L'impact de l'introduction d'une messagerie financière sur la rentabilité d'une banque. Cas de Western Union International dans la banque internationale de crédit, de l'année 2007 à 2011

2.2. Historique

La BIC travaille avec Western Union depuis 2006. Elle est la quatrième Banque en RDC à être agent de Western Union derrière la Banque Commerciale Du Congo (BCDC, en sigle), la Banque Internationale d'Afrique au Congo (BIAC, en sigle) et l'Union de Banques Congolaises (UBC, en sigle)^21(*).

2.3. Organisation et Fonctionnement

§1. Organisation

L'organisation du service Western Union au sein de la BIC est faite en conformité au standard de Western Union International. Au sein de la B.I.C. le service Western Union est un des produits de la Banque et est supervisé par le Département des Opérations. Il y a trois catégories du personnel affecté au service :

1) Les coordonnateurs de service client-Western Union : Ils coordonnent les activités Western Union réalisées avec les clients, traitent les problèmes suscités dans le déroulement des activités et prend contact avec Western Union International.

2) Les personnes attachées aux guichets Western Union : Elles traitent directement avec les clients, c'est-à-dire envoient et paient les transferts ordonnées par les clients Western Union.

3) Le responsable Conformité : Il est chargé de veiller, au bon déroulement des activités conformément aux dispositifs légaux du pays dont dispositifs anti blanchiment d'argent et de la firme Western Union International. Il s'emploie à garantir un système de transfert d'argent sécurisé, sûr et conforme à la réglementation y relative en,

- Coopérant avec le gouvernement, les organismes de contrôle et les autorités de police ;

- Protégeant la réputation et la marque Western Union ;

- Luttant contre le blanchissement d'argent.

Ce Service est dirigé par un chef de Service qui dépend du Chargé de Département Opérations.

Ø La B.I.C. organise les guichets, en d'autres mots décide sur le nombre des guichets à ouvrir et leurs emplacements géographiques

Ø Western Union organise les procédures, techniques et moyen de sécurisation de transferts, par exemple à chaque poste Western Union on attribue un code opérateur et un mot de passe pour accéder à TRANSLINK.

§2. Fonctionnement

La B.I.C. effectue les envois et paiements de transferts par TRANSLINK.

A la fin de chaque journée de travail, chaque agent affecté au guichet Western Union envoi son rapport d'activités, contenant le nombre et le montant de transferts payés et envoyés et le détail de chaque transaction, au moyen de procédures propre à la B.I.C.,soit a l'adresse E-mail de coordonateurs service client-Western Union (CSC WU) soit à travers le logiciel interne, Delta.

Quelque temps après, Western Union met à la disposition de la B.I.C., à travers le CSC WU, le rapport d'activités journalier, le règlement et la facture à travers son programme VOYAGER, programme de contrôle Western Union.

Après avoir reçu les rapports d'activités journaliers de Western Union pour chaque guichet Western Union-BIC, les coordonateurs les comparent à ceux reçus de chaque guichetier-Western Union, quelques temps avant, pour vérifier la conformité et les régularités.

Par le règlement, Western Union envoie à la Banque ce qui lui revient des transferts envoyés et payés. Par la facture Western Union fait connaitre à la Banque ce qu'elle lui doit. Après calcul, pour vérification et certitude, la Banque envoie par transfert bancaire à Western Union l'argent lui revenant. Quand les paiements sont supérieurs aux envoies, c'est à Western Union d'envoyer la différence à la B.I.C.

v Fonctionnement du système de transfert d'argent par Western Union International^22(*)

Le système de transfert d'argent Western Union est rapide, facile et fiable.

Le mécanisme est déclenché par l'expéditeur qui se rend dans l'agence Western Union le plus proche de son domicile ou bureau et remplit le formulaire titré, « pour envoyer de l'argent » comme suit :

Ø La ville et le pays où le bénéficiaire recevra les fonds ;

Ø Le montant de la somme a envoyé en chiffres et lettres ;

Ø Renseignement sur le bénéficiaire,

Prénom

Nom

Post-nom

Adresse

Ø Renseignement sur l'expéditeur,

Prénom

Nom

Post-nom

Adresse

Numéro de téléphone

Le pays

Ø Message particulier adressé au destinataire (facultatif)

Ø Question test et sa réponse (facultatif)

Ø Signature du formulaire et présentation au représentant de Western Union avec les fonds correspondants, pour saisie à l'ordinateur.

