I.1-La politique de gestion des archives
Cette politique sera centrée sur la rédaction
d'outils de gestion suivants :
I.1.1- La charte d'archivage
Les archives, constituent pour toute organisation, une source
d'information capitale pour une prise de décision adéquate dans
le cadre de l'exécution de différentes activités.
La charte d'archivage, principes politiques
généraux , selon Marie-Anne CHABIN53, se
définit comme « les procédures
internes qui balisent l'organisation de la collecte, de la conservation
et de la communication des archives au sein d'une entreprise
donnée ». La Caisse a donc intérêt à bien
gérer ses archives et à leur assurer une conservation
optimale aujourd'hui et dans le futur.
Les autorités de la CNSS doivent adopter une série
de dispositions officielles par rapport au
traitement des documents d'autant plus que les archives sont :
« la justification des droits », selon la loi française sur
les archives du 03 janvier 1979.
Ces dispositions doivent dans les grandes lignes, définir
le programme de gestion des archives
(les supports visés que sont le document papier
produit par la majorité des services et qui représente
plus de 70% de la masse documentaire ; les documents informatiques produits et
gérés par la direction informatique ; les bandes et
cassettes gérées par la direction de la
53 CHABIN,.Anne- Marie.- Le Management de l'archive.-
Paris : Hermès Sciences Publication, 2000.-
246p.voir.p.190
100
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
prévention , de l`action sanitaire et sociale). Les
personnes impliquées dans le programme
doivent être identifiées, et les
responsabilités dégagées par l'attribution de rôles
(désignation d'un responsable chargé d'appliquer la
politique documentaire qui ne peut être que le responsable de la
structure documentaire à mettre en place). Pour mener à bien
cette mission,
il faut définir dans le cadre de la gestion des archives
de la CNSS, une politique de traitement axée à court et à
long terme sur certains éléments axés sur les
opérations suivantes :
Ø Le traitement des archives courantes :
- Les normes applicables au classement, au repérage et
à la conservation des documents seront définies dans cet outil en
tenant compte de la norme ISO 15489 portant records management
( exigences, conception, procédures, contrôle et
audit) Les opérations suivantes seront balisées :
- l'élaboration d'un système de classement pour le
repérage facile et rapide des documents ;
- la mise en oeuvre d'une procédure prenant en compte la
création, la sélection, la durée de conservation des
documents dans les bureaux, compte tenu de leur nature.
Ø Le traitement des archives intermédiaires
Pour les documents semi-courants, il convient dès le
départ :
- de designer les lieux officiels de traitement et de
conservation (des dépôts de pré-archivages seront mis en
place au sein des directions) ;
- de déterminer les normes qui régissent
le transfert des archives qui ont perdu leur utilité courante,
vers les lieux de traitement ou de conservation : mis en place de
calendrier de travail ; traitement de fonds ; transfert vers les lieux de
conservation ;
- définir les étapes du traitement : tri et
élimination ; classement ; inventaire...
- mettre en place un système GED et de Records
Management par la définition des procédures, afin de faire
des deux phases des archives des éléments de gestion
stratégique de l'information.
Ø Le traitement des archives définitives
Les archives ayant valeur de preuves ou de mémoire
feront l'objet de conservation par
l `élaboration de normes spécifiques . Leur
gestion dépendra du calendrier de conservation mis en place. Par contre,
la gestion du passif, se fera par l'externalisation : une partie de ce passif
fait l'objet de sous traitante actuellement, suite au recrutement de quelques
agents titulaires du baccalauréat pour la
récupération et le sauvetage de certains documents
101
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
comptables qui avaient fait l'objet de traitement par le
cabinet « SIEGO » et transférés
dans des conditions déjà à
énumérées plus haut.
Ø Les documents essentiels
- La charte d'archivage consistera à déterminer
les règles à appliquer pour identifier et protéger les
documents essentiels. Il s'agira de designer les documents qui sont dits
essentiels à la Caisse et de prévoir leur reproduction
ou leur entreposage dans les conditions de sécurité.
Ø Les délais de communicabilité des
archives
Le manuel de procédures définira les
règles à faire respecter lors de la consultation des
documents.
Les délais de communicabilité est l'un des
éléments fondamentaux dans le domaine des archives : toutes les
archives de la CNSS ne peuvent pas être accessibles aux agents et aux
usagers. Certains sont confidentiels, (documents essentiels, les
dossiers de personnel) ; d'autre sont consultables en vertu des
délais de conservation (documents financiers, dossiers de
prestations ).
Les modalités de consultation tant en interne qu'en
externe doivent être précisées.
-I.1.2- la mise en place d'un manuel de
procédures de gestion documentaire
Le manuel de procédures de gestion documentaire, inclura
les normes, les procédures, les outils de traitement et de gestion des
documents.
L'outil à mettre en place, doit être
analysé sous forme d'actions ou tâches et cela
conformément aux procédures existantes
élaborées par l'Association des Archivistes français
54 . Parmi ces activités, nous pouvons citer :
1- l'élaboration du tableau de gestion des archives ;
2- l'élaboration du plan de classement ;
3- le triage des archives intermédiaires et
définitives ;
4- la destruction des archives ;
5- le versement des documents au niveau du système
d'information en mettre en place ;
6- la communication des documents ;
7- en plus de ces tâches, la prise en charge des
archives courantes dès leur création s'impose.
54 Association des archivistes français.- Mieux
maîtriser l'information dans l'entreprise : procédures existantes
;- p.59. ( www.cepid.com) consulté le 15 avril 2003
102
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
Le manuel de procédures, permettra de créer
des outils labellisés, qui pourront être
utilisés pour la gestion quotidienne des documents
essentiels et le sort réservé aux fonds anciens.
