2. Sécurisation des acquisitions des actifs
corporels
Une autorisation d'engagements de dépense (AED) est
émise avec une délégation interne de pouvoirs autorisant
les délégataires à émettre un besoin et proposer
l'achat de biens ou services. La proposition d'engagement des dépenses
doit être incorporée dans le cadre du budget autorise.
La procédure d'achat devrait être
formalisée, autorisée par un expert du service d'achats et
expliquée a tous les utilisateurs participant au
processus9.
Le dispositif de contrôle interne relatif à la
sécurisation de l'acquisition des actifs corporels nécessite les
préalables ci-après :
- L'existence d'une ou des procédures
formalisées régissant l'acquisition des actifs corporels ;
- Une clarification des rôles et responsabilités
dans la validation des acquisitions ;
- Des contrôles formalisés (visas, signatures,
cachets, etc.) sur des documents d'acquisition des actifs corporels ;
- Une séparation claire de tâches dans l'acquisition
des actifs corporels.
De façon pratique, la sécurisation du
sous-processus d'acquisition des actifs corporels devrait intégrer les
étapes suivantes :
1. Vérification de l'existence de lignes
budgétaires relatives aux demandes d'acquisition ;
2. Lancement du processus d'acquisition des immobilisations
via les documents autorisés (bon de commande, facture, bon de livraison,
etc.) ;
9 Bernard et al, (2013)
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Sécurisation des actifs corporels par la mise en place
d'un contrôle interne efficace : Cas de
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3. Enregistrement de l'acquisition de l'immobilisation aussi
bien dans le fichier extracomptable des actifs corporels que dans le
système comptable sur la base de la documentation correspondante
(facture, bon de livraison) ;
4. Réconciliation périodique (de
préférence mensuelle) des acquisitions enregistrées dans
le fichier des immobilisations avec les grands livres comptables.
3. Sécurisation des transferts d'actif
Le transfert des actifs corporels porte sur le
déplacement physique des dits actifs d'une zone géographique
à une autre.
Le dispositif de contrôle interne relatif à la
sécurisation des transferts des actifs corporels nécessite les
préalables ci-après :
- L'existence de procédures formalisées
régissant le transfert des actifs corporels ;
- Une clarification des rôles et responsabilités
dans le transfert des actifs corporels ;
- Des contrôles formalisés (visas, signatures,
cachets, etc.) sur des documents de transfert des actifs corporels ;
- Une séparation claire de tâches dans le transfert
des actifs corporels.
De façon pratique, la sécurisation du
sous-processus de transfert des actifs corporels devrait intégrer les
étapes suivantes :
1. Formalisation et approbation par la Direction ou le Service
demandeur, de la demande de transfert de l'actif corporel ;
2. Vérification par le gestionnaire des actifs corporels,
de la disponibilité de l'actif corporel sollicité ;
3. Mise en oeuvre des procédures de transfert physique de
l'actif corporel d'une zone géographique vers une autre.
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