A cet effet un numéro de transfert est attribué et sera aussi transmis au bénéficiaire par téléphone ou autres moyens de communication par son partenaire. L'argent est à la disposition du destinataire dans les minutes qui suivent la transaction. Grâce à son réseau informatique mondial, Western Union peut effectuer un paiement immédiat et confidentiel.

Ainsi le bénéficiaire se rend dans une agence Western Union proche de son domicile et remplit a son tour un formulaire intitulé « pour recevoir de l'argent » dont les rubriques principales sont :

Ø Renseignement sur le bénéficiaire,

Prénom

Nom

Post-nom

Adresse

Ø Renseignement sur l'expéditeur,

Prénom

Nom

Post-nom

Adresse

Ø Montant attendu

Ø Pays de provenance des fonds

Ø Le numéro de transfert

Ø Question test et sa réponse

Ø Signature du formulaire et présentation à l'opérateur qui, grâce au réseau informatique mondial de Western Union, saura repérer le transfert et remettre le formulaire à la caisse pour le paiement des fonds.

v Procédures administratives et comptables

1) L'Administration

Pour établir une transaction commerciale efficace et fiable avec Western Union, un certain nombre de fonctions administratives sont effectuées :

a) La récupération quotidienne des rapports d'activités et de règlement à travers le système de courrier électronique de Western Union appelé, VOYAGER ;

b) La récupération des messages toujours avec le système de courrier électronique identifié ci-dessus. Les messages sont des correspondances échangées par Western Union et les représentants ;

c) L'immatriculation du site par son numéro de compte et son numéro d'identification :

· Numéro de compte

Chaque site Western Union-BIC dispose d'un numéro de compte spécifique. Il identifie et autorise les sites à offrir des produits et des services Western Union. Il est composé des caractères alphabétiques et numériques.

· Numéro d'identification

Chaque site autorisé à offrir des produits ou services Western Union doit posséder au moins un numéro d'identification du terminal. Le numéro d'identification du terminal est utilisé par le PC pour établir la connexion au système Western Union et effectuer le transfert.

a) L'immatriculation des employés : chaque employé chargé de servir les clients de Western Union bénéficie d'un mot de passe et d'un numéro d'opérateur, lui permettant d'accéder au système de transfert Western Union. Pour immatriculer ces employés dans le système, le responsable du Service envoie par fax ou autres moyens un formulaire d'immatriculation d'agent dûment complété, reprenant le numéro de compte approprié, les noms et prénoms de chaque employé, un numéro d'opérateur et un mot de passe, afin que ces données soient introduites dans le système de transfert d'argent de Western Union.

b) Le classement, l'entretien des formulaires et rapports.

Tous les formulaires précités ainsi que d'autres documents (rapports, règlements, factures) sont conservés pendant un temps légal d'au moins dix ans.

2) La comptabilité

Pour le suivi de ses opérations, il est effectué une série de procédures comptables. Pour simplifier ces tâches, il y a une série de rapports sur les procédures de rapprochement et les procédures de règlement.

a) Description des rapports

Les rapports suivants aident les agents Western Union lors des processus de rapprochement et de règlement. Ces rapports sont consultés quotidiennement via un système de courrier électronique, VOYAGER.

- Rapport d'activité

Il fournit le nombre et le montant des transactions payées et envoyées dans une journée.

- Rapport de règlement

C'est un rapport détaillé du règlement qui identifie les transactions payées pour la date commerciale en détaillant chaque transfert d'argent.

b) Processus de rapprochement

Ce processus permet de mieux équilibrer le solde, de maintenir l'exactitude des registres financiers et détecter immédiatement toute erreur commise à la saisie ou en cas d'oubli ou d'erreur. Nous pouvons distinguer les types de rapprochement ci-après :

- Rapprochement des espèces

Il s'agit d'accorder la trésorerie avec les formulaires. On procède de la manière suivante,

D'abord, calculer le montant total des formulaires « Pour recevoir » et « Pour envoyer » ;

Ensuite, calculer la trésorerie soit, solde initial + Approvisionnement - Sortie= Encaisse finale ; Enfin, vérifier que le total du montant des formulaires est égal au montant sorti (paiement) pour les transferts reçus et au montant encaissé pour les transferts envoyés.

- Rapprochement des transactions

Il s'agit d'accorder les rapports d'activité avec les formulaires.

- Rapprochement bancaire

Il s'agit d'accorder le relevé bancaire avec les opérations de règlement.

* ²¹ Idem

* ²² Dominique, Mputu, WUTE NSA, O.C. page 8