Analyse critique des méthodes de planification, de suivi, et d'évaluation des interventions dans le secteur agricole en RDC, cas du Programme de Relance de l'Agriculture dans la Province Orientale(PRAPO )

SECTION 2 : SUIVI OU MONITORING D'UN PROGRAMME OU D'UN PROJET

2.1. Suivre et piloter son projet ou programme

Si les activités de planification déterminent où l'on va et comment on y va, les activités de pilotage et de suivi de projet permettent d'identifier où l'on en est (constat) et où l'on en sera réellement (projection, par anticipation, sur la fin du projet) ; on sait en effet que des aléas viennent perturber le déroulement du projet et que le taux de progression n'est jamais celui qu'on a prévu : ainsi les actions régulières de suivi de projet atténuent-elles l'effet de ces aléas.

Plus ce suivi sera rigoureux et plus les indicateurs du tableau de bord seront pertinents, meilleure sera la qualité de la décision pour ramener le projet sur la trajectoire de la réussite. Un bon suivi de projet tient en la disponibilité d'informations fiables et à jour. Ces indicateurs, éventuellement outillés et automatisés, remontent des alertes au chef de projet, mais ce dernier, avec son équipe, à la responsabilité de les interpréter et de prendre les décisions pour déclencher les actions qui s'imposent.^74(*)

Piloter et suivre son projet, dans une démarche classique, consiste à suivre et analyser les écarts par rapport à un plan préétabli ; dans un projet agile, piloter signifie s'adapter en permanence pour mieux progresser vers l'objectif que l'on s'est fixé. Quel est, selon la démarche, le choix des indicateurs ; quelles sont les modalités de suivi et de reporting, et la fréquence de ces activités ?

2 .2. Quels indicateurs suivre

La stratégie de suivi et de pilotage est définie à chaque projet, en fonction de sa taille ou de sa criticité, du nombre d'acteurs ou encore du contexte contractuel : processus de suivi, indicateurs retenus, rôles, fréquence de collecte et de diffusion, mode de communication. Bien évidemment, la démarche adoptée, qui se caractérise par une approche soit prédictive, soit agile, et par une formalisation plus ou moins outillée du planning, va impacter les modalités de suivi du projet. Les indicateurs de contrôle et les outils de pilotage varient selon la stratégie retenue pour la planification et la conduite du projet dans son ensemble.

Néanmoins, quatre questions sont communes à tout chef de projet soucieux de piloter son projet : « Quelle quantité de travail avons-nous réalisée à ce jour ?»; « Quelle quantité de travail nous reste-t-il à réaliser ? » ; « Qu'avons-nous dépensé ? » et « Combien allons-nous dépenser en tout ? », si nous voulons réaliser ce qui a été défini...

Dans une approche classique, le chef de projet focalise sur le suivi du délai et du budget, en particulier parce qu'une démarche prédictive s'attache à respecter ce qui a été figé dans le planning de départ. Mais le tableau de bord, outil de contrôle et de suivi, ne se limite pas à la surveillance des délais et du budget. Il comporte également des indicateurs relatifs à la performance réalisée, à la qualité de cette performance et au suivi des risques.

* ⁷⁴ V é r o n i q u e Me s s a g e r Rota ; Gestion de projet vers les méthodes agiles, éditions eyrolles, paris 2005,p 143,in www.editions-eyrolles.com