Mise en place d'un réseau documentaire au sein des collectivités territoriales: l'exemple de SIDOCA du service de documentation du Conseil Général de Tarn- et- Garonne

Chapitre II : Présentation du Service

de Documentation

Le président du Conseil Général de Tarn-et-Garonne présente le budget à l'Assemblée départementale. Il exerce des pouvoirs qui lui sont propres (police administrative sur les routes, pouvoir hiérarchique sur le personnel de l'administration départementale, fixation des prix de journées des établissements sanitaires et sociaux). Pour accomplir ces tâches, il dispose d'une administration sur

laquelle il a pleine autorité. ¹²Cela étant, pour agir, prendre des décisions, il a besoin d'information. C'est pourquoi, un Service de Documentation a été créé en 1981. Il collecte toutes les informations concernant les secteurs d'activité du département. Ne détenant pas toutes les réponses, cette unité documentaire s'ouvre aux sources externes par le biais d'un réseau documentaire. En outre, le Conseil Général doit être au courant de ce qui se fait chez ses voisins précisément dans le département de la Haute Garonne. Cette structure documentaire a pour but d'aider les collectivités territoriales à prendre le plus rapidement possible des décisions politiques, juridiques, économiques et sociales pertinentes, notamment au sein du Conseil Général de Tarn- et- Garonne. Elle assure la conduite de la politique documentaire de tout le département. Elle met également à disposition des ressources facilitant la diffusion, la recherche et la circulation de l'information dans les directions et services ainsi qu'auprès des élus du département. L'équipe du Service de Documentation est composée de cinq(5) personnes qui assurent la collecte, la gestion et la diffusion d'informations juridiques, économiques et techniques. Ces informations aident les élus et les agents du Conseil Général dans la prise de décision et dans la gestion des services départementaux. Les documents traités sont la presse, les textes officiels, les ouvrages et les revues à caractère professionnel. Analysés, ils permettent d'une part, de communiquer une information synthétique aux usagers du service, et d'autre part, d'effectuer des recherches documentaires.

¹² Conseil Général de Tarn-et-Garonne. Le Conseil Général. [en ligne], accessible à l'adresse http://www.cg82.fr/?page=decisions Ressource consultée le 25 décembre 2009.

1. Les domaines d'informations pertinents et le

fonds documentaire du Service de

Documentation

Le Service de Documentation dispose d'un fonds documentaire abondant et varié. On recense prés de quatre mille cinq cent (4500) ouvrages pour l'ensemble de la bibliothèque. L'actualité générale et politique, l'information juridique, statistique, économique, statutaire et communautaire sont des secteurs qui apparaissent de façon récurrente dans la politique documentaire du Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne. Il collectionne différents types de documents tels que les délibérations du Conseil Général, les ouvrages, les périodiques et la presse. Les délibérations de la commission permanente et de l'assemblée du Conseil Général sont stockées et classées par thèmes dans des classeurs depuis 1980.¹³ Le Service de Documentation gère une bibliothèque administrative, aujourd'hui conséquente, mais qui doit impérativement évoluer en fonction des nouveautés législatives et réglementaires. Les opérations de gestion de ce fonds appellent un travail permanent et rigoureux comme la mise à jour des ouvrages, la tenue des collections. En 2007, il a été procédé à quatre vingt et huit (88) acquisitions nouvelles. Le Service de Documentation est abonné à deux cents (200) revues. On note aussi cent et une (101) publications à feuillets mobiles de textes législatifs, dix (10) CD ROM accompagnant les textes réglementaires, et qui sont en consultation sur place. Aux publications officielles s'ajoutent de nombreuses revues spécialisées dans les

¹³ D'après l'entretien réalisé le 01 décembre 2009 à Montauban avec Monsieur Jean Jacques SOULIE, chef du Service de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne.

domaines de compétences des collectivités territoriales. Le service a également en charge les divers abonnements (périodiques, ouvrages avec mise à jour) de l'ensemble des services départementaux. La presse locale et la presse nationale sont aussi collectionnées au Service de Documentation. Toutes ces publications permettent d'avoir de nombreux champs d'informations pertinents.

1.1 L'actualité générale et politique

Occupant une place primordiale dans le monde documentaire du Conseil Général, l'actualité au sens général intéresse le public du Service de Documentation. La vie politique locale, régionale, nationale, voire même internationale ne passe pas inaperçue aux yeux des élus. Les sources documentaires d'actualité relatives à l'échelle locale et nationale sont nombreuses et disponibles sur des supports aussi divers que le papier et l'électronique (sur cédéroms et sur Internet). Cependant, au niveau local, l'éventail de supports reste généralement pauvre car les journaux locaux disposent rarement d'un site web performant diffusant des articles dans leur intégralité et proposant leurs archives en ligne. La presse locale française reste globalement très en retrait de l'évolution vers une diffusion numérique des contenus. Dans le domaine de l'actualité généraliste, les agents du Service de Documentation utilisent principalement la presse quotidienne et des magazines d'information : les hebdomadaires (l'Express, le Nouvel Observateur, le Point), les périodiques édités par la Documentation française (Regards sur l'actualité, Notes et études documentaires, Problèmes politiques et sociaux), les périodiques d'opinion(Le Canard enchaîné).