L'informatisation de la formation professionnelle dans les organisations: cas du e-learning à la C.N.P.S.

3. - De l'e-GRH au e-learning

L'informatisation et la ressource humaine peuvent apparaitre comme deux domaines étrangers l'un à l'autre. D'une part l'univers froid du traitement automatique des données servies par la rationalité des mathématiques appliquées, d'autres part, l'univers des êtres humains, êtres de désirs aux aspirations plus ou moins conscientes.

Le rapprochement de ces deux univers fascinent quelques-uns et suscitent chez d'autres une véritable repussions. Entre ces deux extrêmes, il ya heureusement place pour une attitude raisonnable bâtie sur la connaissance des apports de l'informatique et sur celle de ses limites.

Les progressions fréquentes dans les divers domaines de l'informatique ont induits de nombreux changements dans la gestion du capital humain au sein des organisations.

Il existe une pluralité de définitions relatives à l'informatisation de la gestion des ressources humaines ou système d'informatisation de la ressource humaine (SIRH).On peu la considéré comme étant l'intégration des outils informatique dans la gestion du capital humain au sein des organisations.C'est aussi l'ensemble des procédés et procédures permettant, de stocker, de manipuler, d'analyser, d'extraire et de distribuer les informations ^15(*) pertinentes au regard des ressources humaines d'une organisation considérée que ces systèmes inclus les personnes, des formes, des politiques, des procédures et des données.

Nous retiendrons au final cette définition qui semble la plus appropriée. L'informatisation de la gestion des ressources humaine ou e-GRH est une expression utilisée pour décrire des applications intégrant technologie de l'information et de la communication et gestion des ressources humaines au sein des entreprises.

3.1- Les justifiants d'une intégration des TIC à la GHR

La fonction ressource humaine comprend dans la plus part du temps, des taches administratives et répétitives au sein des organisations.ces dernière ont chacune à un niveau plus ou moins important intégré les opérations de payement, de rémunération, d'émargement des salariés de gestion de carrière, de recrutement, de formation et de formation du personnel.

Une gestion efficace du capital humain est devenue une opération nécessaire et complexe pour les professionnels des ressources humaines. Leur fonction consiste en premier à collecter des données pour chaque travailleur concernant son histoire, ses caractéristiques personnelles, ses compétences, ses capacités et même ses prestations effectuées pour l'entreprise. La quantification de ces données et la systématisation de leur traitement complexe a permis leur prise en charge par des systèmes automatisés au fur et à mesure de la progression technologique, en réduisant d'autant les opérations de saisie dans les systèmes multiples.

Du fait de l'augmentation exponentielle des données découlant à de la gestion du capital humain dans les entreprises, la nécessité d'une migration de la GRH vers l'e-GRH semble inévitable dans la société contemporaine. Qu'on le veule ou pas, la transition vers cette informatisation est lancé et irréversible. Plusieurs raisons justifient la migration vers l'intégration des TIC dans la fonction ressource humaine

· Stockage et sécurisation des données :

L'informatisation de la fonction RH, permet aux acteurs du domaine, de se doter d'une marge de manoeuvre. Du fait de l'accroissement exponentiel des informations relatives à l'ensemble du personnel, il ya eu nécessité de mettre en place un procédé de conservation. L'entretient des données sous forme papier nécessite d'énorme moyens financier, et ne s'avère pas être fiable comme procédé de stockage. On peut attendre de l'archivage des données des avantages concrets et quantifiables.

Sécurisation des données : la conservation de l'information, de tout temps, a été une des préoccupations majeures des hommes. Par la peinture, la sculpture ou l'écriture, l'homme a pu laisser une trace aux générations futures. Mais le type de support utilisé par nos ancêtres reste soumis aux aléas et aux ravages du temps. La conservation des données sous forme binaire, constitue l'un des attraits majeur de l'informatisation des activités en ressource humaine.

La traçabilité des documents permet de s'assurer que l'on travaille sur la dernière version du dossier et de connaître les personnes ayant eu accès au support. Point n'est besoin de remettre en exergue la valeur et l'importance de l'information au sein d'une organisation. Le flux de données coordonne l'ensemble des activités au sein de tout groupe. Il convient dès lors de les conserver à l'abri des intempéries et des effets du temps. Cette dématérialisation entraine des économies directes (papier, affranchissement) découlant de la réduction des coûts d'achat de papier ou de location d'entrepôts de stockage.

La gestion des données papier(,bulletins de paie, contrats de travail, attestations employeurs...) et autres consommables provenant des divers services de la Direction des ressources humaines nécessitent d'énormes coûts financiers relatif notamment à l'achat de la matière première (papier) et la location des entrepôts ou autre lieu de l'important volume de stockage la simple transformation du bulletin de paie papier en fichier numérique , constitue un avantage aussi bien pour le salarié que pour l'entreprise.

