5. Les documents de gestion de
stock
Pour une gestion saine des stocks, les gestionnaires de stocks
exploitent certains documents dont les plus utilisés sont :
a- Le Bon de Commande (BC)
Le Bon de commande est le document que le client adresse
à son fournisseur dans le cadre d'une commande. Dans le secteur
pharmaceutique, c'est le document qui initie réellement le processus
d'approvisionnement ; et comporte principalement la
référence, la désignation exacte, la quantité et la
qualité des produits à acheter.
b- Le Bon de Livraison (BL)
Le bon de livraison permet de justifier la livraison des
produits par le fournisseur et l'enlèvement par le client. Les
données présentes sur le BL devront être confrontées
à celles du BC ainsi qu'aux produits eux-mêmes.
c- La fiche de stock
La fiche de stock est tenue par l'agent responsable de la
gestion des stocks. Elle permet de suivre le mouvement des entrées et
sorties des produits, de connaître à tout moment le niveau
théorique des stocks, de suivre la consommation de chaque produit. En
générale, cet outil permet de prévoir les quantités
à commander. Cette fiche est électronique et immédiatement
mise à jour à chaque entrée et à chaque sortie.
d- La fiche d'inventaire
Elle est un outil de contrôle du stock qui
permet :
- De connaître la situation physique du stock,
- D'évaluer le stock en prix d'achat
- D'évaluer les pertes en produits
périmés ou endommagés.
L'inventaire consiste donc à compter tous les produits
présents dans le stock.
e- Le registre des produits hors
d'usage
Il sert à comptabiliser mensuellement les produits que
l'on sort du stock pour cause de péremption ou de
détérioration.
La tendance est à l'informatisation des outils, ce qui
facilite leur remplissage en temps réel. En l'absence de logiciels
robustes et régulièrement mis à jour, l'utilisation
d'Excel peut s'avérer untrès bon compromis.
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