B. LA BUDGETISATION
Les prévisions une fois établies, on doit passer
à la budgétisation. Cette dernière est le fait de traduire
ces prévisions sur un tableau comprenant les recettes et les
dépenses. La budgétisation est donc une ventilation ou une
répartition dans le temps des objectifs fixés.
La première tâche des responsables d'entités
est donc de déterminer les objectifs. Ceux-ci ayant été
définis, les moyens de l'entité doivent être
coordonnés dans un ensemble de budgets partiels.
C. LE CONTRÔLE
1. Définition
Le contrôle : c'est vérifier,
surveiller, si la réalisation est conforme à ce qu'on a
prévu en gestion budgétaire, le contrôle est utilisé
pour comparer les prévisions aux réalisations ; dans cette
comparaison, il y a une différence appelé écart, le
contrôle est l'étape finale et indispensable de la
procédure budgétaire.
Le contrôle budgétaire :
consiste à constater et analyser les écarts entre les
prévisions et les réalisations22 :
y' À entreprendre des actions correctives
coordonnées pour atteindre des objectifs ;
y' À rendre compte périodiquement et
régulièrement suivant des procédures propres à
chaque entreprise.
Selon M. Gervais, le contrôle budgétaire c'est
la comparaison permanente des résultats réels et des provisions
chiffrées figurant aux budgets afin23 :
y' De rechercher la cause d'écarts ; y' D'informer les
différents niveaux hiérarchiques ; y' Des prendre les mesures
correctives éventuellement nécessaires ; y' D'apprécier
l'activité des responsables budgétaires.
2. Rôle du contrôle
budgétaire
Le contrôle budgétaire a un rôle
d'information et de coordination d'analyse et de synthèse. Ce rôle
s'exerce toujours entre la direction générale et les techniques.
Il est en évidence par la procédure de prévision et de
contrôle.
22Idem, Jean LOCHARD, la gestion budgétaire,
outil de pilotage des managers, P15.
23Trésor MBUSA SIVANZIRE, Analyse de la gestion
budgétaire d'une petite et moyenne entreprise, cas des
établissements bon marché, TFC Inédit, ISC-Goma,
2009-2010.
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Il informe la direction générale et leur fournit
les analyses préalables aux travaux de la
prévision.
Il coordonne enfin la préparation de l'ensemble du budget
étroitement interdépendant puis
il a réalisé la synthèse par la
présentation à la direction.
Au sens comptable, ce contrôle budgétaire signifie
la différence entre les prévisions
budgétaires et les réalisations.
Au sens strictement financier, le terme contrôle
budgétaire simplement comparaison entre
prévisions et les réalisations et s'explique dans
l'équation24.
Cet écart peut être favorable ou
défavorable.
+ Il est favorable un écart qui augmente les
profits par rapport aux prévisions c'est-à-dire celui
qui nous avantage. Cet écart favorable est constaté
:
- Lorsque les produits réels sont supérieurs aux
produits budgétaires ;
- Lorsque les dépenses réelles sont
inférieures aux dépenses budgétaires.
+ Il est défavorable, c'est quand il produit
l'effet inverse c'est-à-dire celui qui nous avantage à
rien. Cet écart défavorable est constaté
:
- Lorsque les produits réels sont inférieurs aux
produits budgétaires ;
- Lorsque les dépenses réelles dépassent les
dépenses budgétaires.
Il est cependant utile d'analyser la cause des écarts et
de déterminer s'il s'agit d'une situation
temporelle ou permanente les écarts peuvent être la
conséquence de l'un ou de plusieurs des
facteurs notamment : une évolution des prix, une
évolution des plans, etc.
Le contrôle budgétaire est aussi l'ensemble des
opérations de gestion.
y' Par contrôle de gestion : c'est l'ensemble des
dispositions prises pour fournir aux diri-
geants et aux divers responsables des données
chiffrées périodiques caractérisant le mar-
ché de l'entreprise.
y' Le contrôle par exception c'est lorsqu'on élimine
les écarts non significatifs soit dans leur
évolution, soit en valeur absolue soit en valeur
relatives.
3. Utilité du contrôle
budgétaire
Le budget oblige à planifier et à exécuter
les plans :
y' Donnent les critères d'évaluation des
résultats ;
y' Contribuer à la communication et la coordination ;
y' Modifier les procédures et les relations dans
l'organisation.
Pour effectuer le contrôle budgétaire il faut :
24Nicole KAHINDO MUNGOSY, Contrôle
budgétaire d'un régie financière, cas de la DG-NK, TFC
Inédit, ISC-Goma, 20092010.
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y' Établir les écarts ;
y' Dès qu'on a ces écarts.
4. Étapes du contrôle
budgétaire
D'une manière générale, on distingue trois
étapes de contrôle budgétaire :
y' Le contrôle avant l'action ou
contrôle à priori ;
y' Le contrôle pendant l'action ou
contrôle concomitant ;
y' Le contrôle après l'action ou
contrôle à posteriori.
5. Ventilation des écarts
Les différents écarts doivent être
présentés dans le tableau qui permet de trier cette masse
d'information. La technique budgétaire recommande le respect de deux
principes : y' Seul intéressé (service)
reçoit l'information qui le concerne car le budget est une attribution
d'objectifs et une responsabilité.
y' Principe de gestion par exception (seule
l'information significative est retenue) : il faut déterminer les
écarts importants et significatifs pour la gestion.
On exprime les écarts soit en valeur absolue, soit en
pourcentage par la formule :
% Écart =
On admet qu'un écart est significatif quand sa
réalisation exerce un effet sur la gestion de l'entité. Les
écarts qui se rapprochent de zéro qui sont la norme ne sont pas
significatifs.
6. Exploitation des écarts
Cette exploitation consiste à comprendre les
écarts et à les utiliser. La compréhension des
écarts conduit à sanctionner et à récompenser.
L'utilisation des écarts est délicate car elle peut amener les
responsables à plusieurs contrôles répressifs et politiques
de la règle de jeu pour un contrôle incitatif.25
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