Conception et réalisation d'un progiciel de gestion intégré des activités scolaires et administratives de l'ITIMA

Conclusion

Notre chapitre a été consacré à l'éclaircissement de certains concepts relatifs au système d'information en abordant également la relation entre système d'information et

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système informatique. Nous avons conclu le premier point de ce chapitre en parlant de l'impact du système d'information dans l'entreprise. Nous avons compris que le « système d'information (SI) est pour toute entreprise un élément absolument vital »⁴⁰ qui mérite une attention particulière de sa conception à sa gestion.

Outre ce point, nous avons abordé la notion de progiciel de gestion intégré. Nous pouvons retenir que l'évolution des PGI a connu un progrès énorme ces dernières années, et cela présente de gains managériaux importants. Un des intérêts majeurs des PGI est, en effet, leur capacité potentielle à changer l'organisation en lui apportant une meilleure intégration. Le référentiel unique sur lequel ils sont construits, l'interconnexion automatique des modules qui les composent, l'optimisation et la bonne articulation des processus automatisés qu'ils proposent, constituent en effet une offre attirante pour ceux qui rêvent de mieux maîtriser l'activité de leur entreprise grâce à un système d'information cohérent et performant.

⁴⁰Laurent BLOCH et Christophe WOLFHUGEL, Sécurité informatique. Principes et méthode à l'usage des DSI, RSSI et administrateurs, 2^e édition, Eyrolles, Paris, 2009, p.7.

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TROISIEME CHAPITRE : PRESENTATION DU MILIEU

D'ETUDE

Dans ce présent chapitre, nous allons présenter le milieu principal de notre étude. Signalons qu'il est impérieux d'élucider les conditions aussi bien historiques, géographiques que fonctionnelles de l'entreprise qui nous fournit des éléments nécessaires à la mise au point de notre projet. En d'autres termes, ce chapitre se veut être un outil qui donne une vision globale et synthétique de l'entreprise qui est notre maitrise d'ouvrage. Ici, nous avons développé plus l'aspect fonctionnel et organisationnel de l'IITIMA. En plus de cela, nous l'avons présenté dans son aspect historique et géographique et structurel. Il sied de signaler aussi qu'au bout de ce chapitre nous avons passé à l'analyse de l'existant pour détecter certaines failles en vue d'en proposer une solution adéquate.

III.1. Dénomination du milieu d'investigation

Notre recherche s'est effectuée au sein de l'Institut Mahamba, reconnu sous l'abréviation ITIMA qui signifie Institut Technique Industriel Mahamba.

III.2. Situation géographique

L'Institut Mahamba fonctionne en province éducationnelle Nord-Kivu II, en ville de Butembo, Commune Kimemi, quartier Bwinyole, cellule Mahamba, N^o1.

III.3. Historique⁴¹

L'Institut Technique Industriel Mahamba est une école secondaire d'enseignement technique. C'est une école conventionnée catholique située en paroisse VUTETSE/BASE, en diocèse de Butembo-Beni. L'ITIMA est géré par la congrégation des Augustins de l'Assomption. C'est en 1985, sous l'inspiration de Monseigneur Bernard SOKONI LUSENGE, alors curé de la paroisse Cathédrale, que fut conçu le projet d'ouverture d'une école secondaire dans le secteur de Bulema.

Le terrain de Mahamba fut acquis grâce à la facilitation de Monsieur KIGOTSI, d'heureuse mémoire, alors président du comité des parents des élèves de l'Institut Kambali. Ensuite, un bâtiment en matériaux semi-durables fut érigé grâce au soutien matériel de l'Assomption et la main d'oeuvre populaire locale. Ce fut l'implantation concrète de l'Institut Kambali extension de Mahamba. Ce bâtiment accueillit en son sein 93 élèves dans deux classes du cycle d'orientation.

⁴¹ Archives de l'ITIMA.