Cette dernière y verra surtout un gain en termes d'économies réalisées sur un ensemble d'opérations logistiques, auparavant effectuées en interne ou sous-traitées, telles que impression, tri, affranchissement, envoi du bulletin... le salarié pour sa part sera, lui, sensible à la pérennité du support, ainsi qu'aux services à valeur ajoutée que lui procureront son coffre-fort pour gérer ses documents privés. Enfin on peut compter également sur un effet d'image grâce à l'appartenance à une entreprise innovante.la seconde source de réduction des couts résulte de la réduction des frais d'envois de documents.

Ainsi, grâce à la dématérialisation^16(*) et à l'automatisation des échanges électroniques de documents, les ressources humaines réalisent des économies financières.

Elles réduisent les coûts de manière importante intégrant des économies de consommables, de production et envoi de courrier... mais aussi indirects en améliorant et automatisant les processus de gestion et d'accès aux informations.

Ces dernières seront fournis par le service du personnel) ; par un simple mail ou l'accès à un logiciel propre à la direction des ressources humaines, les divers services pourront donc s'inter échanger documents et autres informations sous forme binaire.

L'informatisation représente dès lors un processus de gain de temps, car donne de l'agilité à l'organisation et renforce l'autonomie des collaborateurs.

Le gain de temps constitue le principal objectif visé par les organisations dans l'automatisation fonctions RH.les défis majeures découlant de la mondialisation exigent en effet un traitement plus rapide de l'information pour faire face à la rude concurrence.

Les gains de temps et de productivité s'ajoutent donc aux gains financiers.

· Baisse de l'emprunte écologique :

La responsabilité sociétale des entreprises contemporaines implique le respect du milieu écologique dans lequel elles évoluent. En effet, au lendemain de la révolution industrielle, la couche d'ozone a subi une importante détérioration, du fait de l'énorme quantité de gaz nocifs rejetés dans l'atmosphère par les industries. Il y a donc eu la nécessité pour chaque organisation moderne de contribuer à sa manière à la baisse de la pollution atmosphérique.

L'informatisation ressource humaine contribue à cet effet à la réduction des consommations papier et donc à la préservation d'un monde vert. Les bénéfices écologiques sont évidents, et participent à ce que l'on nomme maintenant le « Green IT^17(*)» ou « green computing^18(*) » Des bénéfices importants sont à escompter en termes d'image d'entreprise «marque employeur » mais aussi ressenti des salariés en interne, car la dématérialisation RH est à la fois le reflet d'une politique orientée vers le développement durable et le gage d'un intérêt pour les technologies numériques. A grande échelle, le « zéro papier » aurait un impact favorable sur l'environnement (préservation des forêts, lutte contre l'effet de serre).

Il est par exemple certain que la dématérialisation du bulletin salarié transmet une image positive de l'entreprise vis-à-vis de ses salariés, même s'il n'est pas certain que cela suffise pour les décider tous à choisir cette option.

Il est indiscutable qu'aujourd'hui, les consommateurs attachent beaucoup d'importance à des concepts comme le développement durable, le commerce équitable et la protection de la planète... La possibilité de mettre en avant un effort écologique pourrait non seulement satisfaire la clientèle existante, mais aussi attirer de nouveaux partenaires.

À ces sources de motivations pouvant justifier une automatisation des activités de gestion du capital humain, s'ajoute une pluralité d'autres :

En 2004, Jean-Marie Peretti distingue quatre différentes motivations et problématiques par rapport à la mise en place d'une automatisation des taches RH :

· Optimisation des processus RH : l'informatisation en ressources humaines doit permettre de faciliter la gestion des savoirs, la diffusion des connaissances, le développement des compétences requises, la mobilisation et la conservation de ces compétences, la motivation des collaborateurs ;

· Mondialisation : les pratiques de gestion des ressources humaines doivent répondre à la logique mondiale et locale ;

· Centralisation des données : pour accompagner la stratégie de l'entreprise, la fonction RH a besoin d'une vision globale de ses ressources (paie, formation, GPEC... ;

· Responsabilisation des acteurs : l'automatisation doit permettre la décentralisation vers les directions opérationnelles, puis vers l'encadrement et les salariés, planning de formation, congés... ^19(*)

Les bénéfices sont principalement liés à une consultation et une circulation des documents facilitées au sein de l'entreprise, à une meilleure sécurité de conservation, ainsi qu'à une réduction des coûts d'archivage et de traitement pour une bonne partie des documents. Au-delà de la diffusion, ces solutions de gestion documentaire permettent d'automatiser le traitement des dossiers et la gestion des flux. Pour les DRH et les managers opérationnels des salariés, cette optimisation permet des gains de temps et une gestion plus efficace au quotidien.

