CHAPITRE V- LA COMMISSION DE GESTION DE L'INFORMATION
DOCUMENTAIRE
Organe de régulation, de gestion et d'organisation des
archives et de la documentation, cet instrument capital de gestion doit
être mis en place dans les meilleurs délais par la
direction générale. Elle sera composée des principaux
directeurs de l'institution que sont :
- le directeur général ou le secrétaire
général (premiers gestionnaires de l'institution qui seront
d'office président de la commission) ;
- le directeur des ressources humaines (membre) dont le
rôle est indispensable dans le recrutement d'agents, dans leur
perfectionnement et formation et aussi compte tenu de la documentation
produite ( dossiers de personnel) par cette direction ;
- le directeur administratif financier et comptable
(membre) et cela en raison des documents vitaux qu'il gère,
mais aussi en vertu de son rôle d'argentier : une fois convaincu
du rôle des archives, cette direction sera d'un appui essentiel dans le
déblocage des finances) ;
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Conception d'un système de gestion globale de
l'information documentaire au sein de la Caisse Nationale
de Sécurité Sociale du Burkina
Faso
- le directeur de l'informatique et de la
statistique ( membre), pour gérer non
seulement, le système d'informations
automatisé, mais aussi pour jouer un rôle d'appui important
à l`informatisation des archives, par sa prise en compte dans
la schéma directeur informatique. De même, une collaboration doit
être instaurée, entre cette direction et la structure
documentaire dans la cadre de la gestion du flux documentaire ;
- le directeur du recouvrement et du contentieux (membre),
compte tenu de la première fonction de cette direction dans la
collecte des fonds financiers et la gestion des employeurs et de
leurs cotisations. Cette direction doit faire l'objet d'une attention
particulière compte-tenu de la sensibilité des informations
gérées ;
- le directeur régional de Ouagadougou (membre), en ce
sens que cette direction regroupe
tous les services existants au niveau régional ;
- le directeur régional de BOBO-DIOULASSO
(membre), en vertu de son rôle de poumon économique du pays
et de l'importance de la direction en dehors de la capitale politique;
- de la cellule juridique et du contentieux (membre),
dans le sens des compétences juridiques qu'elle fournira pour la
mise en place des instruments de gestion des archives et
de la documentation ;
- de la structure en charge de la gestion de l'information
documentaire( vice-présidence),
en vertu de ses compétences techniques en matière
d'archivage et de gestion documentaire
et du fait qu'elle est la structure en charge de la gestion
documentaire. Cette commission aura pour missions de :
- mener des réflexions en matière de gestion et
d`organisation des archives ;
- déterminer la stratégie et les normes de collecte
et d'acquisition des documents ;
- définir les contours du calendrier de conservation ;
- discuter et trancher sur toutes questions relatives
à la gestion des archives et de l'information documentaire au sein
de l'institution.
Cette commission aura autorité sur tous les documents qui
appartiennent à la Caisse, décidera
de leur élimination, de leur transfert et des
procédures de classification à mettre en oeuvre .
Pour ce faire, des moyens financiers , matériels et
humains adéquats doivent être dégagés pour une
gestion et organisation des archives et de la documentation.
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