c) DIVISION DE L'INFORMATIQUE
Cette division fonctionne sous la Direction
Financière avec d'autres divisions telles que la division de finance,
Comptabilité, Commerciale et gestion immobilière,
trésorerie (Banque et Caisse), Budget et contrôle de gestion.
Actuellement et avec le nouveau organigramme les divisions
deviendrons des services et pour la division informatique, elle se structura de
la manière suivante:
· Service d'application Comptable et financière
· Service d'application de gestion de ressources
humaines
· Service d'application de la maintenance
Les taches actuelles de la division informatique
sont :
v Calcule de salaire des agents et ceci mensuellement
v Gestion du service Internet
v Journal de paie de salaire pour le service de la
comptabilité
En traitement de correspondance diverse.
d) SERVICE DES RELATIONS PUBLIQUES
Les Relations Publiques se définissent comme une
passerelle entre le monde extérieure et intérieure. Mais aussi un
service médiatique fonctionnant avec cinq sections qui sont
les :
1. Organisation de voyage : dans cette
section on (L'agent) cherchera en faire :
- Une identification des moyens des transports (Avion,
Véhicule,...)
- Identifier les frais pourront couteux le voyage
- Identifier le rang de votre passager (ADG, ADT, ADF,....)
- Envisager votre passager deux heures avant le
décollage,...
N.B : Vous devez connaitre le poids exact des bagages de
votre passager.
2. Préparation d'accueil : Le
service doit normalement être avise 48heurs avant pour prendre des
dispositions possibles. L'ordre de mission et la feuille de route du visiteur
sont de grande dans le but des paliers aux problèmes administratifs et
connaitre l'objet de la visite
3. Organisation d'une réception :
C'est un service très pratique permettant une collaboration
entre l'entreprise et d'autre structure. Elle s'occupe aussi d'organisation des
fêtes,....
4. Organisation d'une réunion ou
audience : On doit établir une liste de
personne accédant à l'audience, prendre des dispositions
possibles en connaissant le nombre des participants, faire le procès
verbal de la réunion ou audience ; et parfois prévoir les
rafraîchissements aux participants.
5. Gestion de Gite et protocole : Elle
s'occupe de logement de tous les visiteurs d'extérieur et
intérieur de l'OKIMO
e) DIRECTION DES
APPROVISIONNEMENTS ET INTENDANCES
La Direction des approvisionnements a pour fonction de mettre
à la disposition des différents services de l'Office, les biens
nécessaires et conformes qui répondent aux exigences
suivantes :
· Quantité nécessaire,
· Volume exigé,
· Coût raisonnable,
· Lieu conforme pour déplacer ces articles.
Ce rôle se subdivise en trois :
· ACQUISITION
· CONSERVATION OU ENTREPOSAGE
· DISTRIBUTION
A. ACQUISITION
Dans le cadre d'acquisition, la DAP, après examen des
stocks disponibles, exprime ses besoins et programme les achats des
différents consommables prioritaires. Ces achats s'effectuent de deux
manières : achats locaux et importation
1. Achats locaux
Certains besoins peuvent être satisfaits localement
(BAMBU-BUNIA). Pour ce faire, le service « Etude du
marché » prospecte le marché pour permettre d'acheter
à un prix favorable. Il établit un rapport qu'il présente
au Services « achats locaux » pour exécution. Ce
dernier établit une demande de prélèvement de fond en
trois exemplaires signé par le DIRAPROS et visé par
l'AUDITEUR pour retrait de fonds à la caisse (Mod,...)
Après l'obtention de fond, il procède
directement aux achats. Il prendra soin de réclamer la facture pour
chaque article pour permettre la justification à la Direction
Financière. Cette facture est reproduite en cinq exemplaires (les
facturiers).
· La facture + l'original du facturier joints à la
copie de Bon d'entré au magasin destiné à la
comptabilité Générale (justification)
· 1 exemplaire à la Comptabilité
Analytique
· 1 exemplaire au magasin réceptionniste
· Un autre au classement
· Le tout dernier au SCG
La facture et ses facturiers sont numérotés par
5 chiffres (No MINES).
Le 1er chiffre indique le lieu d'achat, le
2e le millésime de l'année de l'opération, le 3
derniers chiffres, le No d'ordre de 001 à 999.
