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La gestion de trésorerie dans des institutions de micro- finance: cas de la coopérative Amana au Tchad

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par Baltazar Loubandingar Ngargoto
Institut supérieur polytechnique "la francophonie " de Ndjamena Tchad - Licence en comptabilité et finances 2008
  

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I.1.3- les opérations de caisse

Pour que la caissière puisse effectuer des sorties et des réceptions de fonds, il faudrait au préalable qu'elle détienne des documents qui justifient tout mouvement de sa caisse.

a) Le brouillard de caisse

C'est un journal quotidien dans lequel la caissière enregistre toutes les opérations de caisse avant leur saisie comptable. C'est un document qui permet à la caissière le suivi régulier de toutes les transactions ayant permis l'utilisation de la caisse. Le brouillard de caisse est un feuillet qui contient la date du jour, le numéro du brouillard, le nom de la caissière, le solde d'ouverture, le solde de clôture et le visa de la caissière. Il est réparti en cinq colonnes comportant les Noms, les N° de comptes, les libellés.

A la fin de chaque feuillet, la caissière détermine le total des retraits et des versements.

Le brouillard de caisse servira donc pour la caissière, de preuve en cas de réclamation et constituera en audit une source importante d'information.

b) le reçu de versement

Pour les opérations d'entrées qui se matérialisent par le bordereau de versement Le reçu de versement n'est valable que si les éléments s'y après s'y trouvent :

· Le numéro du compte du bénéficiaire

· Le nom du bénéficiaire

· Le montant du versement

c) la fiche de retrait .

Pour les opérations de sortie de la Coopérative Amana c'est un document de constatation de décaissement de fonds. Le retrait ne sera effectif qu'en présence du titulaire du compte ou par quelqu'un ayant été mandaté titulaire du compte.

I.1.4 LA GESTION DES DOCUMENTS

Pour assurer un meilleur suivi des opérations de la Coopérative Amana il a été mis en place un dossier fournissant des informations sur les comptes qu'elles à ouvert dans chacune de ces banques un dossier fournissant les informations relatives aux opérations de caisse et un dossier relatif aux différentes correspondances avec sa clientèle.

a ) Organisation du premier classeur : les documents de banque

Toutes les pièces sont classées par ordre chronologique et individualisé par mois et comporte une partie réservée aux pièces comptables et une autre aux correspondances avec les banques.

1) Pièces comptables

Toutes les pièces sont classées par ordre chronologique et individualisés par mois, la structure du dossier est la suivante.

1) Mois N (page de garde)

2) Pièces comptables (importées et saisies) mois N

· bordereau de remise de chèque

· ordre de virement

· avis de débit

· reçu de versement

· tickets d'agios

· copie des chèques émis

· échelle d'intérêt

· relevés du mois N

· grand livre du compte banque Etat de rapprochement (importé et saisi) pour chaque dossier de pièce et par banque, l'on doit trouver pour chaque mois :

-le relevé du mois concerné (ou historique, car les relevés son souvent acheminés avec retard) :

-le grand livre du compte banque (historique) tiré de la comptabilité)

-l'état de rapprochement imputé et saisi

b) Les correspondances avec la banque

Toutes les correspondances échangées avec la banque doivent être classées dans un dossier particulier. Il s'agit principalement :

· des modifications d'accord de crédits

· des copies de garanties accordées à l'appui des crédits

· des lettres de réclamations initiées par la Coopérative Amana, dûment déchargées par la banque ;

· des copies des procurations du directeur général de la Coopérative Amana

Ces correspondances sont classées par ordre chronologique

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"Un démenti, si pauvre qu'il soit, rassure les sots et déroute les incrédules"   Talleyrand