Mise en place d'un réseau documentaire au sein des collectivités territoriales: l'exemple de SIDOCA du service de documentation du Conseil Général de Tarn- et- Garonne

3. Pourquoi travailler en réseau

documentaire ?

Aujourd'hui, travailler ensemble est devenu une expression courante dans le
vocabulaire quotidien des professionnels de l'information en général, et de la

documentation en particulier. La coopération entre les services de documentation est un tissu très complexe d'actions et de relations qui se développent au niveau local, régional voire même national et international. L'intérêt à tirer de la participation à un réseau documentaire réside dans le fait que l'unité documentaire de base bénéficie de l'apport multiforme de la totalité des membres du réseau. Il permet :

- le partage des tâches ;

- la circulation améliorée de l'information ;

- la rationalisation des outils et des méthodes de travail ;

- la formation permanente pour ses acteurs et une évolution commune ; - le partage des méthodes de travail ;

- le développement des échanges ;

- la facilité d'accès à l'information pertinente ;

- l'amélioration de la qualité et de la rapidité des réponses données aux utilisateurs externes et internes.⁶

Les avantages peuvent se situer au niveau du système d'information, des professionnels de l'information documentaire et des utilisateurs.

Concernant le système d'information, la collecte et le repérage de la littérature grise sont facilités par un signalement systématique des documents existants. Les acquisitions sont faites de manière concertée afin d'optimiser l'utilisation des budgets d'acquisition alloués. Des résumés d'articles sont mis à la disposition des entités du réseau. Ils résultent du dépouillement des périodiques ou des ouvrages acquis et des notices bibliographiques. Des produits et services d'information

⁶ Nathalie GUILLEMOT, Les réseaux documentaires : Bordeaux. Information documentation d'entreprise : journée d'étude, Bordeaux, 3-15 mai 2001[en ligne] accessible à l'adresse http://www.iut.ubordeaux3.fr/doc/sitosarchive/reseau_documentaire/ Ressource consultée le 18 Janvier 2010.

communs sont aussi élaborés. Les réseaux documentaires sortent les professionnels de l'information documentaire de l'isolement dans lequel ils se trouvent souvent. Ils leur apportent une information de qualité et en quantité sur l'environnement documentaire proche ou lointain. Ces groupements d'unités documentaires permettent des échanges d'expériences et d'idées. Ils aident leurs membres à évoluer dans leur travail et dans leur organisation tout en ayant un effet stimulant. Une organisation de formations adaptées à un moindre coût, compte tenu de l'effet de masse est soutenue. Les réseaux documentaires constituent également un cadre de réflexion et de propositions pour les documentalistes. Ils autorisent des échanges de compétences et de moyens matériels.

Les associations documentaires peuvent proposer aux élus des collectivités territoriales des projets collectifs cohérents représentant une force et une crédibilité que ne peut avoir une structure isolée. Elles offrent une qualité de service supérieure à celle qu'offrait auparavant l'ensemble des unités d'information fonctionnant isolément. Elles présentent à l'utilisateur une offre structurée et visible de produits et services permettant de mettre fin à la course d'obstacles que représente trop souvent la quête d'information.

Ces groupements sont particulièrement intéressants. Ils rassemblent autour d'un point commun, des services aux préoccupations proches. En outre, ils permettent de connaitre des personnes-ressources, des fonds documentaires proches et de favoriser les échanges et les collaborations ponctuelles. Ces échanges peuvent être réguliers ou irréguliers et prendre la forme de réunions collégiales ou en commissions, de journées d'études, d'échanges de correspondances papier, téléphoniques ou électroniques. Comme l'a rappelé Jean-Claude Annezer, président du Cercle

d'Etudes des Bibliothécaires de la Région Aquitaine-Languedoc(CEBRAL), si la coopération vise à maîtriser de nouveaux outils et de nouvelles techniques, à repenser l'organisation et le développement des services offerts aux usagers pour une plus grande efficacité, elle est également une ambition visant à réaliser de véritables réseaux documentaires, exigeant des professionnels une « incessante reprise », structurant leurs pratiques pour les aider à se penser « coopérateurs actifs ». Ces nouvelles exigences de la coopération conduisent à identifier les actions de coopération dans les régions comme dans les universités, alors que grandissent les inquiétudes des professionnels qui doivent repenser les modes de travail avec des moyens en baisse.⁷