Ex : achat d'une
boite d'huile de frein en 1994 :
BAMBU 54020 KIN : 14016, et si c'était en
1993 :
53026 KIN : 13015
Chaque facturier a son numéro et son
répertoire :
· 1 = Facturier d'entrée achats locaux
KINSHASA,
· 2= Facturier d'entrée frais accessoire d'achat
KINSHASA,
· 3 = Facturier d'entrée achats locaux
KISANGANI,
· 4= Facturier d'entrée frais accessoire d'achat
KISANGANI,
· 5 = Facturier d'entrée achats locaux BAMBU et
environs,
· 6= Facturier d'entrée achats locaux KILO et
environs,
· 7 = Facturier d'entrée achats locaux MOTO et
environs,
· 8= Facturier d'entrée achats locaux
BRUXELLES,
· 9 = Facturier d'entrée importation,
· 0= Facturier d'entrée frais accessoire
d'importation,
Quand l'article ne figure pas sur le marché local,
le service « Follow-up ou suivi de commande » lance un
message phonique au service achats locaux Kisangani où on
procédera aux achats, ... disponibilité de fonds il y a au cas
contraire, on lui envoie de fonds. S'il y a carence à Kisangani, le
service Follow-Up établit une Demande d'achat (DA) qu'il envoie à
Kinshasa au service « Etude du marché » qui
prospectera le marché pour trouver l'article aux conditions les plus
avantageuses quand au coût, à la qualité et au délai
de livraison.
La DA est établie en 5 exemplaires signée par le
DIRAPPROS et contre signée par le DT ou DG.
· L'original et la 1ère copie
destinée au service Etude du marché à Kin.
· La 2e copie au Service FU pour
enregistrement dans son Registre intitulé « SUIVI DE COMMANDE
DEMANDE D'ACHAT KINSHASA »
· La 3e copie à la DAP
· La 4e copie au service utilisateur de
l'article.
Quand l'article est disponible sur le marché, le
Service achats locaux KIN. Attribue à la DA un no de CK
« Commande Kinshasa ». Ce document intitulé CK est
signé par le ROKIN ou la DG. Ils sont enregistré au Service FU
dans un registre intitulé ACHATS LOCAUX KINSHASA et classés
chacun dans une farde. Les documents justificatifs des achats
expédiés à la DG (2 factures + le B entrée à
la DF et 1 à la DAP).
2. Importation
Si l'article demandé n'est pas disponible sur le
marché local à KINSHASA, le Service
« IMPORTATION » (Division Technique Kinshasa)
établit une demande de prix à un fournisseur ou fabriquant
à l'étranger (correspondance, Télex,
Téléphone,...) en donnant toutes les spécifications
techniques.
Le fournisseur accuse réception et envois (une facture
pro-forma qui comporte la quantité, la désignation, le prix et
les modalités de livraison (mode,...), le nom et l'adresse du
fournisseur.
Ces modalités sont :
· CIF (Cost Insurance Freight) : Le fournisseur
supporte tous les frais, (coût, assurance, frêts) jusqu' au
port de débarquement. Ex ANVERS-MATADI ou ANVERS-MOMBASA
· FOB (Free en board) : Le fournisseur supporte les
frais jusqu'au port d'embarquement, le fournisseur transfère la
propriété au client par le biais du transitaire
· C&F (Cost and Freight) : l'importateur
supporte tous les frais à la livraison
· Dans les deux derniers cas, la facture préforma
du transitaire est nécessaire.
Après l'analyse de la facture préforma, le
Service importation ouvre le dossier du commande. La procédure du
Service importation jusqu'à ce niveau est enregistrée au Service
FU dans un registre intitulé « DE L'OFFRE A LA DEMANDE
FERME » et les différents dossiers classés (Mod,...)
Pour confirmer sa commande, l'importateur ouvre un
crédit documentaire à la Banque du Congo (CREDOC) à l'aide
de la facture préforma Fournisseur et Transitaire (s'il y en a)
où om remplit le fournisseur sur présentation de documents
suivants : (modèle à présenter).
· Facture définitive du fournisseur
· Le CDA (Connaissement direct Aller) : Document
maritime qui confirme l'embarquement effectif de l'article ou BL (BILL of Loa
ding) document aérien jouant le même rôle
· Le certificat ou police d'assurance : Si l'article
est assuré
· Attestation de vérification du correspondant de
l'OCC
· Attestation fiscale
· Facture du Transitaire
· La liste de colisage.