L'analyse de ces procédures sera axée sur cinq
points suivants :
1- définition ;
2- la justification ;
3- l'ordinogramme qui centré sur des
actions essentielles et des actions non prioritaires ;
4- le détail des modalités, en
réponse aux questions suivantes : qui ?, fait quoi ?, selon quels
critères ou modalités ? avec quel outil ?;
5- conclusion avec distinction des axes prioritaires ;
I.1.3- La mise en place d'un Système de
Classification Uniforme (S.C.U.) ou le cadre de classement pour les
archives
Il reposera sur des catégories basées sur les
fonctions de gestion des activités administratives
(gestion des ressources humaines, matérielles et
financières) et sur les fonction de gestion des activités
spécifiques au mandat de la Caisse Nationale de
Sécurité Sociale (gestion des prestations ; action sanitaire
et sociale), et ce conformément au chapitre 9.5 de la norme ISO
15489.
Le système de classement doit être simple,
souple et flexible. Nous, nous inspirerons du cadre de classement de
notre collègue de la Caisse de Prévoyance du Cameroun et de celui
des Archives Nationales du Sénégal55. Il comprendra
les classes suivantes :
· ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT : seront classifiés
dans cette séries, les
documents administratifs produits et reçus relatifs
à la création de la caisse .
· RELATIONS PUBLIQUES ET EXTERIEURES : comprenant les
documents produits
ou reçus, relatifs aux cérémonies
officielles, aux relations avec les médias et avec les institutions de
sécurité sociale.
· GESTION DES RESSOURCES HUMAINES : seront
classifiés dans cette série, les
documents administratifs produits ou reçus relatif au
recrutement et à la gestion du personnel ;
· GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE : seront
classifiés dans cette catégorie,
les documents comptables et financiers ;
55 Mbaye Saliou.- GUIDE DES ARCHIVES DE L4Afrique
Occidentale Française.- pp.21-27
103
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
· GESTION DES INVESTISSEMENTS IMMPBOBILIERES : seront
classifiés dans
cette catégorie, les documents sur les immobiliers et les
baux ;
· GESTION DE L'INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION : les
documents relatifs à la communication ; à la
télécommunication, au courrier et à l'informatique ;
· RECOUVREMENT DES COTISATIONS : seront classifiés
dans cette catégorie, les
documents administratifs produits et reçus relatifs
à l'immatriculation des assurés sociaux et aux paiements des
cotisations sociales ;
· GESTION DES PRESTATIONS : les documents de prestations
seront classifiés dans
cette catégorie. Chaque clase sera subdivisée
en sous-classe et les sous-classes en divisions.
L'utilisation de ces catégories de classification aura
pour avantages de classer les documents sur la base des principales
activités de l'institution, ce qui est source de repérage rapide
de l'information, de gestion rationnelle des ressources humaines,
financières affectées à la gestion documentaire et
de continuité administrative et d'uniformisation des
procédures de gestion des archives et de l'information
administrative.
Avec l'application du Records management, la bonne
élaboration du plan de classement
permettra de gérer avec efficacité les documents
stratégiques.
Chaque type de documents aura son système de classement
: par exemple les dossiers nominatifs seront basés sur la
typologie numérique ou alphabétique ; les documents
comptables ou autres sur les grandes fonctions administratives.
I.1.4- le calendrier de conservation
La mise en place d'un calendrier de conservation à la
Caisse doit permettre de déterminer les phases de gestion des documents
(actifs; semi-actifs ; inactifs).
Le calendrier de conservation a pour missions de :
- diminuer la masse des documents à conserver
tout en préservant ceux qui ont une valeur administrative,
légale et historique ( sa mise en facilitera la gestion des
différentes phases des archives) ;
- favoriser un gain de place, d'espace et d'équipement
(décongestionnera les bureaux) ;
- identifier les agents chargés de la gestion
documentaire, source d'efficacité et de gestion accrue des
systèmes documentaires mis en place au sein de l'institution ;
104
Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
- faire respecter les exigences de la loi n°61/98/AN du 22
décembre 1998 sur la gestion
des archives des organismes para-publiques, favorisant le
versement des archives historiques au sein du Centre national des
archives.
- L'élaboration de cet instrument de
première importance suggère un inventaire exhaustif de
tous les documents de la Caisse ( métrages linéaires,
qualité, typologie des documents, lieu de conservation, la
classification des archives courantes). L'élaboration du
calendrier de conservation tiendra compte des documents suivants :
le code civil, le code de sécurité sociale, le
code du travail, le code des impôts et sur certaines décisions
internes (organigramme, statut du personnel, règlement
intérieur...).
I.1.5 - la confection de formulaires
Dans le sens d'une gestion cohérente des archives, la
confection de formulaires en vue de la prise en charge des archives est
nécessaire. Pour ce faire les formulaires ci-dessus doivent être
élaborés :
I.5.1.1- le formulaire d'inventaire général
Il permettra de déterminer la qualité et la
quantité des documents lors des opérations d'inventaire qui
seront effectuées.
I..1.5.2- le bordereau de versement
Son rôle consistera à permettre le transfert de
responsabilité juridique et matérielle entre les responsables des
archives centrales et les directions concernées ;
I.1.5.3-- le tableau de gestion ou contrat d'archivage
Il permettra de définir la durée d'utilisation des
archives actives et intermédiaires et
la destination définitive après leur durée
de conservation.
| 
