Organisation et fonctionnement d'un service comptable au sein d'une entreprise publique. Cas de l'office des routes sud Kivu.

2. Les différents livres comptables de l'office des Routes

Vu le volume de l'activité comptable de l'Office des Routes, cet établissement utilise neuf journaux comptables qui sont subdivisés en journal monnaie local et en monnaie étrangère pour l'enregistrement des données. Grâce à ceux journaux, l'établissement arrive à produire le grand livre, les états financiers aussi bien les états annexes.

Les différents journaux sont :

1. Le journal des liaisons internes

Il enregistre toutes les opérations relatives aux transactions effectuées entre les unités de l'Office des Routes ainsi qu'avec la Direction Générale. Il existe deux journaux des liaisons internes : l'un en monnaie local CDF et l'autre en monnaie étrangère (Devise).

a. Le journal des liaisons internes entrées (LIE)

C'est un journal qui enregistre les opérations entre deux unités de l'OR dont l'unité qui passe les écritures dans le journal est la réceptrice du document.

b. Le journal des liaisons internes sorties (LIS)

C'est un journal qui enregistre les opérations entre deux unités de l'OR dont l'unité qui tient ce journal est l'initiateur du document justificatif et expéditeur au destinataire.

2. Les journaux des achats

Ces journaux enregistrent toutes les opérations d'achats effectués par l'office des routes. Ils ont un compte principal mouvementé, le compte fournisseur qui est crédité par le débit des comptes des charges ou des comptes de stocks.

Aussi, il y a le journal des achats en CDF et en RME.

3. Le journal financier

Dans ce journal, on distingue les journaux financiers de caisse et les journaux de banque. La procédure d'enregistrement est la même pour tous les journaux financier.

a. Journal de caisse

On distingue le journal de caisse en CDF, en RME et le journal de caisse sociale.

Le journal de caisse en CDF enregistre les opérations d'entrée et de sortie des fonds de la caisse en Francs congolais. Toutes écritures doit être appuyer par une pièce justificative. Une écriture de décaissement qui n'a pas de pièce justificative est supposée n'avoir pas eu lieu. Le solde de caisse dans le journal doit correspondre aux espèces en caisse dans le coffre-fort.

En ce qui concerne, les deux autres journaux de caisse, l'enregistrement suit les mêmes principes sauf que la différence réside sur la monnaie utilisée pour la caisse en devise et que la caisse sociale n'enregistre que les opérations des prêts accordés aux agents. Ce dernier est une caisse tenue en devise. Le compte principal ici est le compte caisse, qui est débité pour les entrées des fonds à la caisse et crédité pour les sorties.

b. Le journal de Banque

Il y a une particularité parce que pour chaque compte bancaire, on ouvre un journal particulier. Comme la Direction provinciale à trois comptes bancaires, il est ouvert aussi trois journaux de banque, à savoir :

- Le journal BIAC ;

- Le journal BIC ;

- Le journal TMB ;

- Le journal RWABANK.

La procédure d'enregistrement est la même pour tous les journaux et est identique à celle de la caisse.

4. Le journal des consommations internes

Est un journal dans lequel sont enregistrées les opérations des consommations des matières et fournitures, des emballages pour les besoins internes de l'entreprise en rapport à son fonctionnement normal. Il existe la consommation en devise et en francs congolais dont les codes se différent pour chacun d'eux.

5. Le journal des opérations diverses (O.D.)

Dans ces journaux, il est enregistré les opérations qui ne sont pas enregistrés dans les journaux ci-dessous. Ces journaux sont au nombre de quarte, qui sont :

- Journal des opérations diverses ordinaires en CDF ;

- Journal des opérations diverses de paie (OD salaire) ;

- Journal des opérations diverses de réouverture ;

- Le journal des opérations diverses ordinaires en RME.

a. Journal des opérations diverses ordinaires en CDF

Il est inscrit dans ce journal, les opérations de correction d'écriture, des amortissements et des provisions, des états de paie, etc.

