CHAPITRE II : ANALYSE
Pour mieux comprendre le fonctionnement du système de
communication de l'ASAPSU, il incombe de faire une analyse, mieux un diagnostic
afin d'en déceler les insuffisances.
I- DIAGNOSTIC
I.1-Diagnostic interne
Notre diagnostic portera sur les supports existants et les
occasions de communiquer.
I.1.1-Analyse de supports existants
Les supports de communication à ASAPSU sont le tableau
d'affichage, le réseau téléphonique, les notes de service
et les comptes rendus des réunions.
I.1.1.1- Le tableau d'affichage
Au nombre de trois (3) à son siège et d'un (1)
dans chaque structure représentative, les tableaux d'affichage sont
utilisés pour faire passer toute sorte d'information relative à
ses membres. L'on se sert des portes, à défaut, comme support
d'affichage des informations. Il est aussi à noter que la
majorité des informations affichées ne portent pas de sceau de la
direction, au risque de voir véhiculer des informations non authentiques
et au pire des cas, des tracts révolutionnaires.
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L'importance de la communication dans une structure
humanitaire : cas de l'ASAPSU
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2012-2013
I.1.1.2 Le réseau téléphonique
Chacune des structures représentatives est
reliée au siège par une ligne de téléphone au bout
de laquelle se trouvent des secrétaires qui déterminent les
informations nécessaires à tout renseignement. Les agents mobiles
ont des téléphones portables qui leur permettent de joindre ou
d'être joints à tout moment que cela est nécessaire.
I.1.1.3-Les notes de services
Elles sont adressées aux salariés par les
responsables pour donner les ordres de mission, la convocation des
réunions ou même pour véhiculer d'autres types
d'informations.
I.1.1.4-Les comptes rendus de réunions.
Ils sont généralement faits par le
Secrétaire Général de l'Association sous forme de
procès verbaux (P.V) après chaque réunion.
Les trésoriers quant à eux rendent compte au
Conseil d Administration.
I.1.2-Recensement des occasions de communication.
Au sein de l'Association, les occasions de communication de
communiquer sont de deux ordres : les unes formelles et les autres
informelles.
I.1.2.1-Les occasions de communiquer formelles. Nous avons dans
cet ordre :
- Les réunions du conseil d'Administration : elles se
tiennent tous les trois (3) mois au moins et toutes les fois qu'elles sont
convoquées par le tiers (1/3) de ses membres.
- L'Assemblée Générale ordinaire : Elle
se réunit une fois par an en session ordinaire et en session
extraordinaire pour les affaires urgentes.
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GBOLO NAGOUHO ROSEMONDE Rapport de stage de BTS
2012-2013
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2012-2013
- Les réunions de service : elles sont tenues par
rapport au programme de chaque service. Les jeudis sont les jours de
réunions du directeur avec les différents chefs de service.
I.1.2.2-Les occasions de communiquer informelles ou
parallèles.
Non réglementées elles concernent les
échanges et rencontres qui ont lieu par occasion. Ainsi, nous avons :
- Le dialogue social : vécu au quotidien, il est
établi entre tout le personnel. - Les cérémonies de
bienvenue : elles sont organisées pour permettre une bonne
intégration sociale des nouveaux membres de l'association.
-Les fêtes de fin d'année : elles sont rarement
organisées. I.2-Diagnostic externe
Le diagnostic externe portera sur les relations de l'ASAPSU
avec l'extérieur et son identité visuelle à travers
certains éléments qui permettent sa communication avec
l'extérieur. On peut entre autres citer le logo, les voitures de
services, l'accueil téléphonique, l'adresse postale, l'adresse
électronique, l'architecture et les autres types de supports.
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