En 2002-2003, l'ouverture de la troisième classe d'électronique a marqué un tournant décisif dans la formation de l'institut Mahamba et ses 4 premiers lauréats ont réussi en 100%

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En l'année scolaire 1989-1990, l'Institut Mahamba a fonctionné en tant qu'école privée avec seulement le cycle d'orientation. L'année 1990-1991 a été marquée par l'ouverture d'une troisième classe d'électricité et le dédoublement de la classe de première C.O pour répondre aux exigences de l'effectif toujours croissant. L'école comptait dès lors quatre classes et un effectif de 230 élèves, dont 79 filles avec un personnel de 7 agents y compris le préfet. Au courant de la même année scolaire, l'école a reçu son arrêté d'agrément ministériel sous le titre MINE PSP/CAB MIN 001/00564/90 du 25/07/1990. L'école a reçu l'autorisation d'organiser la Section industrielle avec les options électricité, mécanique générale de niveau A2. Mais il faut signaler qu'en 1991-1992, l'institut Mahamba s'est heurté à une difficulté d'ouvrir la classe de quatrième Electricité faute de matériel et de bâtiment.

En 1992-1993, grâce à la prise en charge de la construction par l'Assomption, la classe de quatrième Electricité a été ouverte. Les élèves de troisième se repartirent alors dans les écoles environnantes. L'école a acquis la mécanisation sous le N^o61.0133, l'équipement de la bibliothèque ainsi que le début de la permanence des chefs d'établissement. En effet, depuis son ouverture, l'école était dirigée par les révérends frères stagiaires après leur cycle de philosophie à Bulengera en attente de poursuivre le cycle de théologie, et chacun avait un mandat d'une année à la préfecture.

En 1993-1994, le numéro matriculé/SECOPE de l'ITIMA a changé en 6117599. Il a également bénéficié du premier subside de l'Etat. En 1994-1995, l'ITIMA présente ses premiers candidats à l'examen d'Etat, dont 6 ont satisfait soit 66,6 % en électricité générale.

C'est au cours de l'année scolaire 1995-1996 que connaîtra l'ouverture de la troisième mécanique générale. En 1997-1998, la quatrième année mécanique automobile cycle court a ouvert sa porte. En 1998-1999, l'ITIMA a représenté ses 5 premiers candidats mécaniciens généralistes à l'examen d'Etat ; résultat 5/5 réussites soit 100%, et ses 17 candidats mécaniciens automobilistes cycle court au jury provincial ; réussite 13/17 soit 76,4%.En 2001-2002, l'ITIMA a connu l'installation du CEFIMA (Centre de Formation en Informatique de Mahamba) qui a été transplanté à Kambali en 2003-2004 pour devenir CEFIA (centre de formation en informatique de l'Assomption). Le garage servant à la pratique professionnelle des élèves de mécanique automobile a été également ouvert au public. En fin, cette même année, l'école est devenue le centre d'Examens d'Etat BUTEMBO II.

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en 2005-2006. En 2006-2007, l'ouverture de la troisième Imprimerie a enrichie l'institution et les 5 premiers candidats à l'examen d'Etat ont satisfait en 3/5 soit 60% en 2009-2010.

+ Les chefs d'établissement

L'Institut Technique Industriel Mahamba (ITIMA) a, depuis son existence en tant qu'école autonome, connu neuf chefs d'Etablissement pour présider sa destinée.

ANNEE	NOMS
1990-1991	Révérend Frère MBUSA SIVENDIRE Omer
1991-1992	Reverend Frère KAMATE KASYAKULU Omer
1992-1993	Révérend Frère MASUMBUKO SALIBOKO
1993-1994	Révérend Père MALEMBE LUSENGE Oswald
1994-1998	Révérend Frère MATHE KAMBIBAYA Jean-Baptiste
1998-2002	Monsieur KASEREKA KAVUGHE ISENGOMA
2002-2009	Monsieur SINDANI MUSEMA Jean-Marie
2009-2012	Révérend Père NDOVYA KAKULE Thomas
2012 à nos jours	Révérend Père NDOVYA KIBONGE Eloïse

Tableau 7: Préfets de l'Institut Industriel de Mahamba
Source : Archives de l'ITIMA

III.4. Difficultés éprouvées

Comme toute institution vivante et évolutive, l'Institut MAHAMBA a été confronté aux difficultés d'ordre humain, matériel, infrastructurel et financier dont certaines ont été jugulées au cours de son progrès historique alors que d'autres ont persisté jusqu'à nos jours. En effet, l'élan initial des pionniers de notre chère école s'était heurté aux multiples défis dus notamment à la carence des professeurs techniciens résidents et à l'insuffisance des matériels d'équipement technique. Ce qui a contraint les premiers dirigeants à recourir aux professeurs visiteurs, parfois très capricieux, et à une véritable débrouillardise en attendant le coup de pouce des pères A.A. aux côtés des parents d'élèves.

