II.2- Le Circuit Documentaire
Le commerce international s'effectue toujours avec des documents
qui garantissent la bonne exécution des transactions. Ainsi, à
ADM COCOA UNICAO S.A, avant d'effectuer des exportations, il faut réunir
des documents qui sont souvent imposer par les autorités administratives
(engagement de change, numéro de domiciliation, EUR1...) ou par les
clients (certificat de fumigation). La constitution de ces documents qui sont
nécessaires au bon déroulement des exportations se fait de
concert avec le transitaire. Dans ce point, nous nous attèlerons
à présenter les différentes parties qui interviennent dans
le circuit documentaire et les tâches qu'elles accomplissent.
II.2.1- A ADM COCOA UNICAO S.A
A la réception du planning, une assistante logistique
élabore une demande de banque. Cette demande est adressée par
courrier électronique à un
correspondant qui se trouve à la trésorerie de la
SIFCA. Dans les minutes qui suivent l'émission de la demande, elle
reçoit le nom de la banque où la domiciliation devra être
effectuée. Par la suite, elle édite les factures pro forma.
Après l'élaboration des factures, elle constitue le
dossier d'exportation. Ce dossier comprend : un certificat d'origine, un
engagement de change, une autorisation de circulation des marchandises (EUR1
pour les pays de l'U.E). L'engagement de change s'obtient au ministère
de l'industrie et la délivrance de ce document se fait en une demi
journée.
Une fois le dossier export constitué, le chef facturation
et embarquement effectue un contrôle des documents qui constituent le
dossier et y appose son visa. Elle transmet alors les documents au transitaire
qui effectue la domiciliation proprement dite.
L'accomplissement de ces tâches se fait au moins en vingt
quatre (24) heures et au plus en quarante huit (48) heures.
II.2.2- CHEZ LE TRANSITAIRE
SIVOM TRANSIT reçoit les documents pour la domiciliation
de la part du coursier d'ADM COCOA UNICAO S.A. Le transitaire dépose les
dossiers à la banque dont le nom a été communiqué
par la trésorerie de la SIFCA. En fonction de la banque un rendez vous
dont le délai varie lui est donné pour le retrait des dossiers
avec un numéro de domiciliation.
Cette tâche est accomplie par SIVOM TRANSIT au minimum en
vingt quatre (24) heures et au maximum en quarante huit (48) heures.
En somme, en tenant compte des durées d'exécution
des différents intervenants, la durée minimale de
réalisation du circuit documentaire est
quarante huit (48) heures et la durée maximale est de
quatre vingt seize (96) heures.
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