Organisation et fonctionnement d'un service comptable au sein d'une entreprise publique

2.2.5. SYSTEMES, METHODES ET PROCEDES COMPTABLES

2.2.5.1. Les systèmes comptables

Nous appelons système comptable tout ensemble organique des registres ou documents permettant l'inscription chronologique des faits dès que la comptabilité en a pris connaissance.

Généralement nous avons les systèmes suivants :

- Système classique ;

- Système des livres auxiliaires ;

- Système centralisé.

1. Système classique 

C'est le système le plus simple, pratique et clair, car il suppose l'emploi de trois éléments comptables ou registres comptables :

- Le journal classique ;

- Le grand-livre ;

- La balance.

A. Système du journal unique

Toutes les opérations ont passées directement au journal sur base des pièces justificatives, les montants débiteurs et créditeurs sont immédiatement retranscrits aux comptes concernés dans les pages du grand livre.

Pièces justificatives

Journal unique

Grand-livre

Balance

Bilan TFR

B. Système du journal grand-livre

Ce système consiste à tenir en lieu et place du journal et grand-livre un seul registre, journal à la partie gauche et le grand-livre à la partie droite à colonne variée.

JOURNAL						GRAND-LIVRE
N°	N° Cpte D	N° Cpte C	Libellés Date	D	C	D	C	D	C	D	C

Ce système est utilisé sauf dans de très petites entreprises.

2. Le système des livres auxiliaires

Il consiste à couper à un certain nombre des comptabilités la tenue de la comptabilité chacun tenant un registre de certaines opérations seulement :

- un caissier muni d'un livre de caisse qui va inscrire toute opération de recette ;

- un comptable chargé d'achat enregistre sur un livre spécial des achats effectués ;

- un troisième s'occupe des ventes ;

- un quatrième s'occupant des effets à payer et à recouvrir, les opérations par lesquelles, il n'existe pas de livres auxiliaires sont enregistrées directement du jour au jour.

Schéma 1. Comptabilité auxiliaire, livres auxiliaires

Journal

Grand livre

Caisse

Effet à recevoir

Effet à payer

Ventes

Achat

BALANCE
N° Cpte	Compte	Sommes		Soldes
		D	C	D	C

Cette balance facilite le respect des écritures du journal, grand-livre et permet de condenser toutes les écritures venant des livres auxiliaires en une seule écriture et sera reportée au journal général.

3. Système centralisateur

Un journal originaire des opérations diverses est ouvert pour enregistrer les faits de nature unique après que toutes les opérations principales ont été écoulées pour être porté dans les journaux spéciales.

La centralisation peut se faire soit manuellement soit encore par informatique des totaux mensuels : ce dernier cas permet par exemple à l'entreprise de tenir ses livres sur place et de faire effectuer la centralisation sur informatique par un cabinet comptable ^(22(*)).

Schéma 2 : Document, Journal légal, Grand-livre, Balance

Balance

Caisse

Effet à recevoir

Effet à payer

Vente

Achat

Journal

Grand livre

* ²² E. KANGODIE, Initiation à la pratique comptable, ISC-KINSHASA, éd. Mars 2012, p.34