1.2.5 : L'EDI :
L'EDI ou Echange de Données
Informatisées (Electronic Data Interchange) est le transfert de
données structurées par des moyens électroniques entre les
ordinateurs de partenaires de cet échange sur la base de « messages
» normalisés, pré-définis par les partenaires. Les
données sont définies par un format, une codification et une
définition précise. Ces données peuvent être
combinées selon une « grammaire » pour donner des «
données composites » ou des « segments » eux-mêmes
constitutifs des « messages ». Ce qui distingue l'EDI d'un envoi de
fichier classique par messagerie porte sur les aspects de structuration et de
normalisation des données. Un exemple d'EDI est le formulaire de
production d'une pièce dans une entreprise et hors de l'entreprise. Ce
formulaire est complété selon un protocole
pré-établi et suit l'élaboration de la pièce, dans
ses différentes phases de conception, et ceci, dans chaque
entreprise.
A cet effet, l'EDI est tout d'abord pour l'entreprise
l'occasion de vérifier sa situation sociale suivant qu'elle jouera un
rôle moteur dans son implantation ou qu'elle y sera contrainte par ses
clients et fournisseurs. L'EDI est aussi l'occasion de développer des
partenariats et donc de renforcer les relations clients/fournisseurs. Un
travail est effectué pour être ensuite réutilisé en
autant de lieux où l'information est utile.
1.2.6 : La GED ou GEIDE (gestion
électronique de documents)
La GED ou GEIDE pour reprendre la définition
donnée par l'APROGED (Association des Professionnels de la GEIDE), est
un ensemble d'outils et de techniques qui permettent de
dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents
à partir d'applications informatiques dans le cadre normal des
activités de l'entreprise .
Cette gestion est caractérisée par trois
éléments :
ü la numérisation de documents à l'aide
d'un numériseur (scanner) ;
ü l'utilisation d'un logiciel capable de visualiser et de
manipuler les documents numérisés ;
ü l'archivage de ces fichiers sur des supports optiques
(disques optiques numériques). Initialement, cette gestion de document
portait sur la reprise de documents papiers et de leur mise sous format
électronique. Depuis 1994, il ne s'agit plus seulement de transformer en
fichier informatique des images de documents après numérisation,
mais aussi de gérer un ensemble de documents et d'informations dont une
bonne partie est déjà créée sous forme de fichiers
informatiques. L'acronyme GED (Gestion Electronique de Documents) s'est
transformé en GEIDE (Gestion Electronique d'Informations et de Documents
Existants) afin d'intégrer cette dimension. Cette dimension nous laisse
entrevoir ainsi les différentes catégories de la GEIDE.
· Les différentes catégories de la
GEIDE
Les applications de GEIDE se classent en cinq (5) grandes
familles qui sont les suivantes :
ü La GEIDE Administrative ; elle concerne la Gestion de
Dossiers Electroniques et correspond au classement de documents administratifs
divers et variés souvent sous la forme d'image numérisée.
On trouve parmi ces documents des bons de commandes, des factures fournisseurs,
des correspondances, des fax etc. Elle fait classiquement partie d'une
application globale de gestion et permet à l'utilisateur
d'accéder rapidement aux images des documents dont il a besoin. Bien
souvent et particulièrement dans les secteurs d'activité du
tertiaire, on intègre des outils de communication et de gestion des flux
(workflow) l'ensemble de l'application ; ils permettent d'échanger des
documents via le réseau, de demander un complément d'information
à un collègue, de soumettre à sa réflexion les
documents extraits d'un dossier, de valider un document avec une signature
électronique, etc.
ü La GEIDE Bureautique est illustrée par les
produits de Lotus et Microsoft. Ces produits sont en concordance avec les
plates-formes bureautiques classiques qui se veulent de plus en plus
communicantes dans un concept de « travail en groupe » (groupware).
Les outils de GEIDE Bureautique ont pour visée de permettre de manipuler
des documents dans leur format bureautique d'origine (Word, Excel etc.), de
centraliser leur classement sur un ou plusieurs serveurs, d'échanger ces
documents par messagerie électronique etc. Bien souvent, ils
intègrent aussi des fonctions de distribution et de
télécopie, d'agenda électronique etc.
ü La GEIDE COLD est utilisé en
référence aux applications de COM (Computer Output on Microfilm)
car c'est une technique qui se substitue à celle de la micrographie. Ce
type d'application, appelée "Archivage Electronique" dans les
années 80, est certainement la toute première application de la
GEIDE. Aussi, elle permet de stocker et d'indexer automatiquement l'ensemble
des documents générés par des applications de gestion et
destinés à l'impression. Le principe consiste à
récupérer le fichier d'impression (spool), à le
découper suivant une logique définie par paramétrage et
à en extraire les critères et valeurs nécessaires à
l'indexation. Les documents concernés sont les états comptables,
les factures, les bulletins de salaire, les relevés de compte etc.
ü La GEIDE Documentaire est directement issue de la
recherche documentaire particulièrement utilisée dans le cadre
d'applications du type bibliothèque, documentation scientifique,
éventuellement revue de presse. La GEIDE a apporté à cette
catégorie d'applications, l'accès à l'image du document
physique ou encore l'accès à des photos (application de type
photothèque). Ce type de GEIDE se caractérise principalement par
ses méthodes d'indexation et de recherche qui font le plus souvent appel
à des thésaurus, au full text (indexation et recherche en texte
intégral) avec opérateurs de proximité à une
recherche par concept et parfois à un mode d'interrogation en langage
naturel. A l'inverse des applications traditionnelles de gestion, l'indexation
n'y est pas structurée au sens classique du terme.
ü La GEIDE Technique, aussi appelée dans certains
cas GEIDE Métier, concerne toutes les applications dans lesquelles le
concept de Gestion Electronique de Documents est directement lié
à une profession. Très souvent, cela se caractérise par la
manipulation de documents dont le format est propre à un
métier.
De nombreux projets de GEIDE contribuent à fractionner
la chaîne de travail et à « tayloriser » les
activités. L'activité de numérisation devient par exemple
une activité en soi, séparée des autres phases de
traitement. De plus, c'est un travail qui requiert une certaine
technicité. Par exemple, si les documents d'origine sont de
qualité hétérogène, il faut adapter les
réglages du numériseur afin d'obtenir un document lisible.
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