II.10.1. De la gestion des inscriptions
Les documents utilisés pour les inscriptions à
l'Institut MAHAMBA sont entre autres le registre d'inscription par an, le
palmarès des autres écoles en vue de vérifier si le
candidat à satisfait dans son école d'origine. A l'inscription,
le candidat présente un dossier complet qu'on contrôle chez le
proviseur. Il est à noter que cette activité se fait encore
manuellement alors que par an cette école inscrit un minimum de 500
élèves et son effectif actuel est de 1200 élèves. A
l'issu des inscriptions, les données sont informatisées au niveau
du secrétariat.
II.10.2.La gestion de paiement des frais scolaires
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parents représentée par un comité de
gestion. Chaque élève est muni d'une fiche perception à
chaque mouvement de paiement et le comptable enregistre ces frais dans un
cahier de perception. Bien qu'ayant un outil de perception des frais scolaires
sur son ordinateur, le comptable ne l'utilise pas à temps réel et
se contente d'entrer les données apres le service. C'est ainsi qu'encas
d'urgence, il lui est difficile de répertorier les cas litigieux.
II.10.3. Gestion de la bibliothèque
Les retraits et les remises au sein de la bibliothèque
sont contenus dans des cahiers de retraits annuels, journaliers tandis que les
ouvrages et les planches (cartes) matériels didactiques sont
enregistrés dans un registre. Le travail du bibliothécaire est
fastidieux car les recherches et la mise à jour des documents papiers
sont des véritables casse-tête.
II.10.4. Magasin des matériels
Le magasin est géré par un magasinier dont le
rôle est d'enregistrer les retraits et remises journaliers des
matériels. En son sein, il a un registre dans lequel il enregistre les
nouveaux équipements, matériels et outils à l`usage des
élèves en plus d'un cahier de retraits pour les enseignants. Vu
que l'école possède beaucoup des matériels techniques, il
a été constaté une difficulté quant à ce qui
concerne les inventaires à la fin de l'année. Certains
matériels sont cachés à bon état bien même
ils sont déjà perdus. D'où la nécessité
d'automatisé la gestion de ce magasin en vue d'un suivi rigoureux des
matériels et équipements de l'ITIMA.
II.10.5. Présence des enseignants
Les présences et absences et des enseignants sont
contrôlées par le proviseur dans un cahier de présences
déposé chaque matin dans la salle de professeurs. Les enseignants
y mentionnent leur heure d'arrivée et de sortie. Un tel système
ne permet pas de vérifier la présence d'un enseignant car ce
dernier peut viser la présence sans s'être présenté
en classe.
II.10.6. De la gestion de paiement des
enseignants
Les enseignants à l'Institut Mahamba sont payés,
une partie par l'Etat et une autre par les parents. Ceux qui sont payés
par l'Etat reçoivent des notifications à partir de la RawBank
à travers Airtel. Au niveau de l'école, les enseignants sont
payés sur base de leur grade pas sur base de la charge horaire. Chaque
paiement de salaire au niveau de l'école est enregistré dans un
registre de paiement et puis sur la feuille de paie de chaque enseignant. C'est
le préfet qui
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déclenche le paiement sur base des perceptions au
niveau de la comptabilité. Le préfet vérifie le registre
de perception en vue déterminer la part des enseignants.
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