3.2.8. Résultat de la dimension direction des
programmes
Tableau 14 : résultat de la dimension «
Coordination des activités de la planification des projets
»
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Critères
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Points
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Existence : Coordination des programmes et projets :
50/50
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50 sur 50
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·
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Planification des projets : 3/5
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·
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suivi- évaluation des projets : 2/10
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10 sur 50
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·
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Comité de coordination : 0/10
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·
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Responsabilisation : 0/5
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·
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Reporting : 5/20
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Total des critères
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60 sur 100
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Source : Personnelle
DIAGNOSTIC DU SYSTEME DE PLANIFICATION DES PROJETS
DANS UNE ONG DE DEVELOPPEMENT : CAS DE CARITAS DAKAR
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2009
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Analyse :
À CDD, la coordination des activités de
conception et de la planification des projets est assurée par le COP.
C?est une instance qui accumule beaucoup de taches. Ces taches ont tendance
à dépasser les seules capacités du COP qui se voit
attribuer le rôle de chef de projet. Ce qui laisse entrevoir la confusion
à certains moments.
Une chose est certaine, elle fonctionne mieux que les autres
composantes. C?est pourquoi elle totalise la note 60 sur 100. Mais au niveau
des fonctionnalités on remarque quelques disfonctionnements liés
aux différentes procédures surtout en ce qui concerne les
relations avec les agents du terrain. Il manque à cette structure des
moyens de contrôle efficace et efficiente pour le suivi-évaluation
de planification des projets.
--> Recommandations sur la dimension
direction
La réussite des projets planifiés dépend du
leadership des dirigeants et de la dynamique des unités
opérationnelles. En effet, les dirigeants doivent :
tk> Encourager le travail d?équipe et la
responsabilisation des chefs de projet sous la coupole du COP;
tt> Briser les barrières fonctionnelles en
compétences en utilisant une équipe multifonctionnelle avec des
atouts divers;
tt> Gérer les attentes des
bénéficiaires, des bailleurs et des chefs de projet;
tt> Viser la qualité des techniques et la maitrise de
management des projets au sein de la CDD;
tt>
Maitriser et contrôler les rapports des chefs de projets
et faire des feed-back si nécessaires;
tt> Administrer tous les projets en appliquant les
étapes suivantes :
Tableau 15 : contenu d'un dossier de
projet61(Page suivante)
6,1 BUTTRICK Robert, « Gestion des projets : Le
guide exhaustif du management de projets, Édit. Pearson Education,
Paris, p.302
DIAGNOSTIC DU SYSTEME DE PLANIFICATION DES PROJETS
DANS UNE ONG DE DEVELOPPEMENT : CAS DE CARITAS DAKAR
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2009
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QUOI ?
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POURQUOI ?
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QUI ?
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A QUELLE PERIODE ?
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1
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La synthèse de projet
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Cela comporte une brève description et les noms
des responsables clés.
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Le Manager
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Au début de chaque projet
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2
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La liste des contacts
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C?est une liste de tous les membres de l?équipe, leurs
rôles et comment les contacter.
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Le Manager et le COP
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Au moment de faire la synthèse du projet
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3
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Le journal de bord du projet
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C?est un renseignement chronologique détenu par le chef
de projet. Y sont consignés les réunions, les
événements et les engagements importants
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Le chef de projet sous le COP
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Après la planification du projet
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4
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Le business case et le journal de bord de
modifications
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C?est une définition fondamentale du projet. Le journal
de bord des modifications enregistre les
changements... avec le journal, on n?a plus besoin de mettre
à jour le document principal à chaque changement. On le
réimprime lorsque le nombre de
modifications devient trop difficile
à manier.
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Le chef der projet
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Pendant la mise en oeuvre de
planification et de l?avancement des livrables
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5
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Les rapports d'avancement
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Tous les rapports d?avancement, réguliers et
spécifiques, doivent être conservés. Si un certain nombre
de rapports différents
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Le chef de projet, le chef comptable, le COP et
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Après la mise en oeuvre de chaque objectif
spécifique
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DEOUMAYE DJELAOU HUGUES/ MEMOIRE DE FIN DE CYCLE/ MASTER
PROFESSIONNEL EN SCIENCES DE GESTION/ OPTION : CREATION
D?ENTREPRISE ET
GESTION DE PROJETS/ 2008-2009
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doivent être élaborés pour des publics
particuliers, cette partie doit être divisée en
conséquence.
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directeur général
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6
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Les journaux de bord
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· Le journal de bord des problèmes;
· Le journal de bord des risques;
· Le journal de bord des opportunités;
· Les leçons dégagées.
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Le chef de projet sous le COP
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Durant la mise en oeuvre du projet
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7
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Les calendriers
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Cette section contient une copie du calendrier le plus
récent montrant les étapes achevées et les
prévisions par rapport au rapport initial.
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Le chef de projet, le chef comptable, le COP et
directeur général
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8
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Les finances
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Cette section montre les rapports couts et
bénéfices, les plus récents montrant les succès et
les prévisions par rapport au plan convenu.
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Le chef comptable
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Après les dépenses de chaque
déboursé
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9
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Les réunions
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Toutes les réunions doivent être minutées
ou des notes doivent être produites en vue d?une communication claire.
Consigner :
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Le directeur
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Durant toute la période de la mise en oeuvre du projet
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DEOUMAYE DJELAOU HUGUES/ MEMOIRE DE FIN DE CYCLE/ MASTER
PROFESSIONNEL EN SCIENCES DE GESTION/ OPTION : CREATION
D?ENTREPRISE ET
GESTION DE PROJETS/ 2008-2009
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Les actions : noter clairement ce qui est
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Les livrables de contrôle clés
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C?est une liste des livrables de contrôle clés avec
les noms des personnes
chargées de les élaborer, de les revoir et de les
approuver. Des copies des documents doivent être mises à la
disponibilité de l?équipe et archivées.
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Le chef de projet, le chef comptable, le COP, directeur
général, les bénéficiaires, les experts et les
bailleurs de fonds
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Durant la période de la planification du projet
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11
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La correspondance
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C?est toutes les correspondances reçues et
envoyées
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Le directeur
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Durant la période de la planification du projet
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12
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Les revues de l'avancement
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Garder toutes les copies de toutes les revues d?avancement
supplémentaires, les besoins, les documents, les
soumissions...
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Le directeur, le COP, le chef comptable et le chef de projet
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Près l?évaluation de mi-parcours
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