En plus, l'absence de desserte en eau et en énergie électrique devait aggraver les tâtonnements du début dans une école technique. Aussi, on ne saurait taire à présent les effets troublants de deux cas fortuits, à savoir le meurtre inopiné de la sentinelle KONGO par des inciviques et la destruction du grand atelier par l'ouragan. Plus encore, de jours beaucoup de

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contraintes continuent à défier la bravoure de tous les partenaires de l'éducation au sein de l'Institut MAHAMBA⁴².

Aussi est-il que l'absence de l'énergie électrique suffisante et permanente ; l'absence de moyen de déplacement adéquat pour le personnel dirigeant et enseignant, voire le moyen de transport en commun pour les élèves ; l'absence de chapelle, de salle de professeurs et de bureaux confortables et l'insuffisance du nombre d'agents immatriculés et payés par l'Etat, l'insuffisance de manuels de cours et de matériels didactiques appropriés à la nouvelle approche par compétence ont constitué de majeurs empêchement d'accroissement de cette école.

Toutes ces entraves ont poussé les autorités de cette école à repenser les modes et les niveaux d'interventions selon les atouts et le savoir-faire, afin de capitaliser les acquis du processus d'implantation et de rayonnement de cette oeuvre grandiose.

III. 5. Structure actuelle

Aujourd'hui, l'ITIMA fonctionne avec 28 classes réparties en secondaire général et cinq options techniques dont l'Electricité générale, la Mécanique générale, l'Electronique générale, l'Imprimerie, et la Mécanique automobile cycle court (se convertissant progressivement en cycle long par le nouveau programme Référentiels en Approche par compétence APC).Le personnel actuel de l'ITIMA se compose de 61 agents dont 2 administratifs, 49 professeurs, 4 ouvriers et 6 journaliers.

III.6. Fonctionnement de l'Entreprise

L'Institut Technique Industriel de Mahamba fonctionne avec le préfet à la tête, le comptable, qui fait le compte rendu au préfet journalièrement. L'amortissement de matériels pour l'ITIMA est de deux pourcent par trimestre (2%/T).

En outre, les frais scolaires sont fixés par rapport au différent niveau des personnels au sein de cet institut : Les D6 qui peuvent recevoir par exemple cent quatre-vingt dollars (180$).

180 x 6 x 12mois

Ce qui nous renvoie à la formule suivante :
	Nbres élèves

Signalons que 180 est le salaire de l'enseignant ; 6 le nombre de D6 ; 12 mois de l'année complète et _Nbresélèves inscrits. Pour les gradués et les licencies, la formule reste la même. En plus des salaires des enseignant, ils ont aussi d'autres frais comme :

1) Frais de construction.

⁴²Archives de l'ITIMA.

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2) Frais de redevance.

3) Frais technique qui est donner par le gouvernement ce frais concerne seulement les élèves à partir de Troisième année (3^è)

4) Les cinq dollars que l'élève paye par ans pour la coordination

5) Et frais divers qui ne sont pas dans le frais scolaire, ce frais est payé seulement au début de l'année : ce frais sert par exemple pour : - la culture, - la fête patronale, - l'excursion, etc.⁴³.

III.7. Services ou domaines organisés

L'Institut Mahamba organise les services suivants : La préfecture, la direction des études, la comptabilité, le secrétariat, la direction de discipline, le laboratoire informatique, le laboratoire de l'imprimerie, les ateliers (électronique, électrique, mécanique), la bibliothèque, le magasin, le garage⁴⁴.

III.8. Mission, visions et objectifs

L'Institut Mahamba a pour mission de former les jeunes intègres capables de contribuer au développement du milieu local de Butembo, en particulier et du pays en général, selon l'esprit du fondateur des Augustins de l'Assomption, le Père Emmanuel D'Alzon. En fait, selon ce dernier : « l'éducation n'est pas une pure théorie ; elle est avant tout, un enseignement pratique de tous les jours et de tous les instants »⁴⁵.

⁴³Archives de l'ITIMA. ⁴⁴Idem.

45Idem.

