Mise en place d'un modèle de gestion des paiements des frais scolaires. Cas de l'Institut Kyeshero en RDC

III.5. ETUDE DES DONNEES

III.5.1. Notion

Le modèle conceptuel de données (MCD) est une représentation statique du système dans une entreprise ou organisation^17(*).

Pour construire le modèle conceptuel de données on se réfère aux documents utilisés dans la circulation de flux au sein de l'entreprise concernée par l'analyse^18(*).

En effet on élabore :

Ø Le dictionnaire de données ;

Ø Le graphe de dépendance fonctionnelle ;

Ø Les règles de gestion ;

Ø La présentation du MCD.

Le modèle conceptuel de données se caractérise par^19(*) :

a) Objet : c'est une entité concrète ou abstraite ayant une existence propre et présentant un certain intérêt dans le domaine de gestion considérée de l'entreprise.

b) Relation : c'est un lien verbal (une association entre deux ou plusieurs objets). Elle possède une dimension et est souvent exprimée par un verbe conjugué à l'infinitif.

c) Identifiant : c'est une information élémentaire permettant de distinguer sans ambiguïté un objet.

d) La cardinalité : elle est représentée par un nombre minima et maxima d'occurrence de la relation pouvant exister pour une occurrence de l'objet.

e) Entité : une entité est une représentation d'un objet matériel ou immatériel de l'univers extérieur.

III.5.2. Documents utilisés

A. DOCUMENTS COMPTABLES

a) Livre de caisse

Le livre de caisse est un document comptable dans lequel on inscrit toutes les recettes et les dépenses de l'école au cours de l'année scolaire.

b) Importance

L'encaissement (recettes) et le décaissement (dépenses) doivent être exactes et véridiques :

- exactes : ces documents doivent être notés avec précision, sans fantaisie, ni rature, ni surcharge.

- Véridiques : ne doivent refléter que la vérité, avec références aux documents justificatifs.

c) Rubriques du livre de caisse

* Page de gauche : RECETTES

Date	Libellé	Montant perçu	Montant annulé	Montant total perçu	Observation

* Page de droite : DEPENSES

Date	Libellé	Montant dépensé	Montant annulé	Montant total dépensé	Observation

B. REGISTRE OU CAHIER DE PERCEPTION DES FRAIS

* Définition

Le registre ou cahier de perception est un document comptable dans lequel le chef d'établissement (ou l'intendant) inscrit toutes les recettes perçues. Il est rempli journalièrement au fur et à mesure du versement des redevances par les parents.

* Rubriques du registre de perception

Date	Nom de l'élève	Classe de l'élève	Montant à payer	1^er acompte	2^ème acompte	3^ème acompte	TOTAL

NB : pour faciliter la perception, il est préférable de tenir un cahier par classe. L'enseignant inscrit les frais perçus dans sa classe et, à la fin de la journée, il dépose le cahier à la direction pour permettre au Chef d'établissement de procéder à la centralisation dans le grand registre. Il peut aussi établir dans ce grand registre la perception par classe pour faciliter la vérification des versements.

C. CARNET DES REÇUS

a. Définition

C'est un document comptable établi pour l'élève qui a payé les frais demandés.

b. Rubriques d'un reçu

Le reçu doit contenir les renseignements et données ci - après :

1. Entête de l'établissement

2. Numéro de reçu

3. Nom et Post Nom de l'élève

4. Classe de l'élève

5. Montant versé (en lettres et en chiffres)

6. Nature des frais versés

7. Date, nom et signature du percepteur officiel, cachet de l'école.

* ¹⁷ Eurasme KAKULE MILANDO, Op. Cit

* ¹⁸ Idem

* ¹⁹ Idem