Organisation et fonctionnement d'un service comptable au sein d'une entreprise publique

2.2.3. LIVRES ET DOCUMENTS COMPTABLES

2.2.3.1. Livre

2.2.3.1.1. Définition

Le livre comptable est l'ensemble des documents comptables exigés par le PCGC, que toute entreprise doit détenir, en fin d'y enregistrer chronologiquement ses opérations comptables d'une période bien déterminée.

2.2.3.1.2. Sortes des livres

a. Journal

C'est un livre comptable obligatoire, dont la tenue est normalisée ; on y inscrit dans l'ordre chronologique les opérations de l'entreprise au jour le jour.

Les éléments du journal sont :

§ Date de l'opération,

§ Le numéro d'ordre de l'opération,

§ Les comptes mouvementés par l'opération,

§ Les libellés,

§ Les flux de l'opération.

Il existe plusieurs tracés du journal adoptés, mais généralement celui le plus connu se présente comme suit :

Numéros		Dates, Comptes, Libellés	Montant
C.D.	C.C.		Débit	Crédit
30	57	01/11/2011 Marchandises A Caisse Achat M^ses au comptant	1.000.000	1.000.000

b. Grand livre

Le grand livre est l'ensemble des comptes classés en ordre, dans lesquels sont enregistrées les opérations liées à chaque compte.

Il donne les détails de toutes les écritures comptabilisées par numéro de compte. C'est-à-dire le grand livre n'est rien d'autre que l'ouverture de chaque compte enregistré dans le journal.

Tracé du Grand livre

D 30 C D 57 C D 10

c. Balance

La balance est un tableau récapitulatif de l'ensemble des comptes à une date donnée. Ces comptes ont été constatés par le grand livre et situation doit être en fin reportés dans la balance définitive.

Nous avons plusieurs sortes des balances, parmi lesquelles nous pouvons citer :

- La balance à 4 colonnes

- La balance à 6 colonnes

- La balance à 8 colonnes

Tracé de la balance

La balance la plus utilisée est la suivante :

Balance arrêté au ...............
N° des comptes	Intitulé des comptes	Sommes		Soldes
		Débit	Crédit	Débit	Crédit

Le rôle de la balance est de :

- Vérifier l'exactitude arithmétique des enregistrements comptables,

- Contrôler les enregistrements comptables.

2.2.3.2. Documents comptables

Nous ne pouvons parler de pièces justificatives sans faire allusion à l'information, car sur ces pièces sont figurées des informations.

L'information est un outil des communications internes et externes.

a. Communication interne

Au sein d'une organisation, l'information doit :

- Favoriser la communication entre des membres de l'organisation ;

- Faciliter la décision ;

- Etre stocker enfin d'effectuer les analyses et comparaisons dans le temps.

b. Communication externe

Avec son environnement, l'information doit permettre de :

- Répondre aux obligations légales improvisées par l'Etat ; Ex. : Publication annuelle de comptes (Etat financier).

- Répondre aux demandes des tiers (Banque, fournisseur, etc.) ; Ex. : Transmettre le bilan d'une société à une banque pour obtenir un prêt.

- Augmenter la visibilité de l'entreprise ; Ex. : Campagne publicitaire, Plaquette de présentation, etc.

c. Formes des informations

L'information peut être orale, écrite ou picturale (dessin, graphique, etc.), elle peut être brute ou structurée.

Ex. : le bilan d'une société est une information structurée, dont la source provient des différents documents comptables bruts (facture, bulletin de paie, etc.).

d. Qualité de l'information

L'information doit être :

- Fiable ;

- Pertinente ;

- Disponible.

Le système de l'information est l'ensemble des moyens (matériels et immatériels) et procédures utilisés pour transmettre les informations entre les systèmes pilotages (dirigeants) et les services opérationnels (production, approvisionnement, etc.) d'une organisation.

e. Fonctions du système d'informations ^(21(*))

- La collecte des informations,

- Le stockage des informations,

- Le traitement des informations,

- La diffusion des informations.

* ²¹ Frédérique BROSSILLON MARTINE BURNENS, Information de gestion, Hachette livre 2005, P. 43