Ces différents documents accompagnent le
matériel jusqu'au site. La modalité la plus avantageuse pour
l'OKIMO est CIF MATADI ou CIF MAMBASA. Dès que la marchandise arrive au
port de débarquement, l'importateur prend ses responsabilités de
dédouaner. Avant le dédouanement, les matériels sont
entreposés chez les dépositaires où on doit payer les
frais d'entreposage.
Pour dédouaner, il paie les droits en douane à
l'DGDA qui livre la déclaration de mise en consommation sur
présentation des différents documents ci hauts cités.
Après cela, vient alors le tour de l'OCC pour contrôler. Ce
dernier livre sur paiement, un certificat de contrôle. Il est à
noter aussi qu'au cas où les matériaux de DGDA et de l'OCC,
l'OKIMO prend des engagements avec les transporteurs locaux (AGETRAF Kin,
TMK,...) qui achemine mes matériels sur le lieu indiqué par
l'entrée au magasin. L'opération depuis la confirmation de la
commande jusqu'ici est enregistrée au service FU dans un registre
intitulé « de l'embarquement à l'entrée au
magasin » et les différents documents relatifs à chaque
dossier sont classés respectivement.
B. CONSERVATION OU
ENTREPOSAGE
1. Réception des Matériels
Les matériels OKIMO sont réceptionnés
dans les différents magasins transit : KINSHASA, KISANGANI, et
NIZI.
La réception de matériel est sanctionnée
par un PV de réception ; un PV de manquant et avarie, un
relevé d'arrivage et enfin un bon d'entrée en magasin
(Modèles) MT KIN a pour rôle d'entreposer les matériels en
provenance de Matadi et des achats locaux.
MT KIS reçoit les matériels de MT KIN par voie
fluviale ou aérienne afin d'acheminer sur Watsa et Nizi.
MT NIZI reçoit les matériels en provenance de
MOMBASA, MTKIS (Avion) et de MTKIS ; expédie les matériels
dans les différents magasins de NIZI, BAMBU et MOTO.
On appelle « En cours de route » les
matériels se trouvant au MTKIN, MTKIS, chez les transitaires et les
dépositaires, l'OKIMO doit payer les frais d'entreposage aux
transitaires et dépositaires selon la durée d'entreposage.
1. MAGASINS
La DAP possède :
· Un magasin transit à KINSHAHA et à
KISANGANI
· 6 Magasins à NIZI dont : Magasin garage,
magasin outillage, magasin transit, magasin carburant et lubrifiants, magasin
électrique et magasin métallurgique.
· 3 Magasins à BAMBU : Magasin carburant et
lubrifiants, magasin fourniture du Bureau et équipements, magasin
dépôt pharmacie
· 13 Magasin à MOTO dont :
o 7 dans le secteur Watsa : Magasin outillage, magasin
électrique, magasin fourniture de bureau, magasin pharmacie, magasin
carburant et lubrifiants, magasin compresseur et sondage, magasin transit.
o 6 magasins dans le secteur DOKO-DURBA : Magasin
outillage, magasin garage, magasin labo-chimique, magasin cyanuration, magasin
filon GORUMBWA et magasin carburant.
C.
DISTRIBUTION
DOCUMENTS MAGASINS
Les différents documents magasins sont : Le Bon
d'entrée, le Bon de sortie, le Bon de rentrée et le Bordereau
d'expédition, les fichiers de stocks (grande fiche) et fiche de casier
(petit fiche).
· Le bon d'entrée sanctionne l'entrée de
l'article au magasin sur présentation de l'article lui-même et la
facture d'achat.
· Le bon de sortie est étable à chaque
sortie de l'article de magasin
· Le bon de rentrée : L'article sorte, non
consommée peut rentrer au magasin par le bon de rentée
· Le bordereau d'expédition : est un document
qui accompagne l'article jusqu'à la destination, c'est pour permettre au
magasin destinataire de procéder à l'entrée au magasin.
Quand l'article est sorti du magasin pour une consommation
directe, on établit le bon de sortie tandis qu'à la sortie du
magasin pour un autre, on établit le bordereau d'expédition.
Ex : Une rame de papier du magasin fourniture BAMBU
NIZI : on établit un BS un sac de chaux du... à Watsa on
établit un bon d'expédition
On appelle « Transfert » le mouvement de
l'article d'un magasin à un autre (d'une même localité)
· Fiche de casier (petite fiche) : est une fiche
où est comptabilisée toute entrée et sortie de l'article
au magasin. Elle doit être à jour et tenue par le magasinier
· Fiche de stock (grande fiche) : Elle
contrôle la petite fiche. Elle est tenue par un fichiste et est
gardée au bureau du magasin. Tout mouvement sur petite fiche est
comptabilisé immédiatement sur la grande.
· No code article : Tout article qui entre en
magasin est distingué par un No code article. Ce No permet à la
comptabilité analytique de faire les saisies. Ce n'est donné par
le magasinier
On appelle « Réquisition » un
document par lequel le service utilisateur exprime ses besoins au magasin
(modèle).
NB : On ne peut jamais servir sans réquisition.
Quand l'article demandé manque au magasin, la réquisition est
transférée au service « étude du
marché ».
F) LA DIRECTION
FINANCIERE
La Direction Financière de l'OKIMO en lui seul à
plusieurs divisions et services, le service de la comptabilité
analytique nous a plus intéresse.
C'est une direction qui s'occupe de la validation et
d'approbation de toute opération de l'entreprise qui nécessite
un décaissement, mais aussi elle s'occupe également du
contrôle et de la gestion du patrimoine de l'entreprise. Parlons de
l'organisation de la comptabilité analytique en l'OKIMO
Service de la Comptabilité
Analytique
C'est un service fonctionnant au ROBIA c-à-dire
à la représentation de l'OKIMO Bunia, en vue de centraliser
toutes les opérations comptables de la Province avant son
expédition en Kinshasa à la Direction Générale.
Elle s'occupe d'analyse le charges, pertes, déterminer les
différents coûts et coûts de revient.
Notons que tous les données concernant la
comptabilité analytique y sont centralisées à Bunia.
G) LA DIRECTION DE
l'ELECTROKIMO
L'Elèctrokimo est une des directions évoluant
au son sein avec une amalgames des divisions et services entre autre la
division financière et commerciale qui lui en son tour organise deux
services dont l'une nous là décrivons.
Service de gestion de clientèle
Ce service s'occupe dès :
- Etablir les facteurs de consommations des abonnes ;
- Reçoit les différentes réclamations des
abonnes par rapport aux factures ;
- Coordonner les actions de recouvrements
- Supervise la caisse, recette des agents de Bunia et les
environs.
- ...
Vue la grandeur de l'entreprise nous ne pouvons pas parler de
toutes les activités organisées en son sein.
I) PROCESSUS DE TRAITEMENT
DE l'OR
Dans une entreprise de production, à l'instar de
l'OKIMO ou l'on doit passer à la recherche de minerai c- à- dire
quelque chose qui contient un produit commerçable. C'est ainsi que on
doit passer à la phase d'exploitation ;
L'exploration : Dans cette phase le but
principale c'est la rechercher de minerai, ceci permettre de s'approvisionner
en :
- équipement dont, pièces des rechanges,
nouvelle équipement, (amortissement de l'équipement)
- consommables : le courant, le carburant, produits
chimiques
- main d'oeuvre : salaire du personnel et d'autre charge
qui le concerne,...
- Labo : pour permettre le prélèvement de
l'échantillonnage dans le lieu ou zone d'exploitation.
La mine : Après l'exploration et
rechercher de minerai, on passera à l'extraction du minerai et pour
cette extraction il faut des équipements qui permettra d'enlever les
éléments inutiles avec la procède physico-chimique et ceci
par cassure de roche, broyage, lavage, concassage,...
Usine : Permettre le traitement de
minerai, c'est traitement va nous ramène à l'obtention de l'or
concentre (Amalgame)
Labo : Le à le but d'affinage de
concentre et d'analyser le minerai à différents stades c-
à- dire amalgame qui peut contenir 70 à 80% de l'or et le reste
les déchets et la dore qui peut contenir 92à95% de l'or destine
dans l'OKIMO à l'exportation pour sa finissage soit en France,
Belgique,...
En définitif le coût de revient constitueront
l'ensemble de se différents opérations de la phase de
l'exploration jusqu'au le dernier labo.
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