B. LA GESTION AUTOMATISEE DU PARC AUTOMOBILE
La gestion automatisée du parc automobile comprend deux
volets à savoir :
Ø Par le logiciel
Ø Par le système électronique de
surveillance et de sécurité du parc automobile ou
géolocalisation.
· Par le logiciel
Figure 1 : Une vue du logiciel
Gestauto
Cette première partie s'appuie sur un ensemble de
logiciels utilisant plusieurs technologies informatiques, de
télécommunication pour fournir les services suivants :
§ La gestion des alertes
Elle comprend l'enregistrement des dates d'entretiens, et
l'alerte automatique des véhicules dont les documents administratifs ont
leur date de validité qui arrive à échéance un mois
à l'avance qui s'affiche dès l'ouverture du logiciel
§ La gestion des groupes
Elle permet de gérer les véhicules par groupe
d'utilisateurs tel que la cellule des moyens et du patrimoine, les agences de
l'intérieur, les agences d'Abidjan, le ministère....etc.
§ La gestion des propriétaires
Elle consiste à relier chaque véhicule à
son utilisateur fut-il une personne physique ou une agence, une direction etc.
L'application fournit au terme des saisies une liste de propriétaires de
véhicules avec les coordonnées des voitures qui leur ont
été attribuées.
§ La gestion des véhicules
Tout nouveau véhicule est saisi dans le logiciel, avec
tous les documents en rapport avec lui, numéro d'immatriculation,
l'assurance, la vignette etc...Elle consiste aussi à
référencer les documents administratifs relatifs à chaque
véhicule et à sauvegarder les documents
numérisés dans le système.
§ La gestion des chauffeurs
Nous enregistrons dans le logiciel toutes les informations
relatives aux chauffeurs de la CNPS ; ce qui permet d'avoir en temps
réel le nombre et la liste nominative des acteurs de ce corps de
métier, et mieux encore de planifier leurs affectations au sein de
l'Institution. En effet, le logiciel permet de programmer toutes missions des
chauffeurs ; Et d'obtenir en fin d'exercice une liste complète des
missions effectuées par chaque chauffeur ainsi que la durée de
leurs missions.
§ La gestion des interventions
Les interventions concernent les véhicules et sont de
deux 02 types : révision et réparation. Leur gestion
consiste uniquement à enregistrer au jour le jour les factures
relatives à ces interventions.
§ La gestion des dotations
Le budget d'intervention se fait par groupe et l'ensemble de
ces budgets constituent le budget annuel.
§ La gestion des états
Elle permet de faire :
- l'état sur la planification des chauffeurs entre deux
dates, par véhicule et par chauffeur, de faire
- l'état des documents administratifs entre deux dates
par véhicule et par groupe.
- L'état des interventions entre deux dates, par
véhicule et par groupe
- L'état des amortissements entre deux dates, par
véhicule et par groupe
- L'état du bilan global des dépenses et
amortissement entre deux dates, par véhicule et par groupe
- L'état de la situation du budget entre deux dates
- L'état des véhicules volés,
cédés etc...
· Le système de
géolocalisation
C'est un système de surveillance permanente qui permet
surtout d'immobiliser le véhicule à tout moment. Il permet de
savoir :
§ Les mouvements de chaque véhicule à tout
moment de la journée
§ La localisation de l'ensemble des véhicules
à tout moment
§ Les différents trajets réalisés
par chaque véhicule au cours de la journée et lors des
journées précédentes (circuit emprunté)
§ Le kilométrage par heure lors des mouvements du
véhicule ;
§ La distance parcourue, la consommation au 100
kilomètres, le niveau du réservoir, le nombre de personnes
à bord de chaque véhicule.
§ C'est par ce système que le gestionnaire du
parc auto est alerté de l'approche de la visite technique, des
révisions, entretiens et renouvellements des vignettes.
A ce stade de notre exposé il est bon de signifier que
le service est dans une phase de transition : le passage de la
manière traditionnelle et manuelle de gérer des centaines
d'informations sur les véhicules à une manière beaucoup
plus évoluée. Aussi devons-nous préciser que la gestion du
parc se fait, à l'heure où nous faisons cette étude, de
façon mixte. Il y a donc une coexistence des deux méthodes de
gestion de sorte à tendre progressivement et définitivement vers
la technique moderne que nous venons de décrire plus haut. D'autre part,
quand même il y a une personne désignée pour gérer
le parc automobile de la CNPS, ses tâches ont été
éclatées entre (04) quatre, à savoir le gestionnaire
lui-même, le chef de section matériel, le responsable du pool et
le chef du service logistique.
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