III.2- Les incidences du Schéma directeur
informatique sur la gestion des documents administratifs : le cas des
dossiers de prestations des assurés Sociaux de la direction
régionale de Ouagadougou (DRO )
Depuis le mois d'août 2001, un logiciel a
été conçu pour prendre en charge les traitements des
informations contenues dans les dossiers physiques, c'est à dire en
terme informatique, il a été procédé à
l'analyse du domaine des « Prestations familiales », consistant
à cerner les flux d'informations générées,
traiter les supports, collecter les données organisées en vue de
son traitement par l'informatique.
La procédure d'informatisation des dossiers de prestations
se résume ainsi que suit
Ø 1. constitution d'une demande de prestations
: un dossier de demande de prestations est constitué des
pièces suivantes :
- formulaire dûment rempli ;
- acte de naissance de l'assuré ;
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- acte de naissance de la ou les épouses ;
- acte de mariage ;
- ordonnance de prise en charge ;
- acte de naissance des enfants en charge ;
- certificat de scolarité ;
- certificat de vie ;
- photo d'identité ;
- attestation sur l'honneur ;
- attestation de non-paiement ;
- attestation de présence signée par l'employeur
précisant la date d'engagement ;
- certificat de décès suivant le cas ;
- copie du contrat d'apprentissage (s'il y a lieu), certificat
d'infirmité (s'il y a lieu) ;
- certificat de tutelles ( s'il y a lieu) ;
- certificat de décès de l'assuré (s'il y a
lieu) ;
- toute pièce complémentaire jugée utile
;
Ø 2. Une fois le dossier constitué, la
demande est enregistrée dans un registre puis transmise au poste de
prestations pour saisie des informations du dossier
et acheminement de celui-ci au poste vérification pour
contrôle,
Ø 3. A ce niveau, le contrôle est fait à
l'aide de l'ordinateur, puis le dossier part chez le chef de section pour
vérification des informations saisies et leurs cohérences
avec les pièces du dossier physique ;
Ø 4. les informations vérifiées, le
dossier est transmis avec le livret de paie au secrétariat pour
constitution de fiches d'état civil et comptable pour le suivi
physique des paiements des assurés.
A la date du 05 décembre 2002, le taux des dossiers «
PF » actifs suivis par l'informatique est estimé à 88,15%
soit 4821 dossiers saisis et 11,85% non saisis soit 648
dossiers38.
Les objectifs de cette informatisation sont :
- permettre le paiement et le traitement des prestations de
manière automatique : en effet les opérations de traitement
des dossiers se faisaient de manière manuelle, avec
38 rapport. Op. cité. Voir. p.48
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l'informatisation les données sont faciles à
remonter améliorent le paiement rapide des
prestations ;
- mettre à jour les différents dossiers
par la réclamation des pièces manquantes au niveau des
dossiers : avec l'informatisation, il a été constaté
que plusieurs pièces manquaient dans certains dossiers (acte de
naissance, de mariage, certificat de travail),
ce qui a permis de faire une demande au niveau des
intéressés pour le complément des dossiers ;
- recourir aux dossiers physiques en cas de
nécessité absolue dans le cas de traitement des prestations : les
dossiers deviennent, une fois les données saisies, le seul recours
en cas de contestations lors de paiement des prestations ;
- avoir une idée sur la quantité et la
qualité des dossiers gérés partant du nombre de
personnes bénéficiaires légales des prestations : cette
opération a permis
de connaître la qualité et la quantité des
dossiers gérés au sein du service et du même coups
déceler les fraudeurs et diminuer la masse pécuniaire de la
branche des prestations ;
- accroître la durée de vie des dossiers
étant donné qu'ils sont rarement manipulés par les agents
;
- contrôler les cas de fraudes et manipulations des
pièces de dossiers : une fois les données saisies et la
pièce classée il est difficile de la falsifier ;
cette informatisation de dossiers de prestations
améliore les paiements des prestations, favorise la
fluidité des postes, évite la balkanisation des
tâches, permet une meilleure gestion des ressources humaines et
introduit une nouvelle mentalité au niveau des agents
(culture d'entreprise et sentiment d'appartenance à un
même groupe).
L'opération commencée depuis des années doit
s'étendre à d'autres secteurs, surtout une prise
en charge des documents générés par
la Caisse et cela par l'introduction dans ce schéma directeur
informatique des volets GED et microfilmage des archives
essentielles de l'institution.
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