PARTIE II : ANALYSE ET PROPOSITIONS
CHAPITRE I : ANALYSE DU PROCESSUS
Le projet que nous menons, vise une amélioration du
délai de mise à FOB des produits d'ADM COCOA UNICAO S.A. C'est
donc pour cette raison que notre analyse du processus sera orientée sur
l'aspect délai que nous entendons réduire à travers les
propositions qui seront faites par la suite. Mais avant, nous analyserons
chacun des circuits qui forment le processus.
Par ailleurs, il est important de signifier que le circuit
phytosanitaire est certes important pour l'exportation des produits, mais il
n'influence pas le délai du processus de mise à FOB. Par
conséquent, nous n'en ferons pas cas dans l'analyse du processus.
I- LE CIRCUIT FINANCIER
Le circuit financier débute par la demande de
chèques et a pour finalité l'obtention d'une autorisation
d'exportation à la BCC. Il comprend deux parties assurées
successivement par ADM COCOA UNICAO S.A et la société de transit
SIVOM TRANSIT.
A ADM COCOA UNICAO S.A, l'exécution de la première
partie du circuit vise à saisir les numéros de chèques
à la BCC et à remettre les chèques au transitaire pour
l'obtention de l'autorisation d'exportation. Dans l'organisation de la
société, le service comptable dispose d'un délai de
quarante huit heures pour émettre les chèques. Cette durée
a été fixée par la direction de la société.
Cependant, dans la pratique tous les chèques sont remis au service
logistique vingt quatre heures après la réception de la demande
de chèques. Ainsi, il apparaît indubitablement que
l'efficacité du service comptable à émettre les
chèques est un atout dont l'entreprise doit tenir compte
dans son fonctionnement. Ceci signifie alors que l'obtention des chèques
se fait en vingt quatre heures à ADM COCOA UNICAO S.A. Une approche plus
approfondie nous permet alors d'affirmer que la première partie se fait
au moins et au plus en vingt quatre heures. Le délai de quarante huit
heures est donc une simple décision administrative qui n'est pas atteint
dans la pratique.
Après la saisie des numéros de chèques au
guichet unique de la BCC, les chèques sont remis au transitaire par un
coursier. Le problème qui se pose à ce niveau est celui de la
disponibilité de ce dernier. En effet, le coursier travaille pour tous
les services de la société. Ce qui cause un véritable
problème dans le transfert des documents. Quand il est occupé
à accomplir une mission pour le compte d'un autre service, les
chèques sont conservés par le service pendant que le transitaire
les attend pour entamer la deuxième partie du circuit.
Lorsque le transitaire reçoit les chèques, il
attend que son représentant qui se trouve à la BCC
récupère les formules définitives avant de lui remettre
les chèques qu'il déposera par la suite au guichet unique de la
BCC. Le correspondant du transitaire, ne disposant pas de véhicule
propre attend toujours un passage du coursier de sa société dans
la zone où il se trouve avant de transmettre les documents au
siège. A défaut, c'est le lendemain qu'il prendra les
chèques pour les déposer à la BCC. Nous constatons
également que le problème de transfert des documents est un fait
réel pour le transitaire qui ne dispose pas d'un coursier uniquement
destiné à suivre les dossiers d'ADM COCOA UNICAO S.A.
C'est surtout l'absence de moyen de locomotion qui constitue
un problème au niveau de ce circuit. Comme nous le constatons, que ce
soit à ADM COCOA UNICAO S.A ou à SIVOM TRANSIT, les intervenants,
même avec leur grande motivation dans l'accomplissement des tâches
qui leurs sont confiées, ils restent tous confrontés au
même problème de retard dans le transfert des documents.
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