Rapport de stage licence

PARAGRAPHE III : LE TRAITEMENT DES PIECES COMPTABLES

Le traitement est l'enregistrement des opérations selon un système comptable donné ; il s'agit de l'imputation, la saisie et la validation générale faite par le chef d'équipe ou le chef de département.

Mais qu'est ce une pièce comptable ?quels en sont les types ?

I- DEFINITION ET TYPES DE PIECES COMPTABLES

1. Définition

Une pièce comptable peut être définie comme un document justificatif permettant à la comptabilité l'enregistrement de l'opération. Elle matérialise les faits et actes de la société vis-à-vis des tiers.

Elle constitue donc pour la société, un moyen de preuve sur le plan fiscal, comptable, administratif et commercial. De ce fait elle doit comporter des informations capitales.

2. Les types de pièce comptable

Les pièces de comptables sont de natures diverses. On peut citer :

- les factures fournisseurs,

- les pièces de caisse,

- les avis de débit et de crédit,

- les relevés bancaires,

- les factures clients.

Informations utiles pour reconnaître une pièce comptable

Pièces comptables	Informations utiles
Factures	Date de création, numéro de la facture, nom et adresse du client, désignation de l'opération, numéro IFU et le montant
Chèques	Date de création, numéro, nom du tireur, montant, signature
Pièces de caisse	Date de création, nom du bénéficiaire, numéro, montant

Les pièces comptables subissent un traitement qui comprend plusieurs étapes depuis leur réception jusqu'à leur classement. Il s'agit de l'imputation, de la saisie et de la validation générale faite par le chef d'équipe ou le chef de département

II- IMPUTATION DES PIECES COMPTABLES

Imputer une pièce comptable, c'est enregistrer un flux commercial, économique, ou financier à l'intérieur de compte. Cela se fait soit par une fiche d'imputation ou directement sur la pièce comptable. Elle est faite en conformité avec le plan comptable de la société et par nature de la charge. A l'EXAFI le plan comptable est inspiré du plan comptable SYSCOA et adapté aux activités de la société.

1. Cas des achats

Le SYSCOA distingue trois types d'achat à savoir :

- les acquisitions de biens durables, assimilées à des investissements ou à des immobilisations ;

- les achats de biens consommables ;

- les achats de services.

Comptabilisation d'un achat

L'achat est un contrat verbal ou écrit entre un fournisseur et son client au cours duquel le fournisseur décide de vendre la marchandise à son client moyennant un règlement au comptant ou un règlement à une échéance connue entre les deux parties. Dans ce cas, l'imputation comptable consistera à débiter le compte de charge par le crédit du compte fournisseur ou un compte de trésorerie.

Pour un fournisseur assujetti, on constatera une TVA récupérable.

Exemple d'imputation

Compte d'achat Compte de TVA	Compte fournisseur ou Compte de trésorerie	X Y	X+Y

2. Cas des ventes (prestations de service à BTP)

BTP étant une entreprise de construction de bâtiment, travaux publics, de maintenance et de génie civil, ses clients sont essentiellement :

- l'Etat Malien,

- les organismes non gouvernementaux,

- les sociétés privées, publiques, para public,

- les particuliers et les autres de BTP.

A la suite de l'obtention d'un marché (construction de bâtiments), l'entreprise établit une facture d'exécution totale ou partielle des travaux (décompte).

Cette facture fait ressortir :

- le montant,

- les taux d'exécution,

- la retenue de garantie,

- la retenue pour impôt,

- le net à payer.

Elle permet d'enregistrer un flux commercial, économique ou financier à l'intérieur de compte. L'imputation se fait soit par une fiche d'imputation ou directement sur la pièce comptable. Elle est faite en conformité du plan comptable de la société et par nature de la charge.

Ainsi, à chaque opération de comptabilité, correspond un compte bien précis. Notez que, l'imputation comptable est un prolongement de la saisie comptable. En ce sens que la saisie n'est rien d'autre que la traduction d'une opération en langage comptable, alors que l'imputation se résume à définir le ou les comptes appropriés.

L'imputation comptable n'est pas une question de choix. C'est une obligation faite à tout comptable. En d'autres mots, aucun professionnel du domaine comptable ne peut enregistrer une écriture dans n'importe quel compte de son choix. Il est appelé à respecter la classification donnée par le PCG. Le but poursuivi par cette réglementation est :

ï Une harmonisation des précédés

Les écritures comptables afférentes aux différentes opérations d'une entreprise doivent être bien lisibles et correspondre à des classes appropriées. Cela permettra une efficacité des missions de contrôle et d'audit. La comptabilité a aussi une finalité fiscale : l'administration fiscale gagne en efficience lorsque toutes les entreprises utilisent les mêmes règles et les mêmes normes d'enregistrement comptable.

ï Une automatisation des actions

Les opérations d'imputation comptable sont automatisées sur tous les logiciels de comptabilité. Pour l'enregistrement du journal comptable, le logiciel indique automatiquement le compte approprié à chaque opération, qu'il s'agisse d'une inscription au débit ou d'une inscription au crédit.

Peu importe le type de comptabilité tenu (comptabilité d'engagement, comptabilité de trésorerie, etc.), tous les professionnels sont soumis à l'imputation comptable. Ils doivent imputer toutes leurs opérations dans les classes prédéfinies au niveau de leurs journaux comptables. La technique de l'imputation comptable concerne donc tous les industriels, les commerçants, les artisans, les  professions libérales et les entreprises agricoles. Elle devra être réalisée par une personne compétente et habilitée à tenir les comptes de l'entreprise, donc soit par le chef d'entreprise lui-même, ou soit par ses équipes comptables ou par un expert-comptable. Leur comptabilité doit respecter les règles du plan comptable.

Il faut avant tout connaître les comptes auxquels les imputations seront attribuées. En clair :

· identifier la nature de l'opération: à chaque type d'opération (achat de fourniture, vente de véhicule de société, paiement de loyers ...) correspond un compte spécifique. Exemple, les comptes 60 correspondent à des opérations d'achat.

· sélectionner le compte approprié: dans le plan comptable, les comptes de bilan donnent une indication sur le patrimoine de l'entreprise (ce sont les comptes de la classe 1 à 5). Les comptes de  gestion traduisent le résultat réalisé sur une période ou exercice comptable (classes 6 et 7).

· traduire le mouvement du compte: après la sélection du compte approprié, il faut passer l'écriture du compte dans le bon sens (au débit ou au crédit). C'est faire le mouvement du compte. Chaque mouvement confère une signification différente suivant la nature du compte (compte de gestion ou compte bilan.