Pour les salariés, dans un certains nombre de cas, ces outils leur offrent de nouveaux services sécurisés : demande de congés électronique, portail de formations, formulaires en ligne, processus de validation des notes de frais...

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Source, l'auteur

3.2- Les nouvelles pratiques RH

Le mélange informatique et gestion des ressources humaines a fait apparaitre de nouvelles pratiques RH au sein des organisations. Ainsi donc, le désir d'automatiser les différents services de gestion des ressources humaines a fait apparaitre des pratiques tel que l'e-paie, l'e-GPEC, l'e-formation. On parle aujourd'hui d'e-GRH.

L'e-GRH est une expression utilisée pour décrire des applications intégrant les technologies de l'information et de la communication et la gestion des ressources humaines au sein d'une entreprise. C'est une conception dans laquelle les technologies et les processus sont spécifiquement orientés vers les individus (E- Learning, E-recrutement) ; les technologies offrant la possibilité aux individus de réaliser eux-mêmes des tâches qui sont dévolues au personnel de ressources humaines.

La stratégie RH doit être capable de s'aligner à la stratégie d'entreprise tout en tenant compte des tendances imposées par les évolutions sociétales et économiques. Il ya donc une nécessité d'automatiser certaines activités de la DRH pour répondre aux attentes d'un monde de plus en plus exigent : gestion des talents, fidélisation des collaborateurs, marque employeur, etc...

Une gestion plus efficace du capital humain est devenue une opération nécessaire et complexe pour les professionnels des ressources humaines. Leur fonction consiste en premier à collecter des données pour chaque travailleur, concernant son histoire et caractéristiques personnelles, ses compétences et capacités, jusqu'à des données plus accessibles telles ses rémunérations et ses prestations effectuées pour l'entreprise. La quantification de ces données et la systématisation de leur traitement complexe a permis leur prise en charge par des systèmes automatisés au fur et à mesure de la progression technologique, en réduisant d'autant les opérations de saisies dans des systèmes multiples, coûteuses et sources d'erreurs.

C'est donc à cet effet que nait le concept de « e-GRH » qui traduit l'informatisation de l'ensemble des fonctions propres à la direction des ressources humaines.

Une Direction des ressources humaines moderne, possède au minimum quatre principaux services regroupant l'ensemble des fonctions ressources humaines.

Ø Un service de la paie

Ø Un service du personnel et de la gestion prévisionnel des carrières et compétences

Ø Un service médical ou de sécurité

Ø Un service de la formation

· L'e-GPEC

La GPEC ou Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences, est l'anticipation et la planification de la stratégie de l'entreprise, ainsi que l'évaluation des compétences nécessaires à la réalisation du projet d'entreprise.
Dans un contexte de concurrence internationale, l'entreprise doit adapter en permanence son Capital Humain.

Et c'est la prise en compte du facteur humain dans la compétitivité qui met la GPEC au coeur du management de l'entreprise. Elle est un outil prépondérant de la GRH (Gestion de Ressources Humaines) qui, en évaluant dans son contexte et dans le temps les besoins en ressources humaines de l'entreprise (volumes, compétences, coût) permet de mener un plan d'action global de GPEC tels la formation, la mobilité, le recrutement (etc.).les éléments clés qui ressortent de l'informatisation de la gestion du personnel des emplois et des compétences sont la gestion des informations sur l'ensemble du personnel( date d'embauche, échelons, fonctions , affectations...) et le recrutement en ligne .On parle aujourd'hui «d' e-recrutement ».

L'e-recrutement est le terme consacré tant par les universitaires que par les professionnels des RH pour définir les processus de recrutement sur internet. C'est donc la formedématérialisée du recrutement, qui va de l'envoi d'une candidature par e-mail à la gestion par l'employeur des procès de recrutement avec un logiciel propre au service ou à la direction des ressources humaines.

IL a considérablement fait évoluer le paysage du recrutement tant pour les entreprises que pour les chercheurs d'emploi.

Les RH peuvent désormais rechercher les talents nécessaires à l'entreprise parmi un spectre beaucoup plus large.

Ceci implique également que les quantités d'informations à dépouiller sont astronomiques. Il est donc nécessaire d'entrer dans une démarche de gestion et de traitement des flux d'informations pour pouvoir optimiser l'efficacité du recrutement de l'entreprise via une solution technique performante.

Le second impact de l'informatisation RH au sein de la GPEC reste l'élaboration des prévisions sur les effectifs futurs du personnel.

Il faut tout d'abord préciser, que l'objectif principal de la gestion prévisionnelle consiste à projeter, dans le moyen et le long terme, les besoins en ressources humaines d'une entreprise. Elle doit permettre la prise de décision, selon une logique cohérente, et l'adéquation entre la stratégie définie et les besoins humains inhérents à cette stratégie.

