Chapitre II : La fonction documentaire
dans les collectivités territoriales
Rappelons qu'en France, la nation s'est construite par
l'État. Cette construction rendait nécessaire la présence,
dans chaque partie du territoire, d'un représentant dont le rôle
fut toujours d'y asseoir la souveraineté de l'État, d'y faire
appliquer les lois et d'en administrer les populations. Les préfets
constituent l'armature administrative d'un État unitaire,
démocratique, déconcentré et décentralisé.
Leurs missions consistent essentiellement à représenter l'Etat,
assurer la sécurité des personnes et des biens, rendre des
services au public, délivrer les titres de séjour, faire
respecter la légalité et l'Etat de droit, favoriser
l'intégration sociale et participer à la lutte contre les
exclusions ainsi qu'administrer le territoire et participer au
développement économique. Les préfets ont mis en place
dés le départ des services de documentation, appelés
autrefois centres de documentation administrative. Comme la documentation
était centralisée en France, on a assisté ainsi à
une délocalisation de l'information grâce à l'existence des
services de documentation dans les préfectures. Les services
documentaires vont ainsi devenir leurs propres sources d'informations. Ils vont
rédiger des rapports pour les élus. Les discours des
autorités et les actes administratifs des assemblées sont
désormais conservés. Une source d'information riche et originale
voit le jour avec l'avènement de ces services documentaires. Les textes
législatifs concernant le transfert des compétences sont
archivés. La production documentaire interne des collectivités
territoriales est gérée. Cela confère à ces
unités documentaires une mission d'archivage. La fonction
documentation assure parfois la fonction de communication. Les
services documentaires participent activement à divers projets et
instances de réflexion dans les collectivités. Afin de mieux
faire connaitre le service auprès de son public, la fonction
communication est devenue une tâche importante des services
documentaires. Pour bien s'acquitter de leurs missions, les dirigeants de ces
collectivités doivent posséder des informations fiables, claires,
précises, tenues à jour régulièrement et
méthodiquement. De nombreuses collectivités territoriales n'ont
pas tardé à renforcer des fonctions de documentation après
la première loi portant sur le transfert des compétences
notamment en 1986.
1. Pourquoi des Services de Documentation
des collectivités territoriales ?
Le fonctionnement du Service de Documentation dépend du
rôle qui lui est assigné par la direction et par
conséquent, de la conception que les décideurs ont de la
documentation. Il peut s'agir d'un appui logistique aux activités des
services utilisateurs. Cette orientation renvoie à la fourniture rapide
d'informations brutes et fiables, souvent concises, en réponse à
une demande ponctuelle. Elle se concrétise notamment pour la
réalisation de recherches documentaires. Le Service de Documentation
joue ainsi un rôle important car il aide à la prise de
décision, ce qui est primordial voire même indispensable pour ce
genre de service de documentation. Il fournit les éléments de
compréhension utiles à l'analyse d'un problème. D'une
grande fiabilité, il rassemble des informations souvent
complexes destinées à une unique personne experte dans son
domaine. Cette position suppose un traitement important de l'information
recueillie et passe par la réalisation de recherches complexes et
l'élaboration de produits documentaires personnalisés comme les
dossiers documentaires sur mesure, les dossiers de synthèse. Le Service
de Documentation joue également un rôle de veille et d'alerte en
ce sens qu'il permet une surveillance de l'environnement (notamment politique
et juridique dans lequel évolue la collectivité), une
connaissance suivie des partenaires et de leurs politiques (État, autres
collectivités et Union Européenne). Il contribue à
anticiper les changements susceptibles d'affecter le fonctionnement et les
compétences de la collectivité. Cette orientation se traduit par
un processus de surveillance de la production documentaire sur le long terme.
Le Service de documentation peut participer aussi au développement des
compétences des utilisateurs. Il contribue à leur formation de
façon permanente en leur fournissant les informations nécessaires
pour tenir leurs connaissances à jour. Il leur permet de préparer
les concours de la fonction publique et participe globalement au
développement d'une culture territoriale commune aux différents
membres de la collectivité. Cette position se matérialise par des
prestations comme la constitution d'un fonds documentaire
spécialisé et constamment actualisé, la consultation sur
place et le prêt de documents, la diffusion des ressources documentaires
sur l'Intranet. Le Service de Documentation peut participer à la gestion
et à la diffusion de la mémoire de la collectivité. Sans
empiéter sur les missions assignées aux autres services comme
celui des archives, le professionnel du Service de Documentation peut
centraliser, organiser et mettre à disposition, la production
documentaire de la
collectivité comme les supports de communication, les
actes administratifs, les rapports et les délibérations. Ces
tâches lui confèrent un statut de gestionnaire.
Cependant, pour exister et fonctionner correctement en tant
que structure au sein d'une collectivité organisée, le Service de
Documentation doit être rattaché hiérarchiquement à
une autorité. Nous allons examiner la question de ce rattachement en
prenant l'exemple des Services de Documentation des conseils
généraux.
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