III. LA SAISIE INFORMATIQUE DES PIECES COMPTABLES
Cette opération consiste à enregistrer les
imputations comptables dans l'ordinateur en fonction des journaux comptables
crées à ce effet. Cette saisie se fait à l'aide d'un
logiciel de comptabilité appelé SAGE.
Ce logiciel permet :
- La création d'un plan comptable,
- La gestion de la comptabilité générale,
- La gestion de la comptabilité analytique,
- La gestion du reporting,
- La gestion budgétaire,
- La gestion des devises,
- Le règlement des tiers, relevés clients et
relevé tiers,
- Le rapprochement bancaire,
- La recherche d'écritures,
- Les éditions des états comptables (grand livre,
balance, journaux, etc.).
Les journaux comptables crées pour la saisie informatique
sont:
- journaux de banque (BOA, CORIS BANK, etc.),
- journaux de caisse (caisse menu dépense),
- journaux des achats,
- journal des opérations diverses,
- journaux de ventes,
- journaux de salaire.
Chaque journal est lié à un code journal.
Comment se fait la saisie ?
La saisie se fait de la manière suivante, on :
- ouvre le fichier de l'entreprise crée auparavant dans le
logiciel ;
- sélectionne la rubrique `'saisie des
écritures'' dans le module traitement;
- ouvre la fenêtre `' journaux de saisie'' et on
sélectionne le journal dans lequel la saisie doit être fait en
tenant compte de la période de saisie.
Exemple :
Pour la saisie des opérations effectuées au moyen
de la caisse, pour la période de janvier de l'année 2021, on
sélectionne Jan 21 CMD (Jan qui représente le mois de janvier, 21
l'année ou l'exercice, CMD Caisse Menu Dépenses code
attribué aux différents journaux), une page s'ouvrira comportant
les éléments suivants.
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Jour
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N° de pièce
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référence
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N° compte
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N° compte
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Libellé
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échéance
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p...
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débit
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crédit
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Chaque écriture saisie n'est véritablement
acceptée par le logiciel qu'après validation du chef de
l'équipe ou de la personne désignée à cet effet.
IV. LA BALANCE PERIODIQUE DES COPMTES :
La balance est définie comme" l'instrument de
synthèse de la comptabilité de l'entreprise avant
l'établissement des états financiers. Il a pour
caractéristique de donner une vue synoptique de tous les comptes de
l'entreprise. C'est un instrument de contrôle qui permet de s'assurer que
la comptabilité de l'entreprise a respecté le principe de la
partie double, et un instrument de lecture pour l'entreprise".
Dans sa présentation courante, pour chacun des comptes
(classés dans l'ordre du plan comptable), la balance fait
apparaître :
- le numéro du compte ;
- l'intitulé du compte ;
- le total des débits ;
- le total des crédits ;
- le solde du compte, qui apparaît dans la colonne «
Solde débiteur » ou « Solde créditeur » selon le
cas.
Un solde est dit « débiteur » si le total des
débits est supérieur au total des crédits, et «
créditeur » dans le cas inverse.
La balance doit être équilibrée,
c'est-à-dire que le total des débits doit être égal
au total des crédits (ou le total des soldes débiteurs doit
égaler le total des soldes créditeurs). Cet équilibre
permet de vérifier que les opérations ont été
correctement enregistrées (en respectant le principe de la partie
double).
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