L'outil informatique vient rendre possible et efficace l'élaboration de ces diverses prévisions. A cela s'ajoute divers autres interventions des NTIC dans la gestion prévisionnelle du personnel :

Ø certifier et faire reconnaître les compétences acquises par l'expérience professionnelle ;

Ø valoriser sa polyvalence mise en oeuvre dans les situations de travail, en reconnaissant ses compétences transversales

Ø identifier ses marges de progrès et ses besoins en formation

Ø devenir acteur de sa vie professionnelle, notamment par la construction de son portefeuille de preuves

Ø développer son employabilité

Ø se préparer à un parcours de validation des acquis de l'expérience.

· L'e-paie

Nous pouvons retenir comme définition de la paie : « Ensemble de processus, de pratiques et d'applications mis en oeuvre pour calculer les éléments de la paie, effectuer les paiements et s'assurer de la conformité réglementaire de l'activité.

La gestion de la paie constitue un aspect important de l'administration des salariés. Il faut préalablement mettre en exergue l'importance du salaire au sein de toute organisation. Il constitue le principal élément motivateur du salarié.

Sa gestion nécessite de ce fait un sérieux et une rapidité. Chaque fin de mois, legestionnaire de paieest un peu court. Pas question budget, non. Plutôt question temps. Il y a urgence ! Il doit établir les bulletins de salaires de ses entreprises clientes, et les salariés attendent. Cette procédure implique une énorme quantité de variables : Primes, heures supplémentaires, congé maladie, vacances, taxes retenus diverses, cotisations sociales...les effets de la mondialisation ont considérablement fait accroitre l'ensemble des variables prises en compte dans la gestion de la paie et ont rendu cette dernière de plus en plus complexe.

Face aux évolutions légales et réglementaires, les besoins d'adaptation de la paie sont dont inévitable.

La gestion de la paie grâce à l'outil informatique comprend plusieurs étapes :

Ø Collecte des informations relatives à l'ensemble : catégorie, échelon, nombre d'heures ou de jours de travail, primes diverses, avancement, nomination, affectation, retenue diverses. La qualité du traitement de la paie dépend beaucoup de la capacité pour la fonction de mettre en place une collecte de l'information au plus près des utilisateurs et avec une saisie la plus proche de la date des faits.

L'information erronée ou incomplète entraine le recyclage de la paie lors d'un calcul dit de correction, voire une régularisation sur le prochain bulletin.

Ø La procédure liée à l'administration du personnel 

Ø Les procédures informatiques sur l'utilisation, les fonctionnalités, le paramétrage, les extracteurs de données, les impressions, du SIRH, et autres logiciels de la fonction.

Ø La saisie dans les logiciels des diverses informations propres aux employés : il s'agit ici de l'étape la plus complexe ,et faisant appel à l'ensemble des ressources informatique du servi de gestion de la paie.

Ø La transmission par fichier électronique de la paie mensuelle ou hebdomadaire au service du contrôle. Ce dernier veille au respect et la réglementation des procédures de calcul de salaire et la présence des pièces justifiant toute opération d'ajout ou de réduction du salaire de l'employé.

Ø Le fichier traité est retransmis au service de la paie, qui procède aux diverses corrections.

Ø S'en suit une transmission de la paie au service financier qui la valide, débloque les fonds et transmet le fichier aux diverses banques et institutions financières au niveau desquelles l'employé entre en possession de son salaire.

Ø Élaboration et transmission des bulletins de paie : une fois les salaires transférés aux banques et sources de payement, le salarié recevra son bulletin de paie, document qui retrace l'ensemble des éléments du salaire. L'implémentation de l'e-paie dans lesentreprises induit la dématérialisation du bulletin de paie. Celui ci n'est plus transmis sous « forme papier » au salarié mais sous forme de fichier électronique. Ce dernier aura donc la possibilité d y avoir accès à distance, et de le dupliquer à sa guise.

L'e-paie réduit le temps de gestion de la paie à travers l'automatisation de certaines taches, Tout en facilitant l'accès rapide à l'information sur salaire.

· L'e-formation

Reconnu aussi sous le terme de e-Learning, la formation en ligne désigne le processus de formation professionnel intégrant les NTIC (nouvelles technologies de l'information et de la communication). l'e-formation ou l'e-Learning, désignent l'ensemble des solutions et moyens permettant l' apprentissagepar des moyens électroniques. La formation en ligne inclut ainsi des sites web éducatifs, la téléformation, l'enseignement télématique, ou encore l'e-training, notamment.

Compte tenu de la complexité de ce domaine, nous procéderons à une meilleure autopsie de cette dernière tout au long du chapitre suivant