4. Quelles sont les conditions préalables
à la
mise en place d'un réseau documentaire ?
La parfaite efficience d'un réseau documentaire passe
par une définition concertée des objectifs, de l'organisation
générale et de la répartition des tâches. L'accord
sur les objectifs est à la base de la création d'un réseau
documentaire. C'est à la réalisation de ceux-ci que chacun pourra
se déterminer.10 Pour atteindre ses objectifs, un
réseau documentaire a besoin de satisfaire à certaines exigences.
Il faut une coordination entre les différents membres et une bonne
organisation du travail.
La coordination nécessite que tous les acteurs sans
exception s'impliquent dans le projet. En fait, il faut que chaque agent
travaille en autonomie tout en se donnant au collectif. Cette organisation
caractérise le groupe de travail. Il est composé de
professionnels réunis pour examiner une question et proposer des
solutions. Il harmonise les bases, gère le thesaurus et résout
les problèmes qui surviennent dans la mise en place du réseau. Il
faut noter qu'il est nécessaire de parler le même langage pour
assurer une cohérence dans le travail. Un des objectifs des groupes de
travail est d'établir des normes communes à toutes les
entités qui composent le réseau. Les normes bibliographiques
deviennent une contrainte quand elles ne sont pas respectées,
générant ainsi des doublons (la possibilité d'avoir
plusieurs notices bibliographiques se rapportant en fait à un même
ouvrage). Financièrement, la mise en place d'un réseau
documentaire peut poser des problèmes.
En effet, son bon fonctionnement dépend en grande partie
de son financement. Pour
son bon développement, il faut envisager un
investissement de départ. Un
pourcentage pour la maintenance de
l'équipement doit également être dégagé.
Bien
10 Joseph BOURDIN et Michèle LENARD. Recherche
documentaire et gestion de bibliothèque, un logiciel unique ? L'offre du
marché, 2éme édition, 1994, p.125.
souvent, le manque de moyens est à l'origine de la
cessation des réseaux. En effet, l'impossibilité de faire face
à des dépenses imprévues ou tout simplement
l'impossibilité de faire évoluer le réseau pour des
raisons financières, conduit ce dernier à sa perte. Cela
étant, les moyens matériels demeurent un point essentiel pour la
survie d'un réseau documentaire.
Sur le plan humain, le réseau remet en cause les
rôles, les tâches, les hiérarchies et les statuts, il exige
une adaptation du personnel au mode de fonctionnement en réseau. Il
arrive souvent que lors d'une mise en réseau, le facteur humain soit peu
pris en compte, alors que selon son organisation et son management, c'est bien
l'homme qui est déstabilisé dans son environnement et dans son
mode de travail. L'organisation n'est pas du tout simple. L'introduction d'un
réseau documentaire dans la vie d'une collectivité implique que
les schémas d'existence de l'entreprise changent. Elle repose surtout
sur un mode de communication transversale, la communication pouvant ainsi
s'établir à tous les niveaux hiérarchiques, sans service
dominant et surtout sans une hiérarchie pour contrôler ces
échanges. Ainsi, la circulation de l'information est plus libre, le
personnel l'est aussi beaucoup plus dans ses méthodes de travail.
Mais qui est responsable de la vie du réseau
documentaire? Qui doit manager les entités du réseau documentaire
? Des questions auxquelles il est très difficile de répondre
d'autant plus que l'être humain n'aime pas être dirigé.
Cependant, il doit toujours y avoir une équipe qui sache donner vie au
réseau documentaire, le faire évoluer, prendre des
décisions, lui donner de nouvelles orientations pour lui éviter
l'inefficacité, la remise en cause ou l'arrêt. Dans le cas d'une
fusion de plusieurs services, il y a une redistribution des fonctions,
notamment pour savoir qui sera le
manager du réseau documentaire. Pour faciliter le bon
fonctionnement de ce réseau de même que cette répartition,
il est recommandé de définir le rôle de chaque acteur tout
en répartissant les tâches. Lors de la mise en place d'un
réseau, chaque acteur se pose beaucoup de questions. Comment son poste
va évoluer ? Quel travail lui sera demandé ? Qui vont être
ses nouveaux partenaires ? Qui va être son éventuel nouveau
supérieur hiérarchique ? C'est là que les responsables du
management doivent prendre le temps de répondre aux questions du
personnel. En fait, si l'on ignore cette étape d'explication, il va y
avoir un phénomène de désistement. L'acteur comprenant que
la mise en réseau entraîne tout simplement un travail en
équipe, il va avoir tendance à se décharger de ses
responsabilités, en comptant sur les autres membres du réseau. Un
réseau documentaire a une longue vie et un intérêt des plus
croissants si les acteurs coordonnent leurs travaux. Il faut donc
redéfinir le rôle de chaque acteur pour éviter qu'il se
sente ignoré ou inutile et refuse de s'investir dans ce processus de
mise en réseau. Avec toutes ces interrogations d'organisation et de
management, un projet de réseau documentaire doit définir des
objectifs potentiels. Collecter la documentation existante dans la zone
géographique, répertorier les sources d'informations, coordonner
les différentes services de documentation entre eux, ajuster ou
créer de nouvelles normes documentaires communes, échanger des
services, des données, donner un accès collectif à des
ressources documentaires externes demeurent les principaux buts de nombreux
groupements documentaires. La concrétisation de ces objectifs est la
pierre angulaire de la bonne marche du réseau documentaire.
En substance, la décentralisation faite grâce aux
lois de Deferre a permis à la France
de devenir un pays
déconcentré. La naissance des collectivités territoriales
a eu lieu
avec le transfert de compétences. Ce dernier a
été à l'origine de l'existence des services de
documentation dans ces lieux, même si ils ont fait leur apparition dans
l'administration française depuis la création des
préfectures. Prenant conscience de l'impossibilité
d'évoluer seuls, ils ont décidé de travailler en
réseau afin de satisfaire les besoins du public comme le cas du Service
de Documentation du Conseil Général de Tarn-et-Garonne.
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