Mise en place d'un réseau documentaire au sein des collectivités territoriales: l'exemple de SIDOCA du service de documentation du Conseil Général de Tarn- et- Garonne

3.1.2 Le public externe difficile à identifier

Même s'il dispose d'un personnel peu nombreux, le Service de Documentation est ouvert au public externe. Cette ouverture coïncide avec les horaires d'ouverture en interne. Ce public est plus divers que le public interne. Il est aussi difficile à appréhender parce que volatile. En effet, un utilisateur externe ne fait souvent appel qu'une seule fois au Service de Documentation et le documentaliste en saura généralement aussi peu sur lui et sur ses besoins après ce moment qu'avant.

Les autres collectivités territoriales et services publics sont à la recherche d'informations ponctuelles sur la collectivité et les actions qu'elle conduit : délibérations, documents administratifs, actions politiques et réalisations .

Le public scolaire, quant à lui, est composé de professeurs et d'élèves de l'enseignement primaire et secondaire. Ils contactent le Service de Documentation à l'occasion d'un cours ou d'un exposé. Ils s'intéressent notamment aux compétences de la collectivité, à ses actions, mais aussi à son territoire : histoire, tourisme, industrie. Ils apprécient la fourniture d'une documentation un peu « formatée » et illustrée (cartes, photographies...), adaptée à une utilisation. Cependant, le taux de fréquentation de ce public a fortement baissé depuis la création du site internet du Conseil Général. Tous les secteurs d'intervention y sont inscrits de même que l'histoire du département. Ils trouvent que le déplacement est devenu inutile.

Les étudiants et les chercheurs sont des utilisateurs avertis. Ils ont des besoins ciblés et un niveau d'exigence plus élevé. Ils contactent les documentalistes dans l'attente d'une réponse sur mesure qui puisse nourrir leur étude : bibliographie, dossier documentaire. Ils sont généralement prêts à consacrer du temps à leurs recherches et sollicitent quelquefois l'autorisation de venir travailler au sein du service, pour pouvoir à loisir consulter les documents disponibles sur place.

Les entreprises et associations contactent généralement le Service de
Documentation pour prendre connaissance de la politique de la collectivité : actions économiques, culturelles et sociales.

Le grand public est constitué de la masse polymorphe des particuliers. Il se présente au Service de Documentation pour consulter des journaux officiels ou pour rechercher des informations très variées portant sur le fonctionnement de la collectivité, les statistiques, les renseignements administratifs, l'histoire locale ou vie culturelle. Le Service ne possède pas toujours la réponse.

En général, ces catégories de publics notamment les dernières connaissent mal le monde des collectivités et sont peu au fait de leurs compétences.

Pour diffuser de l'information à l'intention de ses usagers internes comme externes, le Service de Documentation dispose de la messagerie électronique Outlook. Elle facilite grandement les échanges, les rend plus rapides et plus efficaces. L'envoi et la réception en temps réel sont assurés. Le transfert et la récupération des fichiers électroniques se font avec aisance. Le Service de Documentation possède une adresse électronique : [e-mail].

Pour faciliter la recherche d'information, des tableaux de bord sont élaborés. Ils permettent un suivi précis de chaque demande reçue. C'est ainsi que huit cent soixante dix (870) recherches ont été effectuées en 2008 donnant lieu à la diffusion de quinze mille deux cent trois (15 203) photocopies se répartissant ainsi : - cinq cent soixante six (566) demandes internes (élus et agents du Conseil Général) ;

- soixante neuf (69) demandes de particuliers et scolaires ;

- trois(3) demandes de l'Etat ;

- et deux cent trente deux (232) demandes d'autres documentations des collectivités territoriales.

Une part non négligeable de demandes concerne des recherches de textes officiels et de doctrine. Les sources utilisées pour répondre à ces demandes sont issues du fonds documentaire, de la base de données SIDOCA et d'Internet. Quant au traitement de l'information gérée, la plupart des documents font l'objet d'un dépouillement systématique qui alimente une banque de données. Ce travail de catalogage permet la diffusion d'un bulletin documentaire recensant les derniers

titres parus dans le domaine administratif intéressant en particulier les collectivités territoriales. Les nouvelles technologies de l'information ont été progressivement adoptées par le service qui dispose de CD ROM législatifs et jurisprudentiels et d'abonnements en ligne. Le Service de Documentation n'a pas encore l'ambition de fonctionner selon le principe du "zéro papier", mais tient à profiter des développements électroniques les plus performants. Pour informer les utilisateurs, un bulletin des sommaires est élaboré et diffusé toutes les quinzaines par mail à tous les services. Il est composé de photocopies de sommaires des principales revues spécialisées des collectivités territoriales. Il a pour but de signaler l'information mais aussi d'éviter la multiplication d'abonnements coûteux et la circulation des périodiques dans les services. Le Service de Documentation participe activement à l'Intranet du Conseil général en y intégrant sa revue de presse locale et nationale hebdomadaire à destination des directeurs, des services et élus du département. Des revues de sommaires sont aussi élaborées pour assurer la veille documentaire. Il produit des dossiers documentaires classés par grands thèmes. Au fil des années, il a par ailleurs constitué un fonds de dossiers de presse locale. Tenu à jour depuis 1986, celui-ci permet des recherches rapides sur des points précis de la vie du Tarn - et- Garonne.