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II.9. Structures fonctionnelles et organisationnelles III.9.1. Organigramme

PREFET DES ETUDES

DIRECTEUR DES
ETUDES

Enseignants

Direction de discipline

Bibliothèque

Personnel Ouvriers

Garage

Atelier

Laboratoire

Magasin

Comité des élèves

Figure 5: Organigramme de l'ITIMA

Source : Archives de l'ITIMA

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III.9.2. Description des différents services⁴⁶

Dans cette partie, nous présentons, de façon brève, chaque service organisé au sein de l'institut Mahamba :

a) La préfecture : Elle l'instance supérieure au sein de l'Institut Mahamba, dirigée par le préfet des études. Il est le seul à prendre des décisions face à des différentes situations qui exigent ou nécessite sa compétence.

b) La direction des études : Dirigée par le proviseur. Ce dernier est suppléé par le préfet.

c) Le secrétariat : Structure tenu par le secrétaire ; il sert d'intermédiaire entre les différents services de l'institution.

d) La comptabilité : La comptabilité est gérée par un comptable. Ce service joue un grand rôle pour un bon fonctionnement de l'école du point de vue financier.

e) La bibliothèque : Espace où les élèves se procurent des connaissances par la lecture des différents ouvrages qui y sont rangés.

f) Le laboratoire : Le laboratoire sert à lier la théorie apprise en classe à la pratique moyennant des ordinateurs et autres équipements. L'Institut Mahamba dispose deux laboratoires informatiques.

g) Le magasin : C'est l'endroit où sont déposés les différents matériels pour les différentes pratiques. Parmi ces matériels on peut citer : les fils électriques, les lampes, le stabilisateur, les ordinateurs endommagés... rangés sur les étagères.

h) L'atelier : c'est un endroit où les élèves effectuent les différentes pratiques.

i) La direction de discipline : C'est le service présidé par le directeur de discipline (DIDI) qui sanctionne les élèves indisciplinés. Il intervient pour maintenir l'ordre et le travail dans la discipline.

j) Le corps professoral : composés des différents enseignants qui dispensent différents cours dans une vingtaine de classes existantes à l'ITIMA. Ce corps professoral est présidé par le doyen des professeurs.

k) Le personnel ouvrier : composé des personnes qui s'occupent de l'entretien de l'institution et autres travaux accessoires.

l) Comité de parents : ce comité est composé des représentants de parents des élèves inscrits à l'Institut Mahamba. Il joue le rôle de porte -parole de tous les parents devant les autorités scolaires.

⁴⁶Archives de l'ITIMA.

La gestion de paie des frais scolaires se fait par le comptable de l'Institut. Son rôle est de percevoir les frais auprès des élèves. Signalons que les frais sont fixés par l'ensemblée des

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m) Comité des élèves : composé des représentants des élèves. Dirigé par le président des élèves. Ce comité sert de pont entre les autorités scolaires et les élèves et vis-versa.

En bref, toutes les options organisées à l'Institut Mahamba offrent des services dans le cadre de la production technique en vue de l'autofinancement. Par exemple, les élèves électriciens, pendant leurs séances d'atelier, font le rebobinage ou peuvent être sollicités pour des installations domestiques. Les électroniciens font des réparations des onduleurs, radio, TV, ... pendant que les automobilistes font la réparation des véhicules, les mécaniciens font l'ajustage, la soudure et divers montages mécaniques. En fin les élèves imprimeurs se réservent la configuration de système et des petits logiciels, la conception graphique et tout ce qui a trait à l'imprimerie.

III.10. ANALYSE DE L'EXISTANT

L'objectif de cette étape consiste à faire ressortir toutes les anomalies, pour tenter d'étudier les causes profondes et chercher des solutions adéquates. Cette étude porte sur les sous-ensembles respectifs et permet une conception globale tout en autorisant la description détaillée de certains points sensibles. En d'autres termes, cette section essaie de retracer d'une manière claire le fonctionnement actuel du système d'information de l'Institut Technique Industriel MAHAMBA en ce qui concerne la manière dont elle assure la gestion de son ensemble du système d'information. Quant à ce qui nous concerne, les sous systèmes de cet ensemble comprend la gestion des inscriptions, de personnel, le paiement de personnel, le magasin des matériels, la perception des frais scolaires, la bibliothèque, la présence des enseignants ainsi que le brassage des élèves.