Le paiement de la créance s'effectue dans le journal de caisse, le journal des OD se limite seulement à enregistrer la créance des agents sur l'entreprise.

b. Le Journal des opérations divers ordinaire en devises

La procédure est la même comme dans le journal des OD en CDF sauf que les opérations faites en devise sont enregistrées dans le journal des OD en devise.

c. Le journal des opérations diverses de paie ou O.D salaire

C'est un journal qui n'enregistre que les opérations relatives au paiement des salaires des agents.

d. Le journal des opérations diverses de réouverture

C'est un journal qui enregistre les opérations de réouverture des comptes au 1^er janvier. Les opérations sont passées une fois seulement et la pièce justificative est la balance d'ouverture au 1^er janvier de l'année en cours.

On débite dans ce journal les comptes présentant le solde débiteur au 31 Décembre de l'année précédente par le crédit des comptes accusant des soldes créditeurs. Les comptes de gestion étant déjà soldés dans le tableau de formation de résultat.

6. Le journal des ventes

L'Office des Routes en général n'a pas un objectif commercial ; mais il lui arrive de vendre des biens et des services au public tel que des mitrailles, locations véhicules, locations bâtiments, etc.

A cela toute opération de vente est enregistrée dans le journal des ventes qui comprend aussi le journal tenu en CDF et le journal en RME.

Les livres comptables ou les documents qui en tiennent lieu, ainsi que les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans à l'Office des Routes. (Livres, balances, journaux, pièces comptables, etc.)

Les états financiers annuels de l'Office des Routes

Selon l'article 8 de l'Acte uniforme relatif au droit comptable OHADA montre que les états financiers annuels comprennent le bilan, le compte de résultat, le Tableau financier des ressources et des emplois ainsi que l'état annexe.

A cet effet l'office des Routes utilise le système normal comportant l'établissement du bilan, du compte de résultat de l'exercice, du tableau financier des ressources et des emplois de l'exercice, ainsi que d'un état annexe dont les dispositions principales sont fixées dans le système comptable OHADA.^20(*)

1. Le bilan

Il décrit séparément les éléments d'actif et les éléments de passif constituant le patrimoine de l'Office des Routes. Il fait apparaître de façon distincte les capitaux propres. Le bilan de l'exercice fait apparaître de façon distincte, à l'actif : actif immobilisé, l'actif d'exploitation attaché aux activités ordinaires, l'actif hors activités ordinaires et l'actif de trésorerie ; au passif : les capitaux propres et ressources assimilées, les dettes financières, le passif d'exploitation attaché aux activités ordinaires, le passif hors activités ordinaires et le passif de trésorerie.

2. Le compte de résultat

Le compte de résultat récapitule les produits et les charges qui font apparaître, par différence, le bénéfice net ou la perte nette de l'exercice. Il fait apparaître les produits et les charges, distingués selon qu'ils concernent les opérations d'exploitation attachées aux activités ordinaires, les opérations financières, les opérations hors activités ordinaires. Le classement des produits et des charges permet d'établir des soldes de gestion dans les conditions définies par le système comptable OHADA.

3. Le Tableau Financier des Ressources et des emplois

Il retrace les flux de ressources et les flux d'emplois de l'exercice. Il fait apparaître, pour l'exercice, les flux d'investissement et de financement, les autres emplois, les ressources financières et la variation de la trésorerie.

Vu que l'Office des Routes est un établissement étatique qui ne vit que de subvention et il n'a pas de dividendes à calculer, actuellement le ratio de l'autofinancement n'est pas calculé.

4. L'état annexé

Il complète et précise, l'information donnée par les autres états financiers annuels. Il comporte tous les éléments de caractère significatif qui ne sont pas mis en évidence dans les autres états financiers et sont susceptibles d'influencer le jugement que les destinataires des documents peuvent porter sur le patrimoine, la situation financière et le résultat de l'Office des Routes.

* ²⁰Mémento financier actualisé de l'Office des Routes suivant le système comptable OHADA, Août 2013, p126