I.1.3- les opérations de caisse
Pour que la caissière puisse effectuer des sorties et
des réceptions de fonds, il faudrait au préalable qu'elle
détienne des documents qui justifient tout mouvement de sa
caisse.
a) Le brouillard de caisse
C'est un journal quotidien dans lequel la caissière
enregistre toutes les opérations de caisse avant leur saisie comptable.
C'est un document qui permet à la caissière le suivi
régulier de toutes les transactions ayant permis l'utilisation de la
caisse. Le brouillard de caisse est un feuillet qui contient la date du jour,
le numéro du brouillard, le nom de la caissière, le solde
d'ouverture, le solde de clôture et le visa de la caissière. Il
est réparti en cinq colonnes comportant les Noms, les N° de
comptes, les libellés.
A la fin de chaque feuillet, la caissière
détermine le total des retraits et des versements.
Le brouillard de caisse servira donc pour la caissière,
de preuve en cas de réclamation et constituera en audit une source
importante d'information.
b) le reçu de versement
Pour les opérations d'entrées qui se
matérialisent par le bordereau de versement Le reçu de
versement n'est valable que si les éléments s'y après
s'y trouvent :
· Le numéro du compte du
bénéficiaire
· Le nom du bénéficiaire
· Le montant du versement
c) la fiche de retrait .
Pour les opérations de sortie de la Coopérative
Amana c'est un document de constatation de décaissement de fonds. Le
retrait ne sera effectif qu'en présence du titulaire du compte ou par
quelqu'un ayant été mandaté titulaire du compte.
I.1.4 LA GESTION DES DOCUMENTS
Pour assurer un meilleur suivi des opérations de la
Coopérative Amana il a été mis en place un dossier
fournissant des informations sur les comptes qu'elles à ouvert dans
chacune de ces banques un dossier fournissant les informations relatives aux
opérations de caisse et un dossier relatif aux différentes
correspondances avec sa clientèle.
a ) Organisation du premier classeur : les
documents de banque
Toutes les pièces sont classées par ordre
chronologique et individualisé par mois et comporte une partie
réservée aux pièces comptables et une autre aux
correspondances avec les banques.
1) Pièces comptables
Toutes les pièces sont classées par ordre
chronologique et individualisés par mois, la structure du dossier est
la suivante.
1) Mois N (page de garde)
2) Pièces comptables (importées et saisies) mois
N
· bordereau de remise de chèque
· ordre de virement
· avis de débit
· reçu de versement
· tickets d'agios
· copie des chèques émis
· échelle d'intérêt
· relevés du mois N
· grand livre du compte banque Etat de rapprochement
(importé et saisi) pour chaque dossier de pièce et par banque,
l'on doit trouver pour chaque mois :
-le relevé du mois concerné (ou historique, car
les relevés son souvent acheminés avec retard) :
-le grand livre du compte banque (historique) tiré de
la comptabilité)
-l'état de rapprochement imputé et saisi
b) Les correspondances avec la banque
Toutes les correspondances échangées avec la
banque doivent être classées dans un dossier particulier. Il
s'agit principalement :
· des modifications d'accord de crédits
· des copies de garanties accordées à
l'appui des crédits
· des lettres de réclamations initiées par
la Coopérative Amana, dûment déchargées par la
banque ;
· des copies des procurations du directeur
général de la Coopérative Amana
Ces correspondances sont classées par ordre
chronologique
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