I.3. les systèmes manuels
Un système manuel, certes plus facile à
comprendre, est le moyen le plus sujet à erreur et le plus inefficace de
stocker et d'extraire des données financières. Il se prête
à des abus et à la fraude, à des erreurs
mathématiques et à la perte d'informations du fait d'un mauvais
stockage, et ne permet de produire de rapports qu'au bout d'un temps
considérable et moyennant d'énormes ressources humaines.
Enfin, ce type de système ne permet pas facilement de
procéder à une analyse statistique des tendances et de leurs
causes. Et le plus important c'est qu'il offre une réduction très
importante des coûts de gestion de l'information.
Pour une organisation ayant un fort volume d'activité,
une base de données informatisée est de loin
préférable. Beaucoup d'organisations, d'entreprises et
d'établissement utilisent encore des systèmes manuels, mais la
plupart d'entre elles informatiseraient immédiatement leur
système si elles pouvaient assumer le coût de cette
opération, avaient le personnel compétent requis et pouvaient se
procurer des logiciels répondant à leurs besoins.
Au fur et à mesure que la technologie de l'information
s'améliorera, que le coût de l'informatisation baissera, que le
volume de leurs opérations augmentera et que la concurrence
s'intensifiera et, partant, favorisera les organisations qui ont plus
facilement et plus rapidement accès à l'information, elles
éprouveront de plus en plus la nécessité de passer d'un
système manuel à un système informatisé.
Informatisé non systèmes d'information c'est
utiliser les nouvelles technologies de l'information et de communication, c'est
tirer profit du développement rapide des solutions informatiques et
s'adapter au changement et à l'évolution pour pouvoir
résister à la concurrence et garder vie et pourquoi pas
être compétitif et se développer.
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I.4. Définition et interaction avec les autres
systèmes d'une organisation
Toute organisation comporte trois systèmes distincts en
interaction : le système de pilotage, le système opérant
et le système d'information ; ce dernier constituant le lien dynamique
entre les deux premiers. Les relations entre les trois systèmes peuvent
être schématisées comme suit :
Flux de données entrantes
Information Mémorisée
Information à Mémoriser
Système d'information
Système de pilotage
Système opérant
Information Mémorisée
Information mémorisé
Flux de données sortantes
a) Le système de pilotage
Le système de pilotage définit les missions et
les objectifs, organise l'emploi des moyens, contrôle l'exécution
des travaux. Il assigne des objectifs à l'organisation, analyse
l'environnement et le fonctionnement interne à l'organisation,
contrôle le système opérant. Il est relié aux autres
systèmes par des flux d'informations internes.
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