Paragraphe 2 : Restitution des observations de stage
Les observations de stage concernent essentiellement la
Direction des Prestations et la Direction du Recouvrement. Ce sont en effet ces
deux structures qui nous ont accueillies dans le cadre du stage.
A- La Direction du Recouvrement (DR)
La Direction du Recouvrement est créée par la
décision N°069/08/CNSS/DG/SP-C du 31 mars 2008 portant
organisation, fonctionnement et attribution de la CNSS. Elle veille :
- au recouvrement des cotisations ;
Contribution à l'amélioration du
processus d'affiliation et de mise à jour du fichier des travailleurs
à la CNSS
- à la gestion du précontentieux du recouvrement
des cotisations ;
- au suivi du fichier des cotisations ; - à la gestion
des comptes cotisants ; - au contrôle et à la prospection des
employeurs ;
- à l'immatriculation des employeurs et des
assurés volontaires ;
- au suivi des mouvements des employeurs ;
- à l'affiliation des travailleurs au régime de
sécurité sociale.
Trois (3) services s'occupent de l'exécution de ces
différentes tâches :
- le service des immatriculations ;
- le service de la gestion des comptes cotisants et relances
;
- le service contrôle des employeurs.
1- Le service des Immatriculations
(SI)
Ce service s'occupe aussi bien de l'immatriculation des
employeurs que de l'affiliation des travailleurs. Il est subdivisé en
deux sections :
- la section de l'immatriculation des employeurs ; - la section
de l'affiliation des travailleurs.
~ La Section de l'Immatriculation des
employeurs
Elle est chargée de l'immatriculation des employeurs
à la CNSS. L'immatriculation est l'opération administrative qui
consiste à inscrire officiellement toute personne physique ou morale
utilisant du personnel salarié sur la liste des employeurs de la Caisse
Nationale de Sécurité Sociale. Elle se traduit par l'attribution
d'un numéro matricule à l'employeur.
Contribution à l'amélioration du
processus d'affiliation et de mise à jour du fichier des travailleurs
à la CNSS
Pour obtenir son numéro d'immatriculation, l'employeur
doit en faire la demande. Il remplit à cet effet le formulaire de
demande d'immatriculation et
l'état de recensement du personnel. Les employeurs du
régime général doivent joindre aux formulaires certains
documents obligatoires. Il s'agit du registre de commerce et de la copie des
statuts pour les sociétés et entreprises ou de l'autorisation
d'ouverture pour les écoles et cabinets médicaux et de l'accord
de siège pour les ONG. Quant aux assurés volontaires, ils doivent
remplir le formulaire de demande d'immatriculation, présenter leur
dernière fiche de paie, le certificat de travail ou la lettre de
licenciement et le livret ou la carte d'assurance.
Le numéro matricule de l'employeur est
généralement obtenu séance tenante après qu'il ait
fourni les pièces requises. Ceci est facilité par le fait que
dès réception de la demande, les informations nécessaires
à l'immatriculation sont saisies. L'application informatique n'a donc
plus qu'à afficher le numéro matricule unique destiné
à l'employeur.
Ce numéro est indispensable pour l'affiliation des
salariés de l'employeur. Il permet aussi l'enregistrement des
opérations de déclarations de salaires et de paiement des
cotisations.
Soulignons que la procédure d'immatriculation
présente l'avantage d'être assez rapide et permet le traitement
à temps des dossiers. Elle dépend cependant en totalité de
l'application informatique. Durant notre séjour au service de
l'immatriculation, le réseau informatique étant souvent instable,
les activités liées à l'immatriculation ont connu un
certain ralentissement.
Contribution à l'amélioration du
processus d'affiliation et de mise à jour du fichier des travailleurs
à la CNSS
~ La Section de l'Affiliation des
travailleurs
Elle s'occupe de l'affiliation des travailleurs.
L'affiliation est l'opération administrative qui consiste à
attribuer un numéro matricule à un travailleur et à le
rattacher à son employeur. Elle résulte d'une obligation
légale qui incombe à l'employeur. Il doit accomplir cette
formalité dans les 48h suivant la date d'embauchage du travailleur.
Pour la constitution du dossier d'affiliation, les pièces
suivantes sont exigées :
- un (1) avis d'embauchage dûment rempli et visé
par l'employeur ; - deux (2) photos d'identité du salarié ;
- une (1) photocopie de la carte d'identité ;
- une (1) copie conforme ou photocopie légalisée
de l'acte de naissance ou du jugement supplétif.
Le numéro matricule du travailleur qui s'octroie lors
de l'affiliation est composé de quatorze (14) chiffres. Il est
attribué de façon automatique par l'application informatique
après que les informations nécessaires aient été
saisies au micro.
Le premier chiffre (1 ou 2) indique le sexe du travailleur.