Jean-Noël Soumy de la Direction Régionale des Affaires Culturelles (DRAC) MidiPyrénées, défend la nécessité de la coopération dans les zones rurales où la petite taille des communes rend l'intercommunalité nécessaire pour financer les équipes culturelles

(partage de professionnels) et les équipements culturels fédérateurs.⁸ Les réseaux
produisent par ailleurs des outils très utiles pour leurs membres, à savoir un
répertoire des sites web, un guide des sources, un thésaurus, des catalogues

7 Anne DUJOL. « L'avenir de la coopération entre bibliothèques », dans Bulletin des Bibliothèques de France, 1999, t.44 n°6, p. 99-100 [en ligne], accessible à l'adresse http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1999-06-0100-006. Ressource consultée le 25 janvier 2010.

8 Anne DUJOL. « Créer de véritables réseaux documentaires », dans Bulletin des Bibliothèques de France, 1999, t.44 n°6, p.100-101 [en ligne], accessible à l'adresse http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1999-06-0100-006. Ressource consultée le 24 janvier 2010.

collectifs, des portails d'information. Pour être pleinement utilisés, ces outils de travail en réseau doivent être accessibles à tous les membres de l'organisation. L'équipe, dans son ensemble, doit donc posséder le matériel adéquat, bénéficier de la formation et de l'accompagnement spécifique pour s'approprier ces outils. Un appui quotidien permet à chacun de lier les différentes possibilités offertes par ses équipements à des activités concrètes. L'introduction d'outils de travail en réseau dans un organisme peut bouleverser son fonctionnement et remettre en cause certaines habitudes. Le contrôle de l'information ne sera plus le même, les capacités des plus jeunes seront valorisées au détriment de celles des personnes plus âgées et moins à l'aise avec ces outils, une nouvelle hiérarchie plus horizontale que verticale aura tendance à s'installer. La vigilance doit être de mise pour que l'introduction de l'outil de travail soit comprise par l'ensemble des membres d'une équipe et d'un réseau. Les équipements de travail en réseau facilitent une communication synchrone et asynchrone entre des personnes potentiellement dispersées géographiquement. Ils vont faciliter la gestion de projet grâce à des outils de partage et d'organisation d'information tels que les agendas, les carnets d'adresses ou les bases de données partagées.⁹ Ils vont accroître la collaboration en permettant à plusieurs personnes de travailler ensemble sur un même document, de gérer une liste complexe de tâches ou en organisant ensemble des rencontres ou des formations. Enfin, les outils de travail en groupe facilitent la diffusion et la circulation de l'information et rendent possible leur archivage. Outre la sensibilisation des

9 Pierre PELOU et Alain VUILLEMIN. Les nouvelles technologies de la documentation et de l'information, 1985, p.115.

membres aux enjeux du travail en réseau, l'appropriation des outils passe par un accompagnement constant et une animation rigoureuse. Les blocages qui émergeront inévitablement ne pourront être dépassés que si les erreurs des uns et des autres sont acceptées car étant la preuve d'une volonté d'expérimentation des outils. De telles erreurs devront cependant être analysées pour ne pas être répétées. Les succès devront, quant à eux, faire l'objet d'une valorisation et d'une communication auprès des autres membres du réseau. Des postes d'animation/médiation peuvent être mis en place afin d'assurer l'appropriation des outils. Etant donné l'importance de tels postes, il conviendra d'assurer à la personne responsable qu'elle recevra un réel appui et bénéficiera d'un réel pouvoir de décision. Pour faire face aux besoins des usagers, sans être contraints d'accroître la documentation en dépôt de façon démesurée, les Services de Documentation ont tendance, désormais, à s'intégrer à des systèmes d'échanges documentaires plus vastes, dont l'intérêt est de permettre la localisation rapide, puis l'obtention, au bénéfice d'un usager particulier et à moindre coût, de ressources existant ailleurs. Le documentaliste fait ainsi appel, dans le cadre de ses recherches, à des personnes ou à des organismes extérieurs à la collectivité pour obtenir des informations ou des documents que son fonds ne contient pas. Cependant, même s'il offre d'énormes opportunités, un réseau documentaire n'est pas simple à implanter.