A. Procuration relative à la gestion des comptes
? Ajout signature : consiste à noter les
nouveaux pouvoirs des mandataires. En effet, toute personne détenteur
d'un compte dépose obligatoirement auprès de la banque un
spécimen de sa signature et éventuellement celui des personnes
ayant qualité pour agir sur son compte en son nom.
Pour les personnes morales le spécimen de la signature
des représentants ou mandataires sociaux doivent être
accompagnés des pièces établissant leurs pouvoirs :
statuts, procuration ou exemplaire de la publication officiel dans laquelle ces
pouvoirs ont paru.
En ce qui concerne les procurations, on distingue deux types
d'imprimé disposé par la banque :
Rapport de stage académique effectué par MOLIMBI
GEDEON Jean à la BCDC
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? Procuration à l'usage des personnes physiques ; ?
Procuration à l'usage des personnes morales
Toute procuration ou tout autre acte de
délégation de pouvoir doit être annexée de la fiche
d'indentification mandataire et signataire, la photo passeport et la copie de
la pièce d'identité valide et conforme du mandataire.
Les étapes sont les suivantes :
V' Réception des procurations à partir
d'un registre tenu par le chef du service
V' Apposition de la grille d'entrée sur la
procuration ou l'acte de délégation de
pouvoir
V' Vérification des pouvoirs et signatures de(s)
mandant(s)
V' Enregistrement des procurations dans un fichier
V' Vérification des procurations ainsi que des
documents relatifs aux
procurations
V' Authentification des documents relatifs aux
procurations.
Les indicateurs reprises sur la fiche d'identification
mandataire doivent être conforme à celles qu'on retrouve sur la
pièce d'identité du mandataire, et aussi le spécimen de
signature apposé sur la dite fiche doit être identique à
celui apposé sur la fiche signataire à scanner dans le
système.
Les procurations annexées des dossiers sont transmises
sur base d'un registre au Compliance. Le Compliance contrôle la
conformité des dossiers procurations tout en inscrivant sa
décision ou son avis après analyse.
Il est à noter que, toutes les correspondances
reçues ayant trait à (au) l'(le) (la) ajout de signature, retrait
et modification des pouvoirs ; évolution des signatures, retrait des
formules aux guichets ou soit transmission d'un document quelconque au niveau
de la section procuration doivent faire objet d'une réception à
partir d'un registre tenu par le chef de service administration ; de la
vérification des pouvoirs et signatures ; d'un enregistrement dans un
fichier
Rapport de stage académique effectué par MOLIMBI
GEDEON Jean à la BCDC
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pour surveillance et suivi ; d'une apposition de la grille
d'entrer au jour de la réception, et enfin d'une notification au client
après traitement.
· Retrait de signature : consiste à
annuler les pouvoirs des mandataires. Un pouvoir donné peut être
supprimé à cause des raisons diverses :
- Révocation ou expiration du mandat ; -
Décès du mandataire
A la réception de la lettre, le proposé
procède directement à l'annulation des pouvoirs des mandataires
supprimés. Il :
- Retire la procuration du volet ;
- Biffe avec un stylo rouge sur tous les documents relatifs
aux procurations du mandataire ;
- Scanne la fiche signataire ou actualise dans le système
;
- Scanne la lettre et la fais suivre au proposé
chargé des coffres forts et boîtes aux lettres et au service B-WEB
à titre d'information ;
- Annexe la lettre d'annulation à tous les documents
biffés ;
- Crée dans le même dossier du client un volet des
procurations périmées ; - Classe la lettre d'annulation
annexée des documents biffés dans le volet des procurations
périmées.
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