Organisation et fonctionnement d'un service comptable au sein d'une entreprise publique. Cas de l'office des routes sud Kivu.

II.3.4 La tenue de la comptabilité et les différents livres comptables

1. La tenue de la comptabilité

L'organisation de la comptabilité de l'Office des Routes est Centralisatrice c'est-à-dire que l'office des Routes utilise le système centralisateur avec un traitement comptable informatisé. Pour ce faire l'Office des Routes utilise un logiciel comptable qui est adapté à sa politique et accepté par les autorités appelé « CCOMPAH », c'est-à-dire Celma Compta Harmonisation.

Ainsi, la tenue de la comptabilité à l'Office des Routes repose sur un traitement informatique qui utilise un logiciel comptable acquis par l'Office des Routes. Pour ce faire^18(*) ; l'organisation comptable mise en place fait recours à des procédures qui permettent de satisfaire aux exigences de régularité et de sécurité requises en la matière.

La tenue de la comptabilité de l'Office des Routes passe par les étapes suivantes :

· Première étape : La constatation des faits comptables

Les supports utilisés sont les pièces justificatives (factures d'achats ; facture de vente ; bordereau de paiement ; bordereau de versement ; notes de débit et de crédit ; notes des frais, état de paie ; quittance, reçu, etc.

· Deuxième étape : Travaux pré-comptables

Les supports utilisés sont les pièces justificatives : travaux suivants sont faits, la réception des pièces justificatives ; l'analyse critique des pièces justificatives : fond et forme ; le triage et classement des pièces justificatives ; l'attribution d'un numéro d'enregistrement comptable aux pièces justificatives et l'imputation des pièces justificatives.

· Troisième étape : Lacomptabilisation

Cette étape consiste à dresser le journal comptable pour la passation des écritures dans le journal concerné : le journal des liaisons internes, le journal de banque, le journal de caisse, le journal des opérations diverses.

· Quatrième étape : Traitement informatique

C'est une étape qui consiste à l'encodage de données comptables grâce aux journaux comptables et le grand livre et à la production automatique des états financiers provisoires et leurs annexes.

· Cinquième étape : Analyse et justification des comptes

Cette étape consiste à analyser les comptes mouvementés, à justifier les soldes des comptes et les écritures de redressement et de régularisation grâce au grand livre, journaux et pièces justificatives.

· Sixième étape : production des états financiers

C'est une étape très capitale qui se fait au niveau de la Direction Générale, consistant à produire la balance générale, le compte de résultat, le TAFIRE, le grand livre général et auxiliaire, les journaux comptables informatisés.

· Septième étape : Classement des dossiers de clôture

Signalons que les états financiers et le rapport de gestion établis respectivement par la Direction de la comptabilité et la direction de contrôle de gestion, sont soumis à l'approbation du conseil d'administration et le gouvernement congolais par le truchement du ministère de tutelle, ministère des travaux publics dans le délai de six mois à compter de la date de clôture de l'exercice et après ces documents doivent être conservés pour servir comme preuve en cas de justice.^19(*)

* ¹⁸Mémento financier actualisé de l'Office des Routes suivant le système comptable OHADA, Août 2013, p15

* ¹⁹Mémento financier actualisé de l'Office des Routes suivant le système comptable OHADA, Août 2013, p125