C- Les outils de description
Les outils de description aident à la mise en forme et
à la synthèse des flux d'une organisation, il s'agit de la
transcription, de l'organigramme fonctionnel, de la grille d'analyse des
tâches et du diagramme de circulation des informations.
1- Transcription narrative
Elle doit être structurée, logique et
précise. Il ne s'agit pas d'un compte rendu, mais d'une description, la
plus factuelle possible, construite pour être comprise et
exploitée. Le choix du mot juste est fondamental, faute de se
prêter à une normalisation, la transcription narrative ne semble
pas être le meilleur moyen de transmettre l'information, en dehors des
notes d'orientations et des notes de conclusion : la narration garde une
portée subjective et il est rare d'y trouver une vue synthétique
qui soit parlante.
2- Organigramme
Un organigramme est un graphique représentant la
structure d'une organisation avec ses éléments et leurs
relations. On distingue les organigrammes hiérarchiques et les
organigrammes fonctionnels.
> L'organigramme hiérarchique,
Dispositif essentiel du contrôle interne, est de la
responsabilité de la direction générale. >
L'organigramme fonctionnel,
peut être établi par l'auditeur pour
repérer, notamment : les personnes qui exercent plusieurs fonctions, les
fonctions partagées entre plusieurs personnes, les fonctions non
attribuées et les personnes sans fonctions.
Cet outil qui aide à passer de l'organigramme
hiérarchique à des analyses de postes de travail, facilite
l'étude de la séparation des tâches et des contrôles
réciproques.
3- Grille d'analyse des tâches.
La grille d'analyse des taches est un tableau à double
entrée qui sert à la détection des faiblesses de
l'organisation (tâches affectées aux mauvaises personnes,
opération nécessaire et non prévue, etc ). C'est un
relevé statique, établi pour les opérations de chaque
fonction principale et pour les activités de chaque processus
élémentaire. Une ligne est réservée à chaque
tâche, une colonne à chaque acteur et une colonne NEANT s'il n'y a
pas d'acteur prévu.
4- Diagramme de circulation des informations.
Un diagramme de circulation (flow-chart) est un
schéma descriptif de l'utilisation et de la circulation d'un support
d'information. Cette représentation
distingue l'original d'un document de ses copies. Elle utilise
des symboles normalisés attribués aux opérations
effectuées sur les documents et sur les données :
création, duplication, rapprochement et comparaison, saisie, traitement,
consultation de fichier, impression, transmission, mise en suspens ou en
attente, classement, archivage, etc....
Le schéma permet une visualisation immédiate de la
logique opératoire, de ses faiblesses et des zones d'ombre à
élucider.
Le diagramme est à l'usage de l'auditeur et non pas un
support de discussion avec les interlocuteurs de l'entreprise (ces derniers
ayant tendance à exprimer de la curiosité face aux graphismes, au
détriment des informations).
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