1-2-1-1- L'analyse des forces
Une force par définition est un élément
caractéristique d'un système ou d'une structure qui lui apporte
sa solidité, sa pérennité ou son efficacité. A cet
effet nous distinguons des atouts qui sont des forces internes et des
opportunités qui sont des forces externes à l'entreprise.
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Nous pouvons noter une gestion efficiente des outils
de communication.
Les employés ont la possibilité de s'appeler
entre eux. Cette communication se fait à partir de l'interphone. Cette
facilité évite les déplacements de bureau en bureau et
fait gagner du temps. La transmission des informations entre le personnel et la
direction générale se fait par intranet. Cette connexion
réduit les dépenses notamment celles du papier et d'encre et fait
gagner du temps.
Disponibilité d'une technologie de pointe
pour la gestion des flux d'informations.
Pour la gestion des nombreux flux d'informations qui
transitent dans l'entreprise, GETMA-BENIN dispose des logiciels comme Thalia et
Winspot qui permettent de collecter, mémoriser, traiter et distribuer
l'information avec un temps de réponse suffisamment bref. Il dispose
également d'un pack informatique assez moderne.
Une croissance soutenue grâce à une
bonne prestation de services de la direction shipping
Grâce à la qualité des services offerts
à travers sa direction shipping, un nouvel atout s'ouvre à
GETMA-BENIN, par l'entrée d'une nouvelle ligne du nom de HANJIN SHIPPING
qui s'est ajoutée aux deux lignes déjà existantes que sont
PIL et LINEA MESSINA.
Une croissance soutenue grâce à une
bonne prestation de services de la Direction Shipping
Grâce à la qualité des services offerts par
GETMA-BENIN à travers sa direction shipping, un nouvel atout s'ouvre
à GETMA-BENIN, par l'entrée
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d'une nouvelle ligne du nom de HANJIN SHIPPING qui s'est
ajouté aux deux lignes déjà existantes que sont PIL et
LINEA MESSINA.
Une croissance soutenue grâce à une
bonne prestation de services de la Direction Transit
Nouveau contrat signé avec AREVA et une entreprise
chinoise pour le transport des matériels sensibles destinés
à la construction d'une turbine à gaz au BURKINA FASO, d'une
raffinerie de pétrole et pour l'extraction de l'uranium au NIGER.
1-2-1-2- l'analyse des faiblesses
La faiblesse par définition est un élément
catalyseur qui perturbe, fragilise, affaiblit et déforme le
système.
Les faiblesses que nous avons pu relever dans le fonctionnement
de la structure sont les suivantes :
· Un milieu de travail peu favorable à
un meilleur rendement.
Le travail se fait dans un environnement peu favorable
à la concentration et à la réflexion. Les deux directions
Transit et Shipping sont concentrées dans un même hall. Les bruits
de téléphones, de photocopieur et du télécopieur
atteignent tous les employés travaillant dans le hall. Ceci agit sur la
concentration des employés et influence leur rendement.
· Une forte dépendance
énergétique de l'entreprise.
On note des coupures momentanées et
répétées du courant électrique. Ceci plonge le hall
dans le noir et rend le travail pénible car GETMA ne
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dispose pas d'un groupe électrogène automatique.
La mise en marche de ce groupe électrogène nécessite un
laps de temps.
· Absence de programme de renforcement de
capacité des agents. Les employés recrutés
au sein de la société ne suivent aucune formation professionnelle
pour s'adapter aux diverses évolutions.
· Une secrétaire de Direction
surchargée.
La Direction de Shipping et celle de Transit ne disposant pas
de secrétariat, toutes les tâches administratives de la
société sont envoyées à la secrétaire de
direction qui les exécute toutes. Elle se retrouve surchargée
dans ses fonctions.
· Une longue file d'attente des commis
échangistes
Le service Echange Documentaire est juste composé de
deux personnes à savoir le chef service et son assistant. Or, c'est un
service qui assure l'échange des documents pouvant permettre aux
propriétaires de prendre possession de leurs marchandises, il est donc
un service très sensible en ce sens qu'il doit s'assurer que le porteur
des documents est le vrai. De plus, vu le nombre de navires que traite
GETMA-BENIN, ces deux personnes n'arrivent pas à contenir toute la
clientèle (les commis échangistes) dans le hall qui grouille de
monde.
· Long et lent processus d'établissement
des factures
Les factures sont établies aux commis échangistes
pour le paiement à la caisse des frais d'échange documentaire, de
surestaries ou même du fret. Lorsque les factures provisoires sont
établies par le service Echange Documentaire, elles sont envoyées
au service Audit. Celui-ci vérifie l'exactitude des montants d'une part
et la conformité entre les informations se
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trouvant sur les dossiers et celles se trouvant sur les factures
d'autre part.
Les dossiers sont ensuite envoyés au service
Facturation. Celui-ci se chargera de l'impression des factures
définitives. Une fois imprimées, les factures sont transmises au
Directeur Shipping pour signature et sont retournées au service Echange
pour être remises aux clients.
Aussi, nous notons une défaillance du logiciel
Winspot. En effet, ce logiciel qu'utilise le service Echange Documentaire pour
l'impression des bons à délivrer et des autorisations de
dépotage ou de sortie est aussi utilisé par le service
Facturation pour l'établissement des factures. Or, il faut noter que des
blocages répétés du logiciel s'observent lors de son
utilisation. Ces dysfonctionnements ne sont pas de nature à
fidéliser la clientèle de GETMABENIN.
· Un espace de travail exigu.
Les échanges documentaires se font dans un genre de
kiosque. Ceci ne permet pas une bonne exécution des tâches surtout
avec les nombreux dossiers que traite et classe cette entité qu'est
l'échange documentaire.
· Lenteur dans la délivrance des
documents. (bon à délivrer, titre de transport et autorisations
de dépotage ou de sortie).
La signature des documents à savoir le bon à
délivrer et l'autorisation de prendre possession des marchandises par
les commis échangistes se fait obligatoirement par le directeur
shipping. Pour des raisons, de service tel que les réunions internes ou
externe, on note des absences momentanées et
répétées de ce dernier. Ceci ne permet pas de vite
libérer les commis échangistes.
Le titre de transport est un document remis par le
consignataire au transitaire sur présentation des originaux de
connaissement. Ce document
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permet aux commissionnaires agréés en douane
d'effectuer les formalités douanières. La lenteur dans la
délivrance de ce document freine le processus des formalités
à effectuer pour la réception des marchandises.
1-2-1-3- L'inventaire des forces et faiblesses et
le regroupement
des faiblesses par centre
d'intérêts.
+ L'inventaire des forces et des
faiblesses
Les observations que nous avons faites ci-dessus nous ont
permis de dégager les atouts (forces) et les insuffisances (faiblesses)
que présente notre structure d'accueil.
· LES FORCES
L'analyse des différentes faiblesses relevées
à GETMA-BENIN laisse percevoir un certain nombre de défis que
cette structure devra résolument relever en vue de l'amélioration
de son fonctionnement et de l'optimisation de son rendement.
