Etude et perspectives de l'approche participative des projets communautaires réalisés par le Fonds Social dans la Province du Sud-Kivu en RDC de 2004-2009

2.5. PRESENTATION DU FSRDC : DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

2.5.1. Organisation Administrative et Financière

Directeur Administratif et Financier

Chef Service

Comptable

Assistant

Chef de Service

Financier et

Budget

Trésorier

Caissier

Chargé de

l'Administration et

des Ressources

Humaines

Secrétaire

Assistant

Coordonnateur Général

Responsable de

l'Informatique

Achats et

Logistique

2.5.2. Le Directeur Administratif et Financier (DAF)

Mandat général

Sous l'autorité du Coordonnateur Général, le Directeur Administratif et Financier a pour mission de :

- veiller à la seine gestion des ressources humaines, matérielles et financières,

- garantir l'exactitude et la régularité de la comptabilité ;

- garantir la bonne utilisation des fonds mis à la disposition du FSRDC ;

- coordonner toutes les activités de la Direction Administrative et Financière.

Mandat spécifique

Au titre des finances

- encadrer et superviser les services placés sous sa responsabilité;

- prévoir et programmer les investissements, dépenses de fonctionnement ;

- assister le Coordonnateur Général dans le choix des banques ;

- assister le Coordonnateur Général dans les négociations avec les partenaires financiers ;

- établir et actualiser le tableau des conditions bancaires ;

- procéder à des contrôles de caisse ;

- viser tous les jours le brouillard de caisse ;

- vérifier les états de rapprochement bancaire et les signer ;

- vérifier la conformité des factures (rapprochement/factures/bon de commande/bon de livraison/bon d'entrée, vérification arithmétique) avant tout paiement;

- supervise l'élaboration des tableaux de bord financiers quotidien, hebdomadaire et mensuel de la société. En assurer le suivi ;

- superviser la gestion de la trésorerie ;

- faire établir les demandes de retrait de fonds et toute la documentation nécessaire aux décaissements ;

- faire approvisionner les comptes et sous-comptes en vue du règlement rapide des dépenses engagées dans le cadre du FSRDC ;

- faire procéder au recouvrement des créances échues ;

- faire établir les demandes de paiement et assurer leur suivi ;

- faire préparer les règlements des fournisseurs ;

- proposer au CDA les conditions de règlement avec les fournisseurs;

- tenir immédiatement informé le CG de tout problème lié à la finance.

- Elaborer le rapport d'activités de la Direction.

Au titre de la gestion des ressources humaines

- encadrer et superviser le responsable des ressources humaines ;

- s'assurer de la bonne tenue des dossiers du personnel;

- contrôler le suivi des absences, maladies et congés ;

- veiller à la signature des contrats de travail et/ou de services des contractuels ;

- s'assurer du respect de la réglementation sociale ;

- contrôler la réalisation des évaluations annuelles du personnel du FSRDC ;

- vérifier le calcul de la paie mensuelle du Personnel et l'établissement des bulletins correspondants ;

- s'assurer que la paie est faite à temps 

Au titre de la gestion de l'informatique

- encadrer et gérer le responsable informatique ;

- concevoir l'organisation générale du traitement de l'information ;

- s'assurer de la protection physique et logique de l'accès au système ;

- veiller à la maintenance des matériels et logiciels ;

- s'assurer de la mise en place de sauvegardes selon les normes ;

- s'assurer de la qualité des antivirus utilisés;

- faire établir le budget annuel de fonctionnement et d'investissement informatique.

Au titre de la comptabilité

- encadrer et gérer le comptable ;

- s'assurer de la tenue au jour le jour de la comptabilité ;

- contrôler les analyses de comptes ;

- veiller à la consolidation des comptes des antennes et de la coordination

- vérifier les états financiers annuels et périodiques ;

- s'assurer du bon classement des pièces comptables ;

- contrôler le reporting mensuel avant sa remise au CG ;

- veiller à l'élaboration et à la centralisation des rapports d'activités périodiques et des rapports financiers des projets,

- proposer toute amélioration des procédures comptables ;

- planifier les missions de l'auditeur externe ;

- collaborer avec le Cabinet d'audit financier ;

- organiser et s'assurer du bon déroulement de l'inventaire du stock et des immobilisations.

Au titre du budget et contrôle de gestion

- Superviser et encadrer le chargé du budget et contrôle de gestion ;

- veiller à la mise à jour régulière de la comptabilité analytique et budgétaire ;

- veiller à la bonne réalisation des travaux du budget et contrôle de gestion ;

- assurer la fiabilité des états produits par le chargé du budget et contrôle de gestion ;

- proposer des améliorations de gestions ;

- définir et veiller à l'élaboration des tableaux de bord de la société ;

- consolider les budgets ;

- veiller au respect du calendrier d'établissement des budgets et des reporting.

Au titre juridique et fiscal

- Veiller à l'établissement de l'ensemble des déclarations fiscales, sociales ou à caractère économique demandées à la société ;

- Instruire les dossiers contentieux ;

- Suivre l'évolution de la législation et des règlements dans le domaine fiscal, civil...;

- préparer les documents pour le CA

- Coordonner les études juridiques au sein de l'Institution.

Autres fonctions

- Participe au CDD ;

- Participe au CDA ;

- Participe au Comité de Sélection des Projets (CSP)

- Participe à la Commission des Marchés (CM).