I.2. Définition du système
d'information
Un système d'information est un ensemble
organisé de ressources qui permet de collecter, regrouper, classifier,
traiter et diffuser de l'information sur un environnement donné.
L'apport des nouvelles technologies de l'Information est à l'origine du
regain de la notion de système d'information4.
Vu le rôle primordial que joue l'information dans cette
nouvelle ère ( ère de l'information toute organisation quelle
qu'elle soit, doit consacrer une partie de son effort et de son activité
à récolter, traiter, stocker et diffuser l'information issue de
son propre fonctionnement dans le cadre de ce qu'on appelle système
d'information.
C'est la tâche principale du système
d'information, qu'on va tenter de définir dans les pages qui suivent.
Pour introduire d'une manière un peu formelle le
concept de système d'information, on va recourir à ce qu'on
appelle la vision systémique d'une entreprise.
On distingue d'abord le système opérant
où les produits finaux sont fabriqués à partir d'une
certaine matière première. On réduit l'organisation
à une sorte d'usine, qui travaille sur la matière première
pour fournir un produit final.
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Toute organisation est pilotée par une direction, une
équipe dirigeante. Ce système de pilotage a pour mission de
conduire l'organisation vers des objectifs qui lui sont fixés, et de
vérifier que ces objectifs ont bien été atteints. Ce qui
nécessite souvent un contrôle continu du fonctionnement du
système opérant et d'éventuelles modifications
(recrutement, investissement, nouveaux développements...) à
apporter au système opérant.
Parallèlement donc au flux physique, il y a un flux de
décision.
Ce flux correspond aux décisions prises par la
direction de l'organisation pour que celle-ci fonctionne dans les meilleures
conditions et puisse atteindre ses objectifs. Et toute organisation est soumise
à des contraintes extérieures et intérieures qui
contraignent son action et l'empêche d'évoluer librement.
Et c'est dans ce contexte qu'apparaît le système
d'information. Ce sous-système de l'organisation s'occupe de
récolter l'information, de la stocker, de la traiter et de la diffuser
dans le système opérant et dans le système de pilotage.
Dans le système opérant, cette information va permettre à
celui-ci de fonctionner. Car chaque individu et chaque tâche ont besoin
d'être informés sur le flux physique qui la traverse.
En général, cette information est très
détaillée, ne concerne qu'un petit élément de
l'organisation, et elle est tournée vers le présent.
Dans le système de pilotage, l'information va permettre
à celui-ci de prendre les bonnes décisions en étant
constamment informé de ce qui se passe dans le système
opérationnel.
Cette information a tendance à être très
synthétique, elle concerne une grande partie de l'organisation (si ce
n'est toute l'organisation, tel que le Chiffre d'Affaire annuel), et elle est
tournée vers le passé et/ou le futur.
La tâche principal du SI est donc de fournir un flux
d'information qui d'une part, reflète le plus fidèlement possible
le flux physique, et d'autre part fournit au système opérationnel
les éléments nécessaires pour son fonctionnement quotidien
et au système de pilotage les éléments nécessaires
à une prise correcte de décision.
Ainsi, le flux d'information est une image du flux physique.
Il représente sous une forme plus ou moins réduite, tous les
événements survenus dans le système opérant ainsi
que tous les éléments d'information qui permettent de traiter ces
événements.
Cette image est forcément une réduction de la
réalité, elle ne concerne que les aspects pertinents ayant une
incidence et/ou un rôle dans le fonctionnement de l'organisation.
Plus précisément, on dit que dans le SI il y a
des modèles de la réalité organisationnelle. Ces
modèles ont été construits par ceux qui mettent en place
le SI, on parle de la conception d'un SI.
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La validité et la pertinence de ces modèles sont
indispensables au fonctionnement du SI lui-même, et elles garantissent la
qualité de l'information fournie.
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