IV.4.3.2.1.3-Liquidation des dépenses
La liquidation est une étape de l'engagement des
dépenses qui consiste
à vérifier la réalité sur la dette et
d'arrêter le montant de la dépense.
La liquidation se fait par la réception de la facture avec
le bordereau de
livraison. Il est ensuite, établi un mandat sur lequel se
trouve mentionné:
- l'exercice budgétaire en cours;
- le titre du budget;
- l'imputation budgétaire;
- le numéro d'ordre du mandat;
- le numéro d'ordre du bordereau;
- l'objet de la dépense;
- le montant brut de la dépense en chiffre et en
lettre;
- le nom du créancier;
- le numéro de la facture.
Le bordereau de livraison comporte la signature du Directeur
Financier
et du fournisseur. Au dos de la facture sont mentionnés
quatre (04) différents
cachets.
1er cachet: Certifie le service fait avec la
mention du numéro de la prise en
charge;
2ème cachet : vu, bon à payer;
3ème cachet: vu, vérifié et
liquidé avec la mention de la dépense en lettre, le
titre du budget et le compte d'où il est imputé;
4ème cachet : la mention du crédit
avec:
- le crédit alloué
- les dépenses effectuées (montant en chiffre)
- le crédit disponible.
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IV.4.3.2.2-Phase d'ordonnancement des dépenses
L'ordonnancement se définit comme l'acte administratif
par lequel l'ordre est donné par le Président du Conseil
Général au Payeur du département de payer la dette. Cette
phase s'effectue par la transmission du mandat au Président après
que le Secrétaire Général du département les ait
visés. Le Président, après vérification, signe les
mandats, les bordereaux d'émission et les factures qui sont en trois
(03) exemplaires et accompagnés d'un certificat administratif montrant
que la dépense a été effectivement engagée.
Les mandats, les factures et les bordereaux signés,
sont retransmis au Directeur des Services Financiers pour le dispatching.
Les différents exemplaires sont repartis comme suit:
- un (01) mandat et une photocopie de la facture à la
Direction Financière;
- deux (02) mandats, la facture originale et une photocopie
à transmettre à la Paierie ainsi que les trois (03) exemplaires
du bordereau d'émission.
IV.4.3.2.3-Phase de paiement des dépenses
Les mandats et bordereaux d'émission sont transmis
à la Paierie.
L'agent du service de la comptabilité des
collectivités territoriales dès
réception des mandats, exerce les contrôles
ci-après :
- la qualité de l'ordonnateur;
- la disponibilité du crédit;
- l'exacte imputation de la dépense;
- la régularité des pièces comptables.
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