2.3 Le rattachement à la Direction de la
communication
La Direction de la communication peut avoir sous sa
responsabilité le Service de Documentation. Avec ce type de
rattachement, le service se situe dans une direction qui possède une
source non négligeable d'information interne. Des passerelles pratiques
sont créées entre les deux fonctions : « information
documentation » et « information communication », les ressources
des uns profitant aux autres. Dans ce cas de figure, le Service de
Documentation met l'accent sur le public interne mais aussi externe que le
documentaliste doit servir. Cette position peut permettre de
bénéficier du savoir faire de la direction pour améliorer
la visibilité et la qualité de ses produits. Toutefois une vision
quelque peu de type marketing est attribuée au
service, ce qui peut le desservir en se révélant
comme étant un inconvénient. A la pratique, les usagers externes
peuvent être privilégiés au détriment des usagers
internes ou le travail de gestion documentaire sous estimé
au profit de l'aspect vitrine.
2.4 Le rattachement à la Direction des
systèmes
d'information/services informatiques
Ce type de rattachement permet au Service de documentation de
bénéficier des compétences techniques et des moyens
informatiques dont il a besoin pour accomplir sa mission. Cette
proximité lui procure un précieux avantage notamment en termes de
postes informatiques, de logiciels et de raccordement au réseau interne
et à Internet. Il est spontanément consulté ou mis
à contribution pour la conception ou l'interfaçage d'outils de
type base de données visant une gestion documentaire
(délibérations, cartographie). Du fait de sa parfaite
connaissance des besoins des usagers et de sa maîtrise des sources
d'informations internes et externes, il sera sollicité lorsque
l'intranet sera créé, pour la définition de ses objectifs,
de son contenu et de sa structure, et pour contribuer à l'animation de
l'outil. L'inconvénient pour le service est le risque de voir sa
compétence propre (liée aux contenus informationnels et à
la connaissance des besoins du public) plus ou moins dévoyée au
profit des métiers de la direction étroitement liés aux
« contenants ». Le documentaliste risque alors de passer aux yeux des
usagers pour un « informaticien » parmi d'autres, sans que son
travail et son savoir faire ne soient appréciés à leur
juste valeur.5
5 Pascale BOUTON. Gestion de l'information et de la communication
dans les collectivités, 2002, p.16-17.
2.5 Autres rattachements possibles
Le Service de Documentation est parfois rattaché au
cabinet, une position très connotée, car elle
place le service à l'extérieur des services fonctionnels et
opérationnels et laisse penser que les documentalistes serviront
prioritairement les membres du cabinet et les élus, plutôt que les
agents.
Une autre direction de la collectivité peut être
amenée à assurer l'autorité hiérarchique sur le
Service de Documentation. Il aura initialement développé la
fonction documentation pour répondre à ses besoins propres qui
peuvent être l'accueil du public externe, les affaires juridiques, les
ressources humaines. Il sera également marqué par cet historique
et les choix politiques qui y ont présidé. Sa capacité
d'intervention sera accentuée en priorité pour une cible
d'utilisateurs au sein de la collectivité et aussi dans un domaine
très spécifique. Son image et sa compétence seront
associées à celles de la direction.
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