Le chiffre un (1) correspond aux travailleurs de sexe masculin et le chiffre
deux (2) aux travailleurs de sexe féminin. Les deux (2) chiffres
suivants indiquent le millésime de l'année de naissance du
travailleur, viennent ensuite deux (2) autres chiffres correspondant au mois de
la naissance. Le numéro matricule se termine enfin par neuf chiffres :
six (6) chiffres chronologiques et une clé de contrôle
composée de trois (3) chiffres. Nous pouvons donc connaître des
renseignements sur l'assuré á partir de son numéro
matricule. Cette composition du numéro fait que des informations mal
saisies (erreur sur
Contribution à l'amélioration du
processus d'affiliation et de mise à jour du fichier des travailleurs
à la CNSS
l'année de naissance, erreur sur le sexe du travailleur
etc.) dans le microordinateur entrainent l'attribution d'un numéro
matricule erroné.
Après l'attribution du numéro matricule, suivent
d'autres opérations non moins importantes. Il s'agit :
- du rattachement du travailleur à son employeur ; - du
scanning des photos ;
- de la mise en forme ;
- de la validation ;
- du tirage des cartes d'assurance.
Pour exécuter ces différentes tâches,
trois (3) agents sont mis à contribution. Nous avons pu constater que
malgré tous les efforts qu'ils consentent dans l'exécution des
activités, ils n'arrivent pas à traiter en temps réel les
dossiers en provenance des localités du Bénin. En effet, il
n'existe pas une répartition claire des tâches entre les agents.
Le même agent exécute plusieurs tâches à la fois et
il peut arriver au cours d'une journée, que seulement une ou deux
opérations du processus soient effectuées. Nous notons donc
une mauvaise organisation du travail. Par ailleurs, la
défaillance souvent répétée de l'application
PROMEXE affecte le déroulement normal des activités.
En cas de cessation d'activité d'un travailleur, son
employeur a pour obligation d'établir un avis de débauchage et de
le communiquer à la Caisse. L'avis de débauchage revêt une
grande importance. Il permet de rayer le travailleur débauché de
la liste des travailleurs rattachés à l'employeur.
Cependant, les employeurs ne remplissent pas souvent cette
formalité car ils n'en n'ont pas tous connaissance et surtout ils n'en
mesurent pas vraiment l'importance. Quant aux travailleurs, lorsqu'ils sont
nouvellement embauchés par un employeur, dans leur ignorance des
formalités à observer, ils ne
Contribution à l'amélioration du
processus d'affiliation et de mise à jour du fichier des travailleurs
à la CNSS
prennent pas soin de communiquer à cet employeur
qu'ils ont été précédemment affiliés
á la Caisse par leur ancien employeur. On relève de toutes ces
situations, un manque de sensibilisation des partenaires sociaux sur
les formalités à accomplir en matière de
sécurité sociale.
Le mauvais fonctionnement du logiciel et le manque
d'attention des agents chargés de la saisie entraîne parfois des
cas de double affiliation. Dès lors, le fichier des travailleurs
est peu fiable.
Le point des activités relatives à l'affiliation
des nouveaux travailleurs est résumé dans le tableau qui suit
:
Tableau n°1 : Point des activités relatives
à l'affiliation des nouveaux
travailleurs
Designation
|
Instances début période
|
Dossiers re~us
|
Total
|
Dossiers traités
|
Instances fin période
|
Taux d'exécution
|
Saisie et
rattachement
|
1 734
|
6 521
|
8 255
|
5 356
|
2 8 99
|
64,88%
|
Scanning et
mise en forme
|
4 642
|
5 356
|
9 998
|
1 37 9
|
8 61 9
|
13,7 9%
|
Validation
|
3 853
|
1 37 9
|
5 232
|
657
|
4 575
|
12,56%
|
Tirage des
cartes
|
18 126
|
657
|
18 783
|
2 984
|
15 7 99
|
15,8 9%
|
|
Source : rapport d'activités du troisième
trimestre 2009 de la Direction du Recouvrement
Durant le troisième trimestre 2009, deux mille neuf
cent quatre vingt quatre (2 984) cartes ont été tirées sur
un total de dix huit mille sept cent quatre vingt trois (18 783) dossiers. Il
en résulte un faible taux d'exécution de cette tâche.
Contribution à l'amélioration du
processus d'affiliation et de mise à jour du fichier des travailleurs
à la CNSS
L'analyse de ce tableau révèle que les
étapes de scanning et de mise en forme et l'étape de la
validation connaissent des difficultés.
Soulignons que lors de la saisie des données
concernant les travailleurs, certaines informations, pourtant
nécessaires comme celles ayant trait à ses descendants, à
ses ascendants et à son conjoint ne sont pas saisies. Cette saisie a
été pourtant prévue dans la conception du logiciel
d'affiliation. Nous notons alors une absence de mise en place des
données relatives aux ascendants, aux enfants et au conjoint du
travailleur.
2- Le service de la Gestion des Comptes Cotisants et
Relances Le SGCCR est structuré en deux (2) sections :
- la section Gestion Employeurs Pairs ;
- la section Gestion Employeurs Impairs.
Alors que la première a en charge le suivi des
employeurs ayant des matricules pairs, la seconde s'occupe de la gestion des
comptes dont les numéros sont impairs. Elles ont toutes deux des
attributions identiques.
Le service Gestion des Comptes Cotisants et Relances est
essentiellement chargé :
- du traitement des appels de cotisations ; - de la validation
des déclarations ;
- de l'exploitation des états nominatifs
complémentaires ;
- de l'établissement des avis de débit ; - de
l'analyse des comptes cotisants ;
- de la relance des employeurs débiteurs ;
- de l'établissement des attestations d'immatriculations
et de paiement
des cotisations.
Contribution à l'amélioration du
processus d'affiliation et de mise à jour du fichier des travailleurs
à la CNSS
Nous avons pu constater lors de notre passage dans ce service
qu'il n'existe pas une répartition des comptes entre les deux sections.
Celles-ci gèrent en effet tous les employeurs quels que soient les
numéros de compte. Cela freine quelque peu la performance du SGCCR dans
la mesure où les deux sections sont quelques fois amenées
à étudier par inadvertance les mêmes comptes.
3- Le service Contrôle des
Employeurs
Le service Contrôle des Employeurs est constitué de
deux bureaux du recouvrement :
- le bureau de recouvrement 1 (BR1) couvrant la zone de
Cadjèhoun ;
- le bureau de recouvrement 2 (BR2) couvrant la zone
d'Aidjèdo.
Ce service a pour mission de veiller au respect par les
employeurs de la législation en matière d'assiette des
cotisations, de leur immatriculation effective, de l'affiliation de leurs
salariés à la CNSS ainsi que du recouvrement des cotisations. Il
est également chargé de la mise en oeuvre de la procédure
précontentieuse de recouvrement.
Notons que les employeurs produisent souvent des
déclarations inexactes de salaires dues au fait qu'ils ont eu à
minorer l'assiette des cotisations. Entre autres raisons, cet état de
choses découle de leur mauvaise compréhension de
l'assiette des cotisations.
Deux types de contrôles sont effectués par le
service Contrôle employeurs. Il s'agit du contrôle sur
pièces et du contrôle sur place.
- Le contrôle sur pièces
s'effectue au sein du service et consiste à vérifier
chacune des déclarations produites par l'employeur. Il s'agit plus
précisément de vérifier l'exactitude des calculs
arithmétiques, le respect du
Contribution à l'amélioration du
processus d'affiliation et de mise à jour du fichier des travailleurs
à la CNSS
Salaire Minimum Interprofessionnel Garanti (SMIG) et
l'application par l'employeur du taux de risque professionnel qui lui est
attribué.
- Le contrôle sur place se
déroule aux sièges des entreprises. Il permet de vérifier
de manière complète la situation des employeurs et de
procéder au recensement du personnel s'il y a lieu. Deux sortes de
contrôles sur place sont distinguées :
· le contrôle programmé
Il s'exécute sur la base d'un plan annuel de
contrôle élaboré par le service. Ce plan détermine
les entreprises à contrôler durant l'année. A partir des
critères précis, les entreprises reçoivent un avis de
contrôle leur notifiant la date du début de l'opération
ainsi que les divers documents comptables et administratifs à
présenter.
Il faut noter que le plan de contrôle est quelque peu
exécuté de façon partielle. Cette situation découle
de la nécessité pour les contrôleurs de descendre le plus
tôt possible dans les entreprises suite aux plaintes des travailleurs. Le
nombre réduit des "contrôleurs employeurs" (21
pour le territoire national) n'est pas non plus de nature à leur
favoriser la tâche.
· le contrôle inopiné
Ce contrôle est celui effectué sans que
l'employeur n'en soit préalablement averti. L'initiative d'un tel
contrôle peut être prise suite à la plainte formulée
par un ou plusieurs salariés ou encore à la suite d'un simple
soupçon du contrôleur concernant une situation anormale ayant
cours dans une entreprise.
Parfois lors des contrôles, les "contrôleurs
employeurs" se heurtent à la réticence de certains employeurs qui
ne reconnaissent pas leur légitimité. Ceci
Contribution à l'amélioration du
processus d'affiliation et de mise à jour du fichier des travailleurs
à la CNSS
est dû à la non prestation de serment par
les "contrôleurs employeurs" après leur entrée en
fonction conformément aux textes.
Depuis le mois d'avril 2009, six (6) agents enquêteurs
ont été recrutés pour le compte du service Contrôle
des Employeurs. Ils sont essentiellement chargés du recensement des
entreprises qui exercent en marge des principes de la sécurité
sociale.
Notre passage dans le service Contrôle des Employeurs
nous a permis de relever la bonne ambiance de travail qui y règne ainsi
que la ponctualité des agents.
Il faut souligner par ailleurs que la DR organise
périodiquement des assemblées générales
afin de pouvoir appréhender les activités menées par le
personnel durant une période.
Après avoir présenté la Direction du
Recouvrement (DR), il sied de faire le point des observations de stage par
rapport à la seconde Direction qui nous a accueillis à l'occasion
de notre stage.
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