Rapport de stage portant sur les impacts du logiciel Gestauto sur la gestion du parc automobile de la CNPS (Caisse Nationale de Prévoyance Sociale )

III. DESCRIPTION DES ACTIVITES DE GESTION DU PARC AUTOMOBILE

A.LA GESTION TRADITIONNELLE DU PARC AUTOMOBILE

Les activités professionnelles de la Caisse nationale de prévoyance sociale(CNPS) occasionnent des mouvements du personnel vers les bénéficiaires et autres partenaires sociaux ; ce qui nécessite des moyens logistiques importants tels que l'automobile Dans le cadre de la réalisation de sa mission, la CNPS s'est dotée d'un parc automobile composé à ce jour de 213 véhicules répartis comme suit :

o Les véhicules de fonction(22)

o Les Contrôleurs(64)

o Cellule et chefs d'agence(30)

o Les véhicules du pool Auto(41)

o Les véhicules des agences (Abidjan et Intérieur du pays)(51)

o Le véhicule du Ministère. (01)

o Les Amazones (04)

Les tâches du service logistique s'inscrivent à un double niveau, le premier commence dès l'achat ; le gestionnaire du parc auto s'occupe de :

o L'assurance

o L'installation du système de géo localisation

o Le lancement du véhicule ou l'essai des performances du véhicule

o L'affectation du véhicule.

Commence alors le travail de suivi quotidien. Il regroupe plusieurs activités que sont:

Ø La gestion des documents administratifs afférents aux véhicules

§ L'assurance

Chaque véhicule fait l'objet d'un contrat d'assurance annuel auprès de la société NSIA et ces contrats sont gérés par la direction générale.

§ La vignette

Elle est annuelle et est payée lors de la visite technique depuis le début de l'année 2013. Cette étape se gère à l'aide de tableaux Excel qui retracent les dernières dates d'accomplissement de ces exigences administratives et les dates probables des prochaines visites. Le gestionnaire veille continuellement à respecter les dates pour chacun des véhicules.

Ø La gestion des Interventions (réparation et révision des véhicules)

Tout véhicule acheté est assorti d'une période de garantie de 2 à 3 ans, pendant lesquels le concessionnaire ne prend en charge que les révisons et pannes stipulées dans le contrat de garantie.

Les véhicules non couverts par la garantie font l'objet d'un contrat d'entretien. Par ailleurs la CNPS a engagé un mécanicien interne afin d'assurer les petites pannes de véhicules et procéder à une première évaluation des pannes dites graves.

§ Les réparations des véhicules

Le responsable du parc auto vérifie et vise le devis estimatif des réparations qui dépassent les compétences du mécanicien de la maison et le bon de réparation établi par le prestataire.

- Les réparations des véhicules accidentés

Le gestionnaire procède à la déclaration de l'accident à la société d'assurance au vu du rapport d'accident du conducteur et veille à ce que le véhicule accidenté soit déposé à la réparation après accord de la compagnie d'assurance.

- Les réparations de véhicule en panne

Le gestionnaire vérifie la conformité du devis de réparation établi aux pannes déclarées par le mécanicien de la CNPS, le bon de réparation par rapport au devis, les couts unitaires des pièces à changer et le montant global du devis, puis le devis et le bon de réparation et les transmettre au responsable de la cellule des moyens et du patrimoine.

§ La gestion des visites techniques

La visite technique est un contrôle payant effectué annuellement par l'administration ivoirienne pour vérifier et attester du bon état d'un véhicule donne. A chaque début de mois le mécanicien de la CNPS est tenu de répertorier les véhicules qui doivent se soumettre à ce contrôle et transmet cette liste au service logistique. Ce dernier se charge de prendre toutes dispositions afin que tous les véhicules passent avec succès la visite technique y compris ceux attribués aux agences et aux responsables.

§ La gestion des révisions des véhicules

Elle consiste à effectuer un contrôle général et préventif du véhicule.

Ø La gestion des missions

Tout déplacement d'un véhicule qui doit se faire hors de sa zone de couverture est considère comme une mission. Il faut alors que la structure qui sollicite la mission :

o Adresse une demande à la DRH

o La DRH entre en contact avec le gestionnaire du parc auto pour obtenir une voiture et un chauffeur.

o Le gestionnaire du parc auto consulte alors son planning annuel des missions.

o La DRH établit l'ordre de mission avec les informations fournies par le gestionnaire et procède au décompte des frais de mission de l'agent et du chauffeur qui seront payés par la DFC.

o Une Copie de l'ordre de mission est remise au gestionnaire du parc auto qui s'en sert pour déterminer la quantité de carburant nécessaire pour effectuer la mission

DISTANCE TOTALE (ALLER-RETOUR) X PUISSANCE DU VEHICULE

100

MONTANT TOTAL DE LA MISSION

FORMULE DE CALCUL DE LA QUANTITE DE CARBURANT

(QUANTITE CARBURANT X PRIX DU LITRE DE CARBURANT)+ (5000F X NBRE DE JRS / 2) FORFAIT DU CHAUFFEUR

MONTANT TOTAL DE LA MISSION

o Avant son départ, le gestionnaire du parc auto relève le kilométrage pour faciliter le contrôle

o A son retour le gestionnaire récupère le rapport de mission fourni par le chauffeur

Ø La gestion des dotations en carburant

§ Le ravitaillement en carburant

Le gestionnaire du parc auto s'occupe du système de ravitaillement en carburant mis en place par la hiérarchie à savoir le système par carte de recharge prépayées et post payées, le ravitaillement du carburant par bons valeurs est quant à lui, du ressort du service approvisionnement. Il fournit aussi la liste des bénéficiaires du carburant comportant le montant à recharger et le numéro de leur carte puis assure le ravitaillement permanent des cartes chez TOTAL, le fournisseur.

§ La répartition du Carburant

La carte magnétique contient un montant plafonné mensuellement et elle comporte les informations sur le véhicule auquel elle est rattachée. Tous les utilisateurs de la carte de recharge de carburant les gardent à l'exception de celle des véhicules du pool auto qui sont gardées par le gestionnaire ainsi que leurs codes. Le gestionnaire accompagne lui-même les chauffeurs à la station pour procéder à l'approvisionnement des véhicules du pool deux (02) fois par semaine.

Ø La gestion des factures des travaux effectués sur les véhicules

La gestion des factures des réparations et révision des véhicules se font selon les étapes suivantes :

Ø La CMP

§ S'assure que les factures sont accompagnées des pièces justificatives telles que le bon de commande de réparation, bon de travail exécuté...)

§ Procède à l'imputation dans Oracle FA

Ø La DFC

Elle contrôle et certifie les factures. Comme nous pouvons le constater, le gestionnaire exécute 05 grands groupes de tâches aussi chronophages que fastidieuses. C'est pour réduire la charge de travail et accroître la productivité du gestionnaire du parc auto que les responsables de la cellule des moyens et du patrimoine ont décidé d'automatiser le traitement des tâches liées aux véhicules.