2.5.3. La Direction Administrative et Financière
Sous la supervision du Coordonnateur Général, la
Direction Administrative et Financière est animée par un
Directeur Administratif et Financier.
Il est assisté dans l'exécution de ses
tâches par :
- un(e) Assistant(e) en charge du Secrétariat du
DAF ;
- un Chef comptable et son Assistant ;
- un Chef de service financier et budget ;
- un Chef de service Administration et Ressources Humaines et
un(e) secrétaire ;
- un (e) Trésorier (e) et un (e) Caissier
(e) ;
- un (e) Informaticien (ne) ;
- un chargé des Achats et logistique.
1) L'Assistant(e) du DAF
Mandat général
Sous l'autorité du DAF, l'Assistant(e) assiste le DAF
dans l'organisation de ses rencontres, dans la préparation de ses
correspondances et dans le classement et la conservation des dossiers et
documents.
Mandat spécifique
Sous l'autorité du DAF, l'Assistant(e) est responsable
de la bonne tenue du Secrétariat qu'il (elle) dirige ainsi que des
missions qui lui sont confiées par le DAF.
Plus particulièrement, il (elle) est chargé(e)
des tâches suivantes :
- Des appels téléphoniques,
- Réceptionner, enregistrer, traiter et ventiler le
courrier,
- Répertorier et classer les documents,
- Veiller à l'expédition des courriers,
- Gérer les fournitures de bureau de la Direction et du
Secrétariat , en tenir une comptabilité permanente et proposer le
renouvellement au moment opportun,
- Recevoir les visiteurs ou veiller à ce ceux-ci soient
correctement accueillis, informés et dirigés, s'il y a lieu, vers
la personne ou le service demandé,
- Superviser ou exécuter, le cas échéant,
les travaux de saisie et de dactylographie, veiller à leur
exécution dans les meilleurs délais et contrôler les
documents produits avant leur remise aux demandeurs,
- Assister le DAF dans la préparation et le suivi des
dossiers,
- Préparer et organiser les réunions,
rendez-vous, et déplacement du Directeur,
- Animer et gérer une équipe de
secrétaires,
- Exécuter, à la demande du DAF, toute autre
tâche qui lui sera confiée en relation avec les activités.
2) Le Chef comptable
Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier,
le Chef comptable veille à la bonne tenue de la Comptabilité
Générale et Analytique du FSRDC.
Description des tâches :
Au titre de la fonction comptabilité :
- effectuer les imputations comptables, analytiques et
budgétaires ;
- contrôler la bonne comptabilisation des
opérations dans les livres comptables ;
- tenir le classeur de justification des comptes ;
- garantir la correcte utilisation du logiciel
comptable ;
- s'assurer que le back up de la comptabilité est
régulièrement effectué ;
- produire régulièrement les états de
rapprochement bancaires ;
- respecter le calendrier annuel et mensuel
d'arrêté et d'établissement des comptes ;
- veiller au classement et à la bonne conservation des
registres et pièces comptables ;
- assurer la consolidation des comptes du FSRDC ;
- établir les états financiers
périodiques ;
- mettre à la disposition du DAF les
éléments d'établissement des rapports financiers
trimestriels ;
- procéder à la paie mensuelle du personnel et
à l'établissement des bulletins correspondants ;
- tenir le registre des immobilisations, assurer la gestion
des stocks des matériels et le contrôle de magasin ;
- informer le DAF de toute difficulté
particulière ;
- veiller au respect des délais de transmission des
informations et états comptables des Antennes ;
- vérifier les états comptables établis
par les Antennes ;
- programmer et réaliser les missions de supervision de
la comptabilité des Antennes.
Au titre de la paie :
- comptabiliser les salaires et les charges sociales ;
- justifier les comptes salariés ;
- mettre à la disposition du DAF les
éléments d'établissement du rapport d'activités